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公函是公務(wù)文書的主要文體之一, 主要用于社會(huì)組織在各種公務(wù)活動(dòng)中與其他社會(huì)組織的溝 通和聯(lián)絡(luò), 處理的是內(nèi)容比較嚴(yán)肅、 正式的事務(wù), 一般用社會(huì)組織的專用信箋打印,撰寫時(shí) 也要求具有較為規(guī)整的公文格式,從而顯得鄭重和正規(guī)。 公共關(guān)系從業(yè)人員在實(shí)際工作中,有多種場(chǎng)合需要撰寫公函。所撰寫的公函是否規(guī)整, 往往能體現(xiàn)一個(gè)公關(guān)組織 (公關(guān)公司或公關(guān)部 )專業(yè)化水準(zhǔn)的高低, 并給接受這一公函者留下 不同的印象。所以,無(wú)論文字和形式,均應(yīng)精心推敲和設(shè)定,不可草率行事。 公函的撰寫,首先應(yīng)注意掌握以下基本要點(diǎn): (1) 要有標(biāo)題。這一標(biāo)題,一般情況下用“公函”兩字即可。在特定情況下,需寫明是 關(guān)于某一事項(xiàng)的“致函”或“復(fù)函”。 (2) 頂格書寫致函單位的全稱。如公函發(fā)送對(duì)象為該單位某一負(fù)責(zé)人士,一般應(yīng)先寫上 單位全稱,再換行頂格書寫該負(fù)責(zé)人姓名和職務(wù)。 (3) 正文必須寫明所聯(lián)系 (或交涉 )事務(wù)的內(nèi)容
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