采購與應付系統(tǒng)

1、數(shù)據(jù)量大

2、日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實時性要求高

3、業(yè)務處理復雜且可靠性要求高

4、與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多

采購是企業(yè)物資供應部門按已確定的物資采購計劃，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需的各種物資的過程。當企業(yè)的購貨活動與貨款的支付在時間上不一致，即購進物資而未付款時，就形成了應付賬款。

采購與應付系統(tǒng)主要目標可以概括如下：

（1）及時準確地完成采購訂貨管理，反映和監(jiān)督采購申請、采購訂單的制訂、審核和執(zhí)行情況，

（2）完成采購的日常業(yè)務處理，包括采購入庫、采購退貨、發(fā)票管理、采購結(jié)算等日常處理工作。

（3）完成應付賬款的核算與管理，包括：進行應付賬款業(yè)務的日常核算，全面反映企業(yè)賒購形成的債務狀況，從而及時還款，降低信用成本；及時反映和監(jiān)督采購業(yè)務中的支出和應付情況，確定合理的中、長期還款計劃；及時記錄并反映供應商的情況，在保證準時、足量得到供貨的同時降低采購成本。

（4）實現(xiàn)其他有關(guān)業(yè)務的管理。系統(tǒng)還要提供供應商管理、價格及供貨信息管理、物料對應管理、質(zhì)量檢驗管理等管理功能。

（5）能夠完成采購分析，采購統(tǒng)計工作，打印輸入各種需要的臺賬、報表、并通過網(wǎng)絡將各種信息按照需求傳遞到其他子系統(tǒng)。

（6）建立數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)采購管理子系統(tǒng)與應付賬款子系統(tǒng)之間，能及其與庫存子系統(tǒng)、總賬子系統(tǒng)等其他子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與共享。

1.采購訂貨——采購訂單

2.采購入庫——入庫單

3.輸入采購發(fā)票，形成對供應商的往來賬——采購發(fā)票

4.付款業(yè)務的處理，更新與供應商的往來賬——付款單

1）采購類型　采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設定的項目，用戶在使用采購管理系統(tǒng)，填制采購入庫單等單據(jù)時，會涉及到采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進行統(tǒng)計，也需要建立采購類型項目。

采購類型不分級次，企業(yè)可以根據(jù)實際需要進行設立。例如：從國外購進、國內(nèi)購進、從省外購進、從本地購進；從生產(chǎn)廠家購進，從批發(fā)企業(yè)購進；為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。

采購與應付系統(tǒng)發(fā)運方式

用戶在處理采購業(yè)務或銷售業(yè)務中的運輸方式時，應先行在本功能中設定這些運輸方式。本功能完成對運輸方式的設置和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運輸方式。

采購與應付系統(tǒng)供應商檔案

建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結(jié)算、應付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案，因此必須應先設立供應商檔案，以便減少工作差錯。在輸入單據(jù)時，如果單據(jù)上的供貨單位不在供應商檔案中，則必須在此建立該供應商的檔案。

采購與應付系統(tǒng)期余額設置

本設置是第一次啟用該系統(tǒng)時對應付往來臺賬的期初數(shù)據(jù)進行錄入，設置完成后往來臺賬的期初數(shù)應與往來明細賬的期初數(shù)相同，同時也要將期初暫估入庫期初在途等數(shù)據(jù)記入采購賬中，期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能輸入。

采購與應付系統(tǒng)其他設置

該設置是對入庫單編號及發(fā)票默認稅率的設置。編號有手動編號和系統(tǒng)自動編號兩種，稅率可根據(jù)有關(guān)規(guī)定設置。

是對存貨是否分類、供應商是否分類、是否啟用外幣、輔助計量單位、啟用會計月分等的設置，可根據(jù)需要設置。

該項是對費用是否分攤到入庫成本進行設置，如果是商業(yè)企業(yè)則不設置該項。

包括應付款核銷方式（單據(jù)、產(chǎn)品），預付款核銷方式（余額，單據(jù)），匯兌損益方式（月末處理），應付確認日期依據(jù)（業(yè)務日期，單據(jù)日期），現(xiàn)金折扣是否顯示等。

（1）采購訂單　采購訂單是購銷雙方共同簽署的、以此確認采購活動的標志，相當于采購合同。采購訂單應根據(jù)采購申請和供應商檔案文件進行填寫，當與供貨單位簽定采購意向協(xié)議時，可以將采購協(xié)議輸入計算機，并打印出來報采購主管審批。它是物資在采購業(yè)務中流動的起點，是采購管理系統(tǒng)的核心。包括訂單的新增、修改、刪除、審核等，經(jīng)審核后的訂單不能修改、刪除。采購訂單的內(nèi)容可以直接錄入，也可以從購貨合同數(shù)據(jù)復制。

審核訂單可以有三種含義，用戶可以根據(jù)企業(yè)需要進行選擇一種： ① 采購訂單輸入計算機后，交由供貨單位確認后的訂單； ② 如果訂單是由專職錄入員輸入的，由業(yè)務員進行數(shù)據(jù)檢查，輸入正確的訂單； ③ 經(jīng)過采購主管批準了的訂單。

采購與應付系統(tǒng)采購入庫單

采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進出倉庫方向劃分為：外購入庫單、退貨單（在計算機實現(xiàn)的數(shù)據(jù)流程中章采用紅字外購入庫單表示退貨單）；按業(yè)務類型劃分為：普通業(yè)務入庫單、特殊業(yè)務入庫單等。采購入庫單可以直接錄入，也可以由采購訂單或采購發(fā)票產(chǎn)生。

在實際工作中，用戶可根據(jù)到質(zhì)檢員確認的收貨通知單直接在計算機上填制采購入庫單（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理），用戶采用哪種方式應根據(jù)本單位實際情況，一般來說業(yè)務量不多或基礎較好或使用網(wǎng)絡版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。

采購與應付系統(tǒng)采購退貨

當由于質(zhì)量不合格、價格不正確等因素，或與采購訂單工合同的相關(guān)條款不相符等原因需要把物料退回供貨方時需要處理的業(yè)務。采購退貨分兩種情況，一種情況是還沒有入庫，經(jīng)質(zhì)部門檢驗不合格，直接退回給供貨方；另一種情況是已經(jīng)入庫的物料的退貨，這種情況需要填寫退貨通知單，提交庫管員填寫紅字外購入庫單進行退貨處理，并對有關(guān)付款與應付單據(jù)進處理。

采購與應付系統(tǒng)采購結(jié)算

采購結(jié)算是對采購發(fā)票進行管理并根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本的過程。財務部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的收款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對，對采購成本進行分攤等。 采購結(jié)算功能主要是進行采購結(jié)算，最后生成結(jié)算結(jié)算單。

采購發(fā)票功能包括采購發(fā)票的輸入、修改、刪除，采購員將輸入的采購發(fā)票提交材料會計和往來會計，分別進行采購結(jié)算和應付賬處理。已經(jīng)提交材料會計與往來會計的采購發(fā)票不能修改和刪除。

采購結(jié)算也叫采購報賬，是根據(jù)采購發(fā)票和入庫單來確認采購成本的過程。在手工業(yè)務中，采購員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導審批的采購發(fā)票和經(jīng)倉庫確認的入庫單到財務部門，由財務人員確認采購成本。在計算機條件下，由于各子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供“自動采購結(jié)算”和“人工輔助采購結(jié)算”兩種功能來自動確認采購成本。

自動采購結(jié)算

自動采購結(jié)算模塊的功能是將與核對結(jié)果完全相符的采購發(fā)票自動生成結(jié)算表，如果不完全相符，則提示用手工輔助采購結(jié)算。

手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是： 對入庫單價與發(fā)票單價不相符的暫估業(yè)務進行結(jié)算； 對因采購發(fā)生的運雜費用進行結(jié)算； 對采購貨物的“溢余短缺”進行結(jié)算等。 最后，生成采購結(jié)算表，確認每種物料的采購成本。

采購與應付系統(tǒng)采購與應付系統(tǒng)的輸入

1.采購訂單的輸入

2.采購入庫單的輸入

3.采購發(fā)票的輸入

4.退貨單的輸入

5.付款單的輸入

采購與應付系統(tǒng)采購與應付系統(tǒng)的輸出

1、各種統(tǒng)計分析報表

2、向總賬系統(tǒng)輸出的記賬憑證

一、采購與應付業(yè)務數(shù)據(jù)的輸入處理

二、生成記賬憑證的處理

三、采購結(jié)算與應付賬款核銷處理

采購與應付系統(tǒng)付款單處理

付款單處理是將已支付款項以付款單的形式錄入到應付賬款子系統(tǒng)的過程，它是應付業(yè)務處理的一項重要內(nèi)容。包括錄入付款單、進行核銷處理、形成預付款等。錄入付款單是出納根據(jù)采購訂單或往來會計的付款通知單進行付款；核銷是對于已經(jīng)付訖的款項在往來臺賬中做刪除處理；預付款是指按購貨合同規(guī)定預付給供應單位的款項，在處理時可以錄入預付單，將該筆款項作為預付款處理。在實際應用中，有兩種情況：一種是當預付的貨款大于企業(yè)已有的欠款金額時，將支付的貨款一部分核銷應付款，余額作為預付款；另一種是支付的貨款全部作為預付款，以后可以通過預付沖應付沖減該賬戶

付款單是支付款項（包括貨款、預付款、代收款）后填寫的付款憑證。退款單是因采購退款而填制的收款單據(jù)，本案以紅字付款單處理。

采購與應付系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬處理

轉(zhuǎn)賬處理，即業(yè)務處理完成后生成相應的記賬憑證，并傳遞到總賬子系統(tǒng)的過程，包括立即制單和批量制單兩種方式：立即制單是相應的業(yè)務處理完成后立即生成憑證；批量制單晨所有業(yè)務處理完畢后，使用制單功能進行批處理制單。

往來會計根據(jù)采購結(jié)算單、采購發(fā)票、外購入庫單填制轉(zhuǎn)賬憑證，如果是發(fā)票先到就做在途物資，如果是貨物先到就暫估入庫，待發(fā)票到達后，可以根據(jù)該入庫單和發(fā)票做報賬結(jié)算處理。

對于入庫的記價，可采用計劃成本與實際成本兩種方法，這兩種方法的詳細說明見庫存模塊。

賬表處理模塊主要是相關(guān)報表的生成與查詢，包括采購業(yè)務報表與應付核算報表兩大類。

采購與應付系統(tǒng)采購業(yè)務報表

此類報表包括各種單據(jù)列表、采購明細表與采購統(tǒng)計表等

采購與應付系統(tǒng)應付核算報表

此類報表包括賬齡分析表，供應商往來賬明細表等。

采購中的發(fā)票最后可以在應付系統(tǒng)中進行核銷

(1)核對各應付款明細帳余額合計數(shù)與總帳余額是否一致。

(2)向債權(quán)人函證有關(guān)的應付款項。

(3)審查余額較大的應付款項，并分析其發(fā)生經(jīng)過。

(4)審查應付票據(jù)的利息支付情況，計算本期應付利息。

(5)審查到貨驗收記錄與應付款的記錄是否一致。

(6)查找未入帳的應付帳款。

(7)確認應付帳款的債務確為客戶所承擔。

(8)確定應付款項在會計報表上表達是否適當。

①資產(chǎn)負債表日，應按攤余成本和實際利率計算確定的利息費用，借記“利息支出”、“在建工程”、“財務費用”、“研發(fā)支出”等科目，按合同利率計算確定的應付未付利息，貸記本科目，按其差額，借記或貸記“長期借款——利息調(diào)整”等科目。

②合同利率與實際利率差異較小的，也可以采用合同利率計算確定利息費用。實際支付利息時，借記本科目，貸記“銀行存款”等科目。

⑷本科目期末貸方余額，反映企業(yè)應付未付的利息。

①審查應付手續(xù)費。應付手續(xù)費是指應在年度內(nèi)支付而尚未支付的手續(xù)費。主要審查，應付未付手續(xù)費是否按有關(guān)規(guī)定計提；有無明確的應付對象，來付的原因是什么；是否按險別和支付對象進行明細核算；有無違反規(guī)定，私設小金庫的情況。

②審查應付及暫收款，應付及暫付款主要是指臨時性的暫收或應付未付款項，如應付租金、應付退休職工統(tǒng)籌退休金，以及性質(zhì)尚未確定層暫時性收入的各種款項。審查應付及暫收款，一是要審查業(yè)務紀錄是否正確無誤，應付及暫收款總帳和各明細帳是否相符；二是要審查業(yè)務本身是否合理，是否屬于規(guī)定的范圍，有無虛列，以假票據(jù)列帳結(jié)算，從中舞弊的現(xiàn)象，已清償?shù)膽犊铐棧欠裼胁话匆?guī)定用現(xiàn)金結(jié)算的情況，特別要防止是否從中收取傭金性質(zhì)的現(xiàn)金支付；三是要審查清理情況，如果某一明細帳戶出現(xiàn)借方余額時，應查清是否為預付，如果預付，應查明是否符合預付的規(guī)定，期初有貸方余額，本期繼續(xù)發(fā)生貸方數(shù)而無借方數(shù)的帳戶，要查明原因，是否有不正常交易行為，對于長期應付不付的情況，如屬業(yè)務糾紛，應促使盡早解決，如截留利稅、或?qū)⒛稠棙I(yè)務收入記入該帳戶，應預以查明、揭露。

③審查其它應付款項。代地方辦理各種保險業(yè)務，按合約規(guī)定比例所收取的費用是否用于代辦地方業(yè)務的各項開支；被保險單位或個人提前繳納的預收保費是否到期及時轉(zhuǎn)作保費收入，是否按險別、保戶進行明細核算；涉外分出分保業(yè)務當年應分出而未付出的應付分保費是否及時清結(jié)。此外，還應對系統(tǒng)往來、內(nèi)部往來、同業(yè)往來、分保往來，代辦往來等往來帳項進行清理，確定其性質(zhì)，促進按時結(jié)算，正確反映企業(yè)在經(jīng)濟業(yè)務活動，財務收支、會計處理等方面本來面目，正確反映企業(yè)經(jīng)濟狀況及其實際效益。