中文名 | 采購與應付系統(tǒng) | 類????型 | 系統(tǒng) |
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1、數(shù)據(jù)量大
2、日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實時性要求高
3、業(yè)務處理復雜且可靠性要求高
4、與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多
采購是企業(yè)物資供應部門按已確定的物資采購計劃,取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需的各種物資的過程。當企業(yè)的購貨活動與貨款的支付在時間上不一致,即購進物資而未付款時,就形成了應付賬款。
采購與應付系統(tǒng)主要目標可以概括如下:
(1)及時準確地完成采購訂貨管理,反映和監(jiān)督采購申請、采購訂單的制訂、審核和執(zhí)行情況,
(2)完成采購的日常業(yè)務處理,包括采購入庫、采購退貨、發(fā)票管理、采購結(jié)算等日常處理工作。
(3)完成應付賬款的核算與管理,包括:進行應付賬款業(yè)務的日常核算,全面反映企業(yè)賒購形成的債務狀況,從而及時還款,降低信用成本;及時反映和監(jiān)督采購業(yè)務中的支出和應付情況,確定合理的中、長期還款計劃;及時記錄并反映供應商的情況,在保證準時、足量得到供貨的同時降低采購成本。
(4)實現(xiàn)其他有關(guān)業(yè)務的管理。系統(tǒng)還要提供供應商管理、價格及供貨信息管理、物料對應管理、質(zhì)量檢驗管理等管理功能。
(5)能夠完成采購分析,采購統(tǒng)計工作,打印輸入各種需要的臺賬、報表、并通過網(wǎng)絡將各種信息按照需求傳遞到其他子系統(tǒng)。
(6)建立數(shù)據(jù)接口,實現(xiàn)采購管理子系統(tǒng)與應付賬款子系統(tǒng)之間,能及其與庫存子系統(tǒng)、總賬子系統(tǒng)等其他子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與共享。
1.采購訂貨——采購訂單
2.采購入庫——入庫單
3.輸入采購發(fā)票,形成對供應商的往來賬——采購發(fā)票
4.付款業(yè)務的處理,更新與供應商的往來賬——付款單
招標,投標方式為主,協(xié)商采購為輔。
詢價采購是指對幾個供貨商(通常至少三家)的報價進行比較以確保價格具有競爭性的一種采購方式。招標采購是指采購方作為招標方,事先提出采購的條件和要求,邀請眾多企業(yè)參加投標,然后由采購方按照規(guī)定的程序和標準...
采購詢價對于做預算非常有幫助,因為造價的核心是價格。
1)采購類型 采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設定的項目,用戶在使用采購管理系統(tǒng),填制采購入庫單等單據(jù)時,會涉及到采購類型欄目。如果企業(yè)需要按采購類型進行統(tǒng)計,也需要建立采購類型項目。
采購類型不分級次,企業(yè)可以根據(jù)實際需要進行設立。例如:從國外購進、國內(nèi)購進、從省外購進、從本地購進;從生產(chǎn)廠家購進,從批發(fā)企業(yè)購進;為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。
用戶在處理采購業(yè)務或銷售業(yè)務中的運輸方式時,應先行在本功能中設定這些運輸方式。本功能完成對運輸方式的設置和管理,用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印運輸方式。
建立供應商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應付賬管理服務的。在填制采購入庫單、采購發(fā)票和進行采購結(jié)算、應付款結(jié)算和有關(guān)供貨單位統(tǒng)計時都會用到供貨單位檔案,因此必須應先設立供應商檔案,以便減少工作差錯。在輸入單據(jù)時,如果單據(jù)上的供貨單位不在供應商檔案中,則必須在此建立該供應商的檔案。
本設置是第一次啟用該系統(tǒng)時對應付往來臺賬的期初數(shù)據(jù)進行錄入,設置完成后往來臺賬的期初數(shù)應與往來明細賬的期初數(shù)相同,同時也要將期初暫估入庫期初在途等數(shù)據(jù)記入采購賬中,期初記賬后,期初數(shù)據(jù)不能輸入。
該設置是對入庫單編號及發(fā)票默認稅率的設置。編號有手動編號和系統(tǒng)自動編號兩種,稅率可根據(jù)有關(guān)規(guī)定設置。
是對存貨是否分類、供應商是否分類、是否啟用外幣、輔助計量單位、啟用會計月分等的設置,可根據(jù)需要設置。
該項是對費用是否分攤到入庫成本進行設置,如果是商業(yè)企業(yè)則不設置該項。
包括應付款核銷方式(單據(jù)、產(chǎn)品),預付款核銷方式(余額,單據(jù)),匯兌損益方式(月末處理),應付確認日期依據(jù)(業(yè)務日期,單據(jù)日期),現(xiàn)金折扣是否顯示等。
(1)采購訂單 采購訂單是購銷雙方共同簽署的、以此確認采購活動的標志,相當于采購合同。采購訂單應根據(jù)采購申請和供應商檔案文件進行填寫,當與供貨單位簽定采購意向協(xié)議時,可以將采購協(xié)議輸入計算機,并打印出來報采購主管審批。它是物資在采購業(yè)務中流動的起點,是采購管理系統(tǒng)的核心。包括訂單的新增、修改、刪除、審核等,經(jīng)審核后的訂單不能修改、刪除。采購訂單的內(nèi)容可以直接錄入,也可以從購貨合同數(shù)據(jù)復制。
審核訂單可以有三種含義,用戶可以根據(jù)企業(yè)需要進行選擇一種: ① 采購訂單輸入計算機后,交由供貨單位確認后的訂單; ② 如果訂單是由專職錄入員輸入的,由業(yè)務員進行數(shù)據(jù)檢查,輸入正確的訂單; ③ 經(jīng)過采購主管批準了的訂單。
采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的單據(jù)。該單據(jù)按進出倉庫方向劃分為:外購入庫單、退貨單(在計算機實現(xiàn)的數(shù)據(jù)流程中章采用紅字外購入庫單表示退貨單);按業(yè)務類型劃分為:普通業(yè)務入庫單、特殊業(yè)務入庫單等。采購入庫單可以直接錄入,也可以由采購訂單或采購發(fā)票產(chǎn)生。
在實際工作中,用戶可根據(jù)到質(zhì)檢員確認的收貨通知單直接在計算機上填制采購入庫單(即前臺處理),也可以先由人工制單而后集中輸入(即后臺處理),用戶采用哪種方式應根據(jù)本單位實際情況,一般來說業(yè)務量不多或基礎較好或使用網(wǎng)絡版的用戶可采用前臺處理方式,而在第一年使用或人機并行階段,則比較適合采用后臺處理方式。
當由于質(zhì)量不合格、價格不正確等因素,或與采購訂單工合同的相關(guān)條款不相符等原因需要把物料退回供貨方時需要處理的業(yè)務。采購退貨分兩種情況,一種情況是還沒有入庫,經(jīng)質(zhì)部門檢驗不合格,直接退回給供貨方;另一種情況是已經(jīng)入庫的物料的退貨,這種情況需要填寫退貨通知單,提交庫管員填寫紅字外購入庫單進行退貨處理,并對有關(guān)付款與應付單據(jù)進處理。
采購結(jié)算是對采購發(fā)票進行管理并根據(jù)采購發(fā)票確認采購成本的過程。財務部門根據(jù)采購部門錄入的發(fā)票、采購訂單、出納填制的收款單、倉庫填制的入庫單等單據(jù)地行核對,對采購成本進行分攤等。 采購結(jié)算功能主要是進行采購結(jié)算,最后生成結(jié)算結(jié)算單。
采購發(fā)票功能包括采購發(fā)票的輸入、修改、刪除,采購員將輸入的采購發(fā)票提交材料會計和往來會計,分別進行采購結(jié)算和應付賬處理。已經(jīng)提交材料會計與往來會計的采購發(fā)票不能修改和刪除。
采購結(jié)算也叫采購報賬,是根據(jù)采購發(fā)票和入庫單來確認采購成本的過程。在手工業(yè)務中,采購員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導審批的采購發(fā)票和經(jīng)倉庫確認的入庫單到財務部門,由財務人員確認采購成本。在計算機條件下,由于各子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,因此,系統(tǒng)提供“自動采購結(jié)算”和“人工輔助采購結(jié)算”兩種功能來自動確認采購成本。
自動采購結(jié)算
自動采購結(jié)算模塊的功能是將與核對結(jié)果完全相符的采購發(fā)票自動生成結(jié)算表,如果不完全相符,則提示用手工輔助采購結(jié)算。
手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是: 對入庫單價與發(fā)票單價不相符的暫估業(yè)務進行結(jié)算; 對因采購發(fā)生的運雜費用進行結(jié)算; 對采購貨物的“溢余短缺”進行結(jié)算等。 最后,生成采購結(jié)算表,確認每種物料的采購成本。
1.采購訂單的輸入
2.采購入庫單的輸入
3.采購發(fā)票的輸入
4.退貨單的輸入
5.付款單的輸入
1、各種統(tǒng)計分析報表
2、向總賬系統(tǒng)輸出的記賬憑證
一、采購與應付業(yè)務數(shù)據(jù)的輸入處理
二、生成記賬憑證的處理
三、采購結(jié)算與應付賬款核銷處理
付款單處理是將已支付款項以付款單的形式錄入到應付賬款子系統(tǒng)的過程,它是應付業(yè)務處理的一項重要內(nèi)容。包括錄入付款單、進行核銷處理、形成預付款等。錄入付款單是出納根據(jù)采購訂單或往來會計的付款通知單進行付款;核銷是對于已經(jīng)付訖的款項在往來臺賬中做刪除處理;預付款是指按購貨合同規(guī)定預付給供應單位的款項,在處理時可以錄入預付單,將該筆款項作為預付款處理。在實際應用中,有兩種情況:一種是當預付的貨款大于企業(yè)已有的欠款金額時,將支付的貨款一部分核銷應付款,余額作為預付款;另一種是支付的貨款全部作為預付款,以后可以通過預付沖應付沖減該賬戶
付款單是支付款項(包括貨款、預付款、代收款)后填寫的付款憑證。退款單是因采購退款而填制的收款單據(jù),本案以紅字付款單處理。
轉(zhuǎn)賬處理,即業(yè)務處理完成后生成相應的記賬憑證,并傳遞到總賬子系統(tǒng)的過程,包括立即制單和批量制單兩種方式:立即制單是相應的業(yè)務處理完成后立即生成憑證;批量制單晨所有業(yè)務處理完畢后,使用制單功能進行批處理制單。
往來會計根據(jù)采購結(jié)算單、采購發(fā)票、外購入庫單填制轉(zhuǎn)賬憑證,如果是發(fā)票先到就做在途物資,如果是貨物先到就暫估入庫,待發(fā)票到達后,可以根據(jù)該入庫單和發(fā)票做報賬結(jié)算處理。
對于入庫的記價,可采用計劃成本與實際成本兩種方法,這兩種方法的詳細說明見庫存模塊。
賬表處理模塊主要是相關(guān)報表的生成與查詢,包括采購業(yè)務報表與應付核算報表兩大類。
此類報表包括各種單據(jù)列表、采購明細表與采購統(tǒng)計表等
此類報表包括賬齡分析表,供應商往來賬明細表等。
采購中的發(fā)票最后可以在應付系統(tǒng)中進行核銷
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采購腐?。合到y(tǒng)的缺失——采購腐敗的問題在各個行業(yè)都有存在,文章以零售業(yè)為例,說明腐敗的根源和如何避免等。
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物資采購是煤炭企業(yè)運營中重要的組成部分,目前的物資采購方式主要有比價采購及招標采購,兩種采購方式各有特點及作用,需要我們進行分析對比,選擇恰當?shù)奈镔Y采購方式,促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.
(1)核對各應付款明細帳余額合計數(shù)與總帳余額是否一致。
(2)向債權(quán)人函證有關(guān)的應付款項。
(3)審查余額較大的應付款項,并分析其發(fā)生經(jīng)過。
(4)審查應付票據(jù)的利息支付情況,計算本期應付利息。
(5)審查到貨驗收記錄與應付款的記錄是否一致。
(6)查找未入帳的應付帳款。
(7)確認應付帳款的債務確為客戶所承擔。
(8)確定應付款項在會計報表上表達是否適當。
①資產(chǎn)負債表日,應按攤余成本和實際利率計算確定的利息費用,借記“利息支出”、“在建工程”、“財務費用”、“研發(fā)支出”等科目,按合同利率計算確定的應付未付利息,貸記本科目,按其差額,借記或貸記“長期借款——利息調(diào)整”等科目。
②合同利率與實際利率差異較小的,也可以采用合同利率計算確定利息費用。實際支付利息時,借記本科目,貸記“銀行存款”等科目。
⑷本科目期末貸方余額,反映企業(yè)應付未付的利息。
①審查應付手續(xù)費。應付手續(xù)費是指應在年度內(nèi)支付而尚未支付的手續(xù)費。主要審查,應付未付手續(xù)費是否按有關(guān)規(guī)定計提;有無明確的應付對象,來付的原因是什么;是否按險別和支付對象進行明細核算;有無違反規(guī)定,私設小金庫的情況。
②審查應付及暫收款,應付及暫付款主要是指臨時性的暫收或應付未付款項,如應付租金、應付退休職工統(tǒng)籌退休金,以及性質(zhì)尚未確定層暫時性收入的各種款項。審查應付及暫收款,一是要審查業(yè)務紀錄是否正確無誤,應付及暫收款總帳和各明細帳是否相符;二是要審查業(yè)務本身是否合理,是否屬于規(guī)定的范圍,有無虛列,以假票據(jù)列帳結(jié)算,從中舞弊的現(xiàn)象,已清償?shù)膽犊铐棧欠裼胁话匆?guī)定用現(xiàn)金結(jié)算的情況,特別要防止是否從中收取傭金性質(zhì)的現(xiàn)金支付;三是要審查清理情況,如果某一明細帳戶出現(xiàn)借方余額時,應查清是否為預付,如果預付,應查明是否符合預付的規(guī)定,期初有貸方余額,本期繼續(xù)發(fā)生貸方數(shù)而無借方數(shù)的帳戶,要查明原因,是否有不正常交易行為,對于長期應付不付的情況,如屬業(yè)務糾紛,應促使盡早解決,如截留利稅、或?qū)⒛稠棙I(yè)務收入記入該帳戶,應預以查明、揭露。
③審查其它應付款項。代地方辦理各種保險業(yè)務,按合約規(guī)定比例所收取的費用是否用于代辦地方業(yè)務的各項開支;被保險單位或個人提前繳納的預收保費是否到期及時轉(zhuǎn)作保費收入,是否按險別、保戶進行明細核算;涉外分出分保業(yè)務當年應分出而未付出的應付分保費是否及時清結(jié)。此外,還應對系統(tǒng)往來、內(nèi)部往來、同業(yè)往來、分保往來,代辦往來等往來帳項進行清理,確定其性質(zhì),促進按時結(jié)算,正確反映企業(yè)在經(jīng)濟業(yè)務活動,財務收支、會計處理等方面本來面目,正確反映企業(yè)經(jīng)濟狀況及其實際效益。