水利檔案工作規(guī)定第三章　檔案基礎設施

第十三條　各單位應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，可根據工作需要設置檔案數字化用房、展覽用房、服務器機房等，各類用房面積應滿足業(yè)務開展和發(fā)展的需要，宜集中布置、自成一區(qū)。

第十四條　各單位檔案保管條件應符合國家規(guī)范要求。檔案庫房應當根據需要配備密閉五節(jié)柜、密集架、防磁柜等檔案裝具，配備溫濕度監(jiān)測調控等設備，安裝全封閉防火防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施；應當配備消防系統(tǒng)，并根據檔案載體選擇潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。

第十五條　各單位應當按照檔案信息化要求，建設和配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。檔案整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當安裝視頻監(jiān)控設備。

第六條　水利部依法制定水利檔案工作發(fā)展規(guī)劃和制度、標準，在職責范圍內指導水利系統(tǒng)檔案工作。水利部辦公廳負責具體業(yè)務工作，履行水利部機關檔案管理職能。

第七條　各單位應當確定檔案工作機構或檔案工作負責部門（以下統(tǒng)稱檔案管理部門），負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第八條　流域管理機構檔案館負責本流域管理機構機關以及所屬單位應進館檔案的接收、管理和提供利用等工作，業(yè)務上接受流域管理機構檔案管理部門指導。

第九條　各單位檔案管理部門的基本任務是：

（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案工作制度；

（二）監(jiān)督、指導本單位各種文件材料的形成、整理、歸檔以及所屬單位的檔案工作；

（三）集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案并提供利用，按照有關規(guī)定定期移交檔案；

（四）負責水利工程建設項目檔案的監(jiān)督、指導，并按規(guī)定組織開展檔案驗收；

（五）負責檔案信息化建設工作，統(tǒng)籌推動傳統(tǒng)載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；

（六）組織檔案業(yè)務交流和培訓，開展檔案工作宣傳、教育活動等。

第十條　各單位應當建立檔案管理工作網絡，檔案管理部門應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，承擔本單位檔案業(yè)務工作；內設機構應當指定人員承擔本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。

第十一條　檔案工作人員應為正式在編人員，且政治可靠、忠于職守、遵紀守法，具備檔案管理、信息管理等相應的專業(yè)知識與技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關規(guī)定評定專業(yè)技術職稱。

第十二條　檔案工作人員應保持相對穩(wěn)定。調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調離應當按照有關保密法律法規(guī)執(zhí)行。

第一條　為了加強水利檔案工作，推進水利檔案科學、規(guī)范管理，豐富水利檔案資源，充分發(fā)揮檔案在貫徹落實水利改革發(fā)展總基調中的作用，推進水利治理體系和治理能力現代化，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結合水利檔案工作實際，制定本規(guī)定。

第二條　水利檔案是指水利系統(tǒng)各單位在從事水利工作及相關活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。

第三條　水利部機關、直屬單位和地方水利部門（以下統(tǒng)稱各單位）應當建立檔案工作責任制，健全檔案管理制度，加強檔案宣傳教育，依法開展水利檔案工作。

第四條　各單位應將水利檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃、工作計劃和考核體系，檔案工作經費應列入單位年度預算，為檔案的保管保護、規(guī)范管理和開發(fā)利用提供保障。

第五條　水利檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于利用和開發(fā)。

第十六條　水利檔案包括：

（一）文書、科技（科研、基建、設備）、人事、會計檔案；

（二）履行水利行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案；

（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；

（四）業(yè)務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案；

（五）印章、題詞、獎牌、獎杯、獎章、證書、錦旗、公務禮品等實物檔案；

（六）其他檔案。前款（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。

第十七條　各單位應當按照國家對各門類檔案收集范圍的相關規(guī)定，編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。水利部機關、地方水行政主管部門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經同級檔案主管部門審查同意后施行；水利部直屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經水利部審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統(tǒng)反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌。

第十八條　各單位文書或業(yè)務部門按照歸檔范圍及時收集應歸檔的文件材料，歸檔文件材料應為原件，應當真實、準確、系統(tǒng)，組件齊全、內容完整。

第十九條　檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。各門類檔案的整理方法按照有關規(guī)范執(zhí)行。

第二十條　各單位檔案經文書或業(yè)務部門整理完畢后，應當在第二年６月底前向本單位檔案管理部門歸檔，集中管理；歸檔時間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，并履行交接手續(xù)。流域管理機構建立檔案館的，流域管理機構機關應當按照要求向檔案館歸檔、移交，所屬單位應當按照規(guī)定定期向檔案館移交檔案。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料拒絕歸檔或據為己有。

第二十一條　涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應當依照有關保守國家秘密的法律、行政法規(guī)規(guī)定辦理。

第二十二條　各單位應當按照國家規(guī)定定期向同級綜合檔案館移交檔案，并做好移交檔案的密級變更或解除工作，提出劃控與開放意見。涉及機關發(fā)生機構變動或者撤銷、合并等情形的，檔案移交按照有關規(guī)定進行。

第二十三條　各單位檔案管理部門應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管，定期清點檔案數量，檢查檔案保管狀況，做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作，發(fā)現問題及時處理，確保檔案實體安全和信息安全。

第二十四條　各單位應當為檔案工作人員配備必要的勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

第二十五條　各單位應當建立健全檔案安全工作機制，制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。

第二十六條　各單位應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置，并形成鑒定工作報告。檔案的鑒定、銷毀必須按國家有關規(guī)定進行，嚴禁擅自處置檔案。檔案銷毀應當在指定場所進行。涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

第二十七條　各單位應當積極開展檔案利用工作，建立健全—８—檔案利用制度，推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記等方式，深度挖掘檔案信息資源，發(fā)揮檔案價值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

第二十八條　各單位應當建立完善檔案統(tǒng)計工作機制，對所保管的檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況等定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。統(tǒng)計結果應當真實、準確、完整。

第二十九條　各單位應當加強檔案信息化工作，將檔案信息化工作納入本單位電子政務和信息化總體規(guī)劃。檔案信息化工作應當與單位信息化建設協調配合，實現系統(tǒng)互聯互通，資源共享利用，并采取措施保障檔案信息安全。

第三十條　各單位可按照相關標準規(guī)范開展數字檔案館（室）建設，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，不斷提升檔案信息化水平。

第三十一條　各單位應按照國家有關規(guī)定及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）等標準規(guī)范開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作，建立管理制度，配備軟硬件設施，完善電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和檔案館進館要求。

第三十二條　各單位應積極推進電子檔案管理系統(tǒng)建設，系統(tǒng)應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求，與單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。

第三十三條　電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，應當采用多種方式備份，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄，確保檔案信息安全。流域管理機構檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第三十四條　各單位應當建立檔案數字化常態(tài)機制，有序開展檔案數字化工作。檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。對已經實現數字化的檔案原件應妥善保管。

第三十五條　涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規(guī)定。

第三十六條　各單位通過政府購買服務方式實現檔案整理、數字化等輔助性工作的，應加強規(guī)范化管理，并按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

第三十七條　各單位下列檔案管理情況，依法接受檔案主管部門的監(jiān)督檢查，并接受上級主管部門的監(jiān)督指導：

（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況；

（二）檔案庫房、設施、設備配置使用和維護情況；

（三）檔案工作人員管理情況；

（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；

（五）檔案信息化建設和信息安全保障情況；

（六）對所屬單位的檔案工作監(jiān)督和指導情況。

第三十八條　各單位對檔案檢查發(fā)現存在的問題，應當及時整改；對檢查發(fā)現的檔案安全隱患，應當及時采取補救措施予以消除。

第三十九條　任何單位和個人對檔案違法行為，有權向檔案主管部門和有關機關舉報。

第四十條　有下列情形之一的，由縣級以上檔案主管部門聯合水行政主管部門，或由本單位依據有關規(guī)定給予表彰獎勵。

（一）檔案的收集、整理、移交做出顯著成績的；

（二）檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的；

（三）檔案利用、開發(fā)取得突出效果的；

（四）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現突出的；

（五）從事專（兼）職檔案工作滿15年的。

第四十一條　對違反檔案法律法規(guī)有關規(guī)定的單位或個人，由縣級以上檔案主管部門或上級主管部門責令限期改正；情節(jié)嚴重的，對相關責任人員依法給予處分；涉嫌構成犯罪的，移送司法機關依法追究刑事責任。

第四十二條　人事檔案、會計檔案管理分別按照《干部人事檔案工作條例》《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

第四十三條　本規(guī)定由水利部和國家檔案局負責解釋。

第四十四條　本規(guī)定自印發(fā)之日起施行，原《水利檔案工作規(guī)定》（水辦[2003]105號）同時廢止。2100433B

《水利檔案工作實務》是一部全面反映海河流域水利檔案工作實際，系統(tǒng)提供水利檔案基礎知識的工具書，較為全面、系統(tǒng)地展示了開展檔案工作所需的知識架構?！端麢n案工作實務》主要內容有檔案法制概念、檔案管理工作、檔案館管理理論、文書檔案管理工作、科技檔案管理工作、檔案編研工作、檔案信息組織與檢索、檔案保護技術等。

《水利檔案工作實務》可供水利工作者和檔案管理工作者閱讀參考。

李永強主編的《水利檔案工作指南》，力求從基本知識入手，傳承檔案工作經驗，解答專業(yè)技術難題，澄清一些模糊認識。同時，將國家有關檔案工作法規(guī)和水利部的一些規(guī)章制度與要求匯編成輯，以方便大家的查詢利用，為水利系統(tǒng)各單位開展檔案工作提供一本簡明、適用并具有一定的檔案業(yè)務工具書。

本書共分為四章：第一章檔案業(yè)務基礎知識，包括基本概念與檔案整理、保管、編研等專業(yè)常識和有關業(yè)務知識問答；第二章檔案法規(guī)制度與標準，匯編了20世紀90年代以來國家各部委局和水利部制定的重要檔案法規(guī)制度、標準與規(guī)范；第三章水利檔案管理工作文件材料，包括有關領導講話、總結和重要通知等；第四章水利建設項目管理與驗收文件材料，收錄了水利部將檔案工作納入水利建設管理程序的有關規(guī)定。