億星工藝品外貿(mào)軟件主要功能

模塊功能介紹：

外貿(mào)管理軟件

億星外貿(mào)軟件現(xiàn)階段外貿(mào)軟件行業(yè)概況

目前市面上外貿(mào)管理軟件很多，由于外貿(mào)的整個流程相對固定，在大的功能模塊劃分上，成型的外貿(mào)軟件看上去都差不多，考察某款外貿(mào)軟件是否真的能適合貴司所經(jīng)營的產(chǎn)品特點，是否真的能讓您有可能真正充分使用起來，并實實在在獲得得管理效益，關(guān)鍵在于對軟件功能細(xì)節(jié)的考察，細(xì)節(jié)決定成敗這句話用在軟件上是再合適不過了。很多聽上去很完美的軟件，卻最終沒辦法用起來，浪費了您大量的時間，甚至影響到公司的發(fā)展規(guī)劃，基本上都是卡在一些“細(xì)節(jié)”的實現(xiàn)上，因為這些“細(xì)節(jié)”對業(yè)務(wù)員的實際使用操作，可能造成了極大的不便，導(dǎo)致業(yè)務(wù)員對軟件的抵制，大家不愿意把數(shù)據(jù)錄在系統(tǒng)中，那么系統(tǒng)就成了一個空殼了。

億星外貿(mào)軟件如何選擇一款合適外貿(mào)軟件

一套真正能在全公司推廣起來，并最終實現(xiàn)公司管理目的和效益的工藝品行業(yè)外貿(mào)軟件，應(yīng)該要能解決好工藝品行業(yè)一些特有的問題：

1、能真正減輕一線工作人員的數(shù)據(jù)錄入負(fù)擔(dān)，這些人員包括樣品數(shù)據(jù)維護(hù)人員，業(yè)務(wù)員，跟單人員，驗貨人員，財務(wù)人員，部門經(jīng)理等；

2、能提完善的單據(jù)Excel（特別是圖文混排的單據(jù)格式）導(dǎo)出功能，如果業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄了一次數(shù)據(jù)之外，還得在Excel中再做一次錄入或進(jìn)行大量的格式調(diào)整，系統(tǒng)的實用性也將大打折扣；

3、對涉及組套產(chǎn)品的，軟件應(yīng)能真正解決產(chǎn)品組套帶來的一系列問題，包括對組套信息的維護(hù)、整套成本的計算、組套之后的混裝或分裝問題、套件類產(chǎn)品的采購，以及更復(fù)雜的動態(tài)組套問題（按客戶的實際要求進(jìn)行隨意組套）；

4、在工藝品行業(yè)中，包裝是一個重要因素，圍繞包裝，有一系列的問題：軟件能否根據(jù)客人的包裝要求準(zhǔn)確計算出包裝成本，自動生成包裝規(guī)格說明，并根據(jù)不同的包裝要求，重新核算出合理的報價（包裝改變之后，會同時影響到FOB費用，如果是CNF或CIF價格條款的，海運費的影響就更大了），訂單確認(rèn)之后，能否準(zhǔn)確產(chǎn)生出包材采購單；

涉及包裝部分的數(shù)據(jù)特別容易出錯，但出錯帶來的影響又很大，最糟糕的還將導(dǎo)致無法按客人要求的數(shù)量出貨（外箱規(guī)格錯誤，CBM錯誤，會導(dǎo)致裝柜數(shù)量出問題）；

5、圖片處理功能：在工藝品行業(yè)中，圖片是極為重要，這體現(xiàn)在二大方面，一是圖片的保護(hù)，二是圖片的使用；這二者有時是互相矛盾的，如何做到既要有很徹底的安全保護(hù)機(jī)制，又不影響正常使用，是衡量工藝品類外貿(mào)軟件的一個重要因素；

圖片功能還涉及一些更細(xì)節(jié)的處理，如：能否自動壓縮過大的圖片（否則郵件可能發(fā)不出去或很難發(fā)）；動態(tài)組套時，能否根據(jù)子貨號的圖片自動合成貨號圖片（否則業(yè)務(wù)員要花很多時間在重拍一張貨號總圖片上）；在各種導(dǎo)出的Excel表格或打印出來的報表中，如何確保圖片不變形；

6、能實現(xiàn)必要的管理控制，如數(shù)據(jù)異常自動提示機(jī)制，單據(jù)審核機(jī)制，數(shù)據(jù)查看、操作權(quán)限控制機(jī)制，待辦事項自動提醒機(jī)制等；

以上幾點，說起來很容易，但要真正實現(xiàn)起來，難度是非常大的，特別是在手工藝品類行業(yè)，由于貨號多，客戶改樣多，在開發(fā)、報價、送樣、接單、采購（生產(chǎn)）、出貨的整個過程中，各種單據(jù)需要記錄的信息很多（包裝、配件、圖片、組套關(guān)系、產(chǎn)品改動、各種規(guī)格說明，當(dāng)然也包括最重要的價格和數(shù)量信息），各相關(guān)人員經(jīng)常為了找到或確認(rèn)一些數(shù)據(jù)，花費了大量的時間和精力，通過軟件來處理這些數(shù)據(jù)，對軟件的細(xì)節(jié)要求就更高了，沒有對行業(yè)特點的徹底了解，是不太可能開發(fā)出真正管用的軟件產(chǎn)品的。（某些公司一直試圖在模仿億星軟件，但最多也只能模仿到一些表面功能，真正的數(shù)據(jù)核心處理、控制功能，包括大量的操作實現(xiàn)細(xì)節(jié)，是無法模仿的）

億星外貿(mào)軟件樣品檔案管理

1、 億星外貿(mào)軟件提供從樣品開發(fā)開始，一直到樣品貼上條形碼標(biāo)簽進(jìn)入樣品室這一完整的樣品制作流程、樣品數(shù)據(jù)管理功能；

2、 億星外貿(mào)軟件的樣品開發(fā)管理 模塊包括開發(fā)項目管理、開發(fā)進(jìn)度管理，可跟蹤各個開發(fā)項目以及各項目中各個貨號的開發(fā)步驟、開發(fā)進(jìn)度；

3、 樣品檔案管理功能特色：

1） 包裝計算功能：根據(jù)產(chǎn)品尺寸及包裝要求，自動算出內(nèi)盒、中盒、外箱的規(guī)格及成本，并可計算整箱包裝毛、凈重；

可預(yù)設(shè)多種包裝方案，如普盒包裝、彩盒包裝、禮盒包裝、郵購包裝等，并推算、管理各包裝方案下的裝箱率、CBM、包裝成本；

2） 產(chǎn)品組套功能，可管理一個貨號下各款子貨號的相關(guān)數(shù)據(jù)，并自動合并成本；

3） 圖片管理功能：

3.1）在億星外貿(mào)軟件中，所有產(chǎn)品圖片保存在數(shù)據(jù)庫中，只有通過授權(quán)方可查看、使用，避免了以文件形式管理圖片所帶來的各種問題；

3.2）億星外貿(mào)軟件內(nèi)置圖片自動壓縮功能，可限制檔案庫中各樣品所使用的圖片大小，超出限制大小的圖片會被自動壓縮，避免由于圖片過大導(dǎo)致今后郵件發(fā)送時有困難；

3.3）億星軟件提供圖片自動合并功能，對套件類的產(chǎn)品，可以自動根據(jù)子貨號的圖片，合成貨號總圖片；

4） 條形碼標(biāo)簽自動生成功能，可使用普通激光打印機(jī)制作出各種格式精美的條形碼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容根據(jù)事先錄入的相關(guān)數(shù)據(jù)自動提取，標(biāo)簽上的價格信息可以設(shè)置加密；

利用標(biāo)簽制作功能可以有效避免手寫標(biāo)簽經(jīng)常存在的手寫錯誤，并極大提高標(biāo)簽制作效率和標(biāo)簽的美觀、規(guī)范；

5） 成本及報價核算功能，根據(jù)產(chǎn)品的原料、配件、包裝、加工工價以及運輸成本、貿(mào)易費用等相關(guān)數(shù)據(jù)，核算成本；根據(jù)核算出的成本和指定的報價計算公式，自動計算出對外標(biāo)準(zhǔn)報價；

當(dāng)配件采購價格，包裝材料或匯率、運輸成本等成本相關(guān)因素有變化時，可自動整批重新計算成本，并利用新的成本重新計算對外報價；

6） 億星外貿(mào)軟件可根據(jù)產(chǎn)品尺寸、內(nèi)盒\(zhòng)外箱尺寸等相關(guān)數(shù)據(jù)，自動生成產(chǎn)品的包裝規(guī)格描述文本，大大提高樣品數(shù)據(jù)維護(hù)的效率和準(zhǔn)確性；

7） 可維護(hù)不同廠家，不同包裝要求下的廠家報價記錄；

8） 貿(mào)易資料聚集功能，打開某個樣品檔案，可以方便查看該貨號所有的對外報價記錄、送樣記錄、下單記錄、采購記錄、出貨記錄；

億星外貿(mào)軟件單據(jù)及業(yè)務(wù)流程管理

1、 業(yè)務(wù)員制作報價單、樣品單、訂單時，只要輸入貨號、客號或廠號， 億星外貿(mào)軟件會自動提取圖片、包裝、價格等所有的相關(guān)數(shù)據(jù)，如果該貨號針對當(dāng)前報價客人有過歷史記錄，系統(tǒng)會自動提取最近的那次記錄，否則自動提出樣品檔案中的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)；

利用億星外貿(mào)軟件歷史貿(mào)易記錄的自動提取和提示功能，可以很大程度上提高業(yè)務(wù)員報價、制單的工作效率和準(zhǔn)確率，減少人工失誤，減少內(nèi)部詢價造成的客戶長時間等待回復(fù)現(xiàn)象；

2、 客人更改產(chǎn)品的包裝要求、更換配件或更換組套方式時， 億星外貿(mào)軟件可自動計算新的成本并自動給出新的報價，目前市場上的所有外貿(mào)軟件中，只有億星外貿(mào)軟件具備此類強大的計算功能；

3、 億星外貿(mào)軟件提供了按系列整批快速報價的功能，一個系列下幾十、幾百個貨號的報價單可瞬間完成；

4、 在億星外貿(mào)軟件中，可以在 同一個報價單內(nèi)同時報出不同價格條款、不同起運港、整柜(FCL)或拼柜(LCL)、不同數(shù)量等級下的各種價格；

5、 億星外貿(mào)軟件具備價格異常提醒功能，如果某個貨號的價格水平低于或高于正常的價格范圍，在制作報價單或訂單時， 億星外貿(mào)軟件會自動給出提醒；

6、 億星外貿(mào)軟件具備自動拼柜計算功能，可以按相同體積、相同箱數(shù)、相同數(shù)量三種方式自動進(jìn)行拼柜處理，自動拼柜時還可以對特定貨號鎖定數(shù)量，其他的參與自動拼柜；

7、 訂單效益測算功能，可根據(jù)價格條款和付款方式，按照預(yù)先設(shè)置的估算方法，自動估算包括拖車費用、報關(guān)費用、提單費用、排載費用、預(yù)報艙單費用、THC、BAF、ORC以及銀行手續(xù)費等各種各樣的費用，結(jié)合采購成本和退稅收入，在接單時準(zhǔn)確估算每一單的效益；

8、 億星外貿(mào)軟件具備 多種方式的翻單功能，可以整單翻單，也可以很方便地從幾單中選取各自的貨號翻單；

9、 億星外貿(mào)軟件支持多種單據(jù)輸出格式，單據(jù)可以輸出為Excel、PDF、XML、JPG圖片等各種格式，每種單據(jù)都內(nèi)置了多種格式精美、規(guī)范的模板；

10、單據(jù)導(dǎo)出成Excel格式時， 億星外貿(mào)軟件支持一個貨號一個工作表(sheet)的功能，支持多種關(guān)聯(lián)單據(jù)（訂單、發(fā)票、箱單等等）合并到一個Excel文件中的功能；

億星軟件的單據(jù)Excel導(dǎo)出功能中，還提供一個貨號多張圖片同時導(dǎo)出功能，可以將一個貨號下的所有子貨號圖片，原始檔案中的貨號圖片，單據(jù)中另行指定的貨號圖片，以及附加指定的其他圖片，一次性自動導(dǎo)入到Excel表格中；

億星外貿(mào)軟件采購及生產(chǎn)合同管理

1、 根據(jù)訂單上的品種、數(shù)據(jù)以及包裝要求、配件要求，自動生成按廠商分割的國內(nèi)采購合同，或自動生成下發(fā)給生產(chǎn)部門的生產(chǎn)通知單；

2、 組套的產(chǎn)品可根據(jù)組合方式自動拆分到各個子貨號，分階段外發(fā)加工的產(chǎn)品，可以按工序生成產(chǎn)品加工單；

3、 采購時支持損耗計算，支持訂單單位與采購單位的自動換算；

4、 億星外貿(mào)軟件支持無訂單情況下的計劃采購單管理功能，可以直接錄入計劃采購單；

四、驗貨管理

1、按照MIL-STD-105E標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)，符合國外客戶最嚴(yán)格的驗貨標(biāo)準(zhǔn)，全套完整的驗貨報告；

2、驗貨提醒功能

億星外貿(mào)軟件出貨管理

1、 根據(jù)出貨計劃進(jìn)行合理的出貨安排，提供出貨排載功能；

2、 全面支持一個訂單多次出貨，多個訂單合并出貨，多個訂單多次出貨功能；

3、 一次錄入出貨明細(xì)， 億星外貿(mào)軟件自動生成Shipping Order，Invoice，Packing List，Detail List以及商檢單、報關(guān)單、產(chǎn)地證等所有出運所需單證，杜絕出運單據(jù)之間數(shù)據(jù)、描述不符現(xiàn)象；

4、 發(fā)票、箱單等單據(jù)格式支持分柜格式、按大類品名分組格式等各種復(fù)雜格式；

5、 結(jié)合“億星條形碼裝柜”系統(tǒng)，可以徹底杜絕裝柜出錯現(xiàn)象；

6、 自動根據(jù)海關(guān)編碼匯總大類品名及所對應(yīng)的箱數(shù)、數(shù)量、單價，方便制作報關(guān)所需數(shù)據(jù)；

7、 自動根據(jù)出貨涉及的廠家，生成工廠開票通知單；

億星外貿(mào)軟件應(yīng)收應(yīng)付管理

應(yīng)收管理：

1） 億星外貿(mào)軟件的應(yīng)收管理包括應(yīng)收出貨貨款以及更難管理的各種樣品費、訂金、加減費用的管理；

2） 從訂單確立開始直到各次出貨， 億星外貿(mào)軟件自動跟蹤訂金、各種加減費用的收取情況，不管是一個訂單多次出貨，或是幾個訂單合并出貨，各種加減費用是分批收取或是一次收取，通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)跟蹤功能，可以清楚地掌握那些費用已收，那些費用未收，杜絕費用漏收現(xiàn)象；

3） 應(yīng)收賬目和收款沖賬分開處理，應(yīng)收賬目根據(jù)實際出貨金額、加減費用約定、送樣收費約定等相關(guān)數(shù)據(jù)自動生成，結(jié)合根據(jù)實際收款情況進(jìn)行的收款沖賬登記，可以清晰、準(zhǔn)確地跟蹤那些客戶還有那幾筆款未收；

應(yīng)付管理

1） 億星外貿(mào)軟件的應(yīng)付管理支持根據(jù)實際出貨數(shù)量或根據(jù)實際驗收入庫數(shù)量二種方式產(chǎn)生應(yīng)付賬款，應(yīng)付賬包括貨款、加減費用、預(yù)借、預(yù)付等各種在實際業(yè)務(wù)中可能發(fā)生的支付方式；

2） 億星外貿(mào)管理軟件根據(jù)出貨數(shù)量或各廠家的驗收入庫數(shù)量，結(jié)合在采購合同中約定的預(yù)付條件、各種加減費用數(shù)據(jù)，自動生成應(yīng)付賬款，結(jié)合根據(jù)實際付款情況進(jìn)行付款沖賬登記，可以清晰、準(zhǔn)確地跟蹤那些廠家還有那幾筆款未付；

3） 億星外貿(mào)管理軟件內(nèi)置付款控制功能，能有效避免重復(fù)付款現(xiàn)象的發(fā)生；

億星外貿(mào)軟件郵件管理

億星外貿(mào)軟件包含最完整的郵件管理系統(tǒng)，可以對全公司的進(jìn)、出郵件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并自動進(jìn)行郵件分發(fā)、郵件歸檔處理：

1、對新郵件進(jìn)行自動分發(fā)處理，根據(jù)各種預(yù)先設(shè)置的分配規(guī)則，將郵件自動分配給相關(guān)的業(yè)務(wù)員；

2、將與某個客戶在全公司范圍內(nèi)的所有往來郵件自動歸檔在該客戶名下，無需進(jìn)行任何的手工分類處理；

3、根據(jù)審核規(guī)則，對需要審核之后才能發(fā)出的郵件進(jìn)行審核管理；

4、提供發(fā)信人IP真實來源地顯示、提供多語種的郵件自動翻譯功能；

5、提供郵件群發(fā)功能；

6、在查找郵件時，根據(jù)查找的關(guān)鍵字，不僅僅在郵件內(nèi)容中查找，更可直接對郵件附件內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵字查找（目前可直接穿透查找的附件文件格式包括excel,word,pdf以及文本文件）；

7、具備常見郵件客戶端的所有功能，如定時發(fā)送、信紙管理、閱讀回執(zhí)、反垃圾郵件機(jī)制等；

億星外貿(mào)軟件數(shù)據(jù)安全管理

1、權(quán)限管理：對所有數(shù)據(jù)（客戶檔案、供應(yīng)商檔案、樣品檔案、報價單、樣品單、訂單、采購單、出貨記錄以及應(yīng)收應(yīng)付記錄等）按查看、編輯、新增、刪除、打印、導(dǎo)出進(jìn)行操作權(quán)限控制，對所有數(shù)據(jù)的查看范圍進(jìn)行分配；

可進(jìn)一步限制對某些資料更嚴(yán)格的查看內(nèi)容限制，如可以限制有些人可以查看樣品的成本數(shù)據(jù)，有些人可以查看報價數(shù)據(jù)，所有這些進(jìn)一步的查看限制，都可以自行定義；

2、數(shù)據(jù)更改更改跟蹤：自動跟蹤各種數(shù)據(jù)的修改記錄，如什么人、什么時候、在那臺電腦上，對樣品檔案的那一項數(shù)據(jù)進(jìn)行了修改，修改之前是什么樣的，被修改成什么了；

數(shù)據(jù)更改自動跟蹤的內(nèi)容包括所有數(shù)據(jù)（客戶檔案、供應(yīng)商檔案、樣品檔案、報價單、樣品單、訂單、采購單、出貨記錄以及應(yīng)收應(yīng)付記錄等）2100433B

深圳鐵韻星鋼雕工藝品有限公司，其鋼雕作品有動漫系列、科幻系列、魔幻系列、家具系列，適合商業(yè)中心、主題公園節(jié)假日促銷；酒店餐廳、酒吧會所特色裝飾藝術(shù)；樓盤開盤、開業(yè)慶典震撼題材；創(chuàng)意家居和個性收藏；園林景觀裝飾藝術(shù)。

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