采購合同審計定義

采購合同審計是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。

一、合同主體審計

合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證采購合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經(jīng)濟損失，必須對合同主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力等進行審計。

1.審查簽訂合同的主體。重點審查供貨方是否為依法登記的企業(yè)法人，審查供貨方提供的營業(yè)執(zhí)照(要求企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本原件)，確認供貨方是否為法人企業(yè)，避免與不能獨立享有經(jīng)濟權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的、不具備法定條件的公司職能部門、分公司簽訂合同。審查企業(yè)最近一期在工商部門的年檢情況，是否及時年檢；企業(yè)營業(yè)期限是否已經(jīng)過期或即將到期。

2.審查供貨方經(jīng)營范圍。重點審查營業(yè)執(zhí)照注明的經(jīng)營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍。

3.審查供貨方有無履約能力。審查供貨方提供的各種資質(zhì)文件，關(guān)注各種資質(zhì)的取得日期、到期期限及業(yè)務(wù)主管部門的年檢情況；審查企業(yè)的年度財務(wù)報告，了解資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)經(jīng)營人員狀況、生產(chǎn)能力及上一年度生產(chǎn)供應(yīng)情況、庫存狀況，判斷供貨方的履約能力；適當(dāng)審查企業(yè)的資產(chǎn)負債情況，了解企業(yè)的償債能力。

4.審查授權(quán)委托代理人的代理資格是否合法。審查授權(quán)代理書是否經(jīng)公司法人授權(quán)批準，授權(quán)書是否簽章齊全，提供證明身份的有效證件是否與授權(quán)人及被授權(quán)人相符。

二、合同簽訂前進行招標比價審計

1.注重對價格信息的收集。采購合同審計不僅需要一般的財務(wù)會計知識、基本審計取證方法，也要求審計人員掌握采購物資的市場供需變化、價格變動趨勢、供應(yīng)渠道、運輸方式等等。審計人員平時應(yīng)加強這方面的知識積累，做好市場調(diào)查，通過親臨市場、電話查詢以及網(wǎng)上詢價等途徑，了解各種物資材料的來源和供銷價格，并建立對應(yīng)的市場信息庫。

2.充分運用信息化管理手段。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需大宗物資的采購，一般具有重復(fù)性，其結(jié)果可以為以后的物資采購提供參考。事先將歷次采購物資的價格、數(shù)量、供應(yīng)商、合同訂單號等情況按物料編碼存入計算機系統(tǒng)，審計采購合同時，可及時從計算機中得到該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應(yīng)商、訂單號及審核日期等情況。審計人員可在此基礎(chǔ)上，結(jié)合市場變化情況，估算現(xiàn)階段合理的采購價格，并與合同價格進行對比，以保證工作質(zhì)量，提高審計效率。

3.加強對招標過程的審查監(jiān)督。通常情況下，企業(yè)小量、小額采購業(yè)務(wù)由企業(yè)自購，批量、大額采購進行公開招標，審計人員應(yīng)重點審查招標程序是否合法，操作是否規(guī)范；審查招標文件中對投標方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以及采購物資數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、付款方式等重要內(nèi)容。

三、對合同條款的審計

1.對合同內(nèi)容的審計。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存管理辦法、合同管理審批程序等要求，對采購合同內(nèi)容的合法性、真實性、有效性及可行性進行嚴格審查。首先檢查合同是否違反國家的法律法規(guī)，違反法律法規(guī)的合同自簽訂起就是無效合同，不受法律保護；合同是否以真實的經(jīng)濟交易為基礎(chǔ)；合同是否有缺陷、是否遺漏必要條款、是否存在不利條款；合同是否可行、是否顯失公平等。

2.對合同條款的審計?！逗贤ā分幸?guī)定了購銷合同的必備條款，對這些條款應(yīng)逐項進行審計。

① 當(dāng)事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權(quán)利和義務(wù)的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位、營業(yè)執(zhí)照名稱是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致，住址是否與營業(yè)執(zhí)照公司登記的法定地址一致。② 標的。。重點審查合同標的物資是否與公司按計劃要實施采購的物資相符，型號及規(guī)格是否準確、齊全。③數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任大小的關(guān)鍵條款。應(yīng)重點審查合同上是否清楚具體地寫明了確切的數(shù)量及計量單位，質(zhì)量要求要明確執(zhí)行的是國家標準、行業(yè)標準、技術(shù)標準等。④ 價款或報酬。該條款是采購合同的核心條款。實行招標采購的，應(yīng)重點審查采購合同價格是否為中標價格，是否為一口價；非招標采購的，應(yīng)審查價格是否進行過市場調(diào)查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價，是否包括運費、裝卸費等相關(guān)費用。⑤結(jié)算方式及期限。審查采購合同是否明確結(jié)算方式和付款期限，是否符合有關(guān)結(jié)算規(guī)定，如大額資金收支不能以現(xiàn)金結(jié)算。付款期限應(yīng)明確是一次性付款，還是分期付款，是否預(yù)留一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金返還的最后期限等。⑥交付標的物的方式、時間、地點。審查采購合同是否明確了交貨方式、交貨時間、交貨地點。⑦驗收標準、方法、地點及期限。審查驗收標準是否明確，是用國家標準、行業(yè)標準還是技術(shù)標準；是在賣方現(xiàn)場驗收還是到貨后在買方驗收；是否約定了驗收期限的違約責(zé)任及解決辦法。審查合同的違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍、賠償方式等；解決爭議的方式是否確定，如協(xié)商、仲裁，還是訴訟，首選法院是哪家。

四、合同執(zhí)行情況及變更情況的審計

審查合同的實際履行情況，是否存在不執(zhí)行或執(zhí)行不完全的合同，分析原因，以利于企業(yè)盡快采取措施，將合同損失降到最低，也為企業(yè)將來簽訂采購合同提供經(jīng)驗教訓(xùn)；審查合同的變更情況，變更理由是否真實、合理，變更合同是否采用了書面形式，是否履行了變更批準、審簽手續(xù)等。

(一)審“該不該買”，即對采購計劃進行源頭控制。

要審查采購計劃是否合理，審批程序是否健全。采購計劃不合理，會造成資源浪費，影響企業(yè)預(yù)期收益。首先各生產(chǎn)分廠應(yīng)申報需求計劃，經(jīng)本廠領(lǐng)導(dǎo)審批；業(yè)務(wù)主管部門在分廠需求計劃基礎(chǔ)上，與庫存定額掛鉤，結(jié)合實際情況，確定需求計劃，對多報的計劃予以核減，編報物資采購計劃，并報本部門領(lǐng)導(dǎo)審批和審計部備案。

(二)審“怎么買”，即對采購時間的審查。

企業(yè)要充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，主管業(yè)務(wù)部門應(yīng)對采購計劃進行分類、合并，以大批量采購質(zhì)量好、價格低、售后服務(wù)好的物資。實行集中招標采購，采購單價比市場價格有顯著優(yōu)勢，能有效地降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。

(三)審“買誰的”，即對供應(yīng)商的審查。

企業(yè)對供應(yīng)商的選擇應(yīng)制定嚴格的標準，將遵紀守法、商業(yè)信譽好、經(jīng)營狀況好、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務(wù)好作為選擇供應(yīng)商的條件，保證在支付合理價格的同時，獲得較好的產(chǎn)品質(zhì)量。

1、對新入圍的廠家進行實地考察。

審計部參加聯(lián)合考察組，考察企業(yè)廠容廠貌、生產(chǎn)工藝、工商登記證、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證以及近年來主要經(jīng)營業(yè)績、企業(yè)總資產(chǎn)、實收資本、凈利潤、現(xiàn)金凈流量、資產(chǎn)負債率、固定資產(chǎn)成新率等方面。聯(lián)合考察組在考察的基礎(chǔ)上，寫出考察報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理合格供應(yīng)商資格認定手續(xù)，增加到供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中。對合格供應(yīng)商實行動態(tài)管理，每年審核，按照經(jīng)營狀況、資質(zhì)信譽、售后服務(wù)進行三級認定，優(yōu)勝劣汰，對優(yōu)秀的供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系，穩(wěn)定供應(yīng)主渠道，為實現(xiàn)物資采購質(zhì)優(yōu)價廉目標奠定基礎(chǔ)。

2、對招投標全過程進行審計監(jiān)督。

對招標過程的審查主要是為了防止開標過程中的“暗箱”操作，以維護公開、公平、公正競爭的原則。審計部門主要是對招標文件和評議標準進行審查，看是否有漏項、表達不清和不合理的事項；是否存在責(zé)任不清的事項和與法律法規(guī)不一致的事項；招標程序是否規(guī)范，開標前是否已召開招標預(yù)備會，投標書是否密封并在騎縫處加蓋投標單位印章，投標函是否加蓋印章。企業(yè)法人委托代理人是否有合法、有效的委托書，投標函關(guān)鍵內(nèi)容是否清晰并按招標書要求投標，是否存在招標者內(nèi)定中標單位或向投標者泄露標底等違規(guī)行為。

(四)審“合同”，即對合同簽訂的合法性、規(guī)范性、效益性進行審查。

合同標的物是否明確。標的物數(shù)量、質(zhì)量是否明確，規(guī)格、型號填寫是否完整、正確，質(zhì)量標準、技術(shù)要求是否明確，對常用物資，占生產(chǎn)成本比重較大的物資采購計劃進行審核。物資供應(yīng)部門應(yīng)實行定額管理，合理確定庫存，編制年度、季度、月度采購計劃，并經(jīng)主管部門批準后執(zhí)行采購，目的是在保證生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)上，防止積壓浪費，加速資金周轉(zhuǎn)。審計部建立物資采購臺賬，嚴格按照審批后的采購計劃審計，對超計劃采購要求退回。價款的審計。標的物價格是否按招標結(jié)果簽訂，招標結(jié)果的有關(guān)手續(xù)、資料是否完整齊全；相關(guān)的運費、保險費等費用負擔(dān)是否明確；是否明確預(yù)付款進度及結(jié)算辦法，支付預(yù)付款是否要求供應(yīng)商提供與預(yù)付款同等金額的銀行保函，最大限度地降低采購風(fēng)險。合同履行期限、地點、驗收方法是否明確具體，合同雙方單位名稱等資料是否明確，完整。明確雙方的違約責(zé)任，提高合同的約束力和嚴肅性，保證合同的履約率。

(五)對“驗收和結(jié)算”的跟蹤審計。

這是一個不容忽視的環(huán)節(jié)，它關(guān)系到整個采購活動的成敗。有的供應(yīng)商以合理價格中標后，在供貨時采用偷工減料、以次充好、降低配置水平、降低服務(wù)質(zhì)量等手段。牟取不正當(dāng)利益。企業(yè)驗收、質(zhì)檢部門管理混亂，個別人員思想不堅定，也給不法供應(yīng)商以可乘之機，使企業(yè)蒙受損失。要對采購物資的驗收、結(jié)算環(huán)節(jié)進行必要的抽查，進行跟蹤審計，確保合同履行。主要抽查以下內(nèi)容：入庫驗收標的物數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同規(guī)定，與供應(yīng)商的資金結(jié)算是否按合同執(zhí)行，合同規(guī)定需留質(zhì)量保證金的是否按規(guī)定留存等。2100433B

材料采購合同合法性審計是法律名詞。

材料采購合同合法性審計是指對材料采購合同的簽訂、合同內(nèi)容及合同的執(zhí)行是否合法所進行的審計。審計的內(nèi)容主要是：（1）合同是否嚴格遵守國家有關(guān)方針、政策和法令；（2）簽訂合同雙方當(dāng)事人是否具有法人資格，合同的簽訂是否符合法定手續(xù)，有無虛假、偽造、欺騙等行為；（3）結(jié)算辦法是否符合政策、制度和法令的要求，是否遵守結(jié)算紀律、價格政策和財經(jīng)紀律，有無用大量現(xiàn)金支付或亂提價的現(xiàn)象；（4）履約保證和違約責(zé)任是否明確；（5）供貨單位無供應(yīng)能力而是轉(zhuǎn)手倒賣，買空賣空，從中非法牟利，經(jīng)辦人員與對方有意串通，收取回扣，騙取貨款或索賄受賄，訂購質(zhì)次價高的材料；（6）違反價格政策，損公肥私，以高于國家規(guī)定的價格與集體或個體簽訂合同等。 2100433B

材料采購合同合理性審計是指在檢查材料采購合同合法性的基礎(chǔ)上從經(jīng)濟效益和履約保證兩方面來對其合理性進行審計。審計的主要內(nèi)容是：（1）審查合同所訂購材料的品種、規(guī)格和質(zhì)量是否是生產(chǎn)經(jīng)營所必需；（2）審查每次的材料供應(yīng)量是否具有最低的采購費用和倉儲成本，是否是在保證生產(chǎn)經(jīng)營需要的前提下使儲備資金占用額最低；（3）審查供應(yīng)單位的地點與運輸條件，是否舍近求遠，能否保證運輸；（4）審查供應(yīng)單位的供貨能力能否保證履行合同，合同確定的違約責(zé)任是否保護了企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益。 2100433B

材料采購合同審計是指對企業(yè)為購買材料而與供貨單位簽訂的合同進行的審計。審查的主要內(nèi)容是：（1）查明同的內(nèi)容是否合法，合同的條款是否明確，合同簽訂的手續(xù)是否完備；（2）查核供貨單位是否具備履行合同的可靠條件；（3）企業(yè)是否根據(jù)實際需要和規(guī)定簽訂采購合同；（1）是否明確規(guī)定了訂購材料的數(shù)量、質(zhì)量以及價格、包裝和驗收標準；（5）是否明確規(guī)定了交貨日期、交貨方式和結(jié)算方式；（6）審查合同簽訂手續(xù)是否完備，合同雙方是切實履行所規(guī)定的條款，合同是否明確規(guī)定了違約責(zé)任及其處理辦法。 2100433B