采購(gòu)合同審計(jì)建議

(一)審“該不該買(mǎi)”，即對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行源頭控制。

要審查采購(gòu)計(jì)劃是否合理，審批程序是否健全。采購(gòu)計(jì)劃不合理，會(huì)造成資源浪費(fèi)，影響企業(yè)預(yù)期收益。首先各生產(chǎn)分廠應(yīng)申報(bào)需求計(jì)劃，經(jīng)本廠領(lǐng)導(dǎo)審批；業(yè)務(wù)主管部門(mén)在分廠需求計(jì)劃基礎(chǔ)上，與庫(kù)存定額掛鉤，結(jié)合實(shí)際情況，確定需求計(jì)劃，對(duì)多報(bào)的計(jì)劃予以核減，編報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批和審計(jì)部備案。

(二)審“怎么買(mǎi)”，即對(duì)采購(gòu)時(shí)間的審查。

企業(yè)要充分發(fā)揮集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，主管業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行分類(lèi)、合并，以大批量采購(gòu)質(zhì)量好、價(jià)格低、售后服務(wù)好的物資。實(shí)行集中招標(biāo)采購(gòu)，采購(gòu)單價(jià)比市場(chǎng)價(jià)格有顯著優(yōu)勢(shì)，能有效地降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。

(三)審“買(mǎi)誰(shuí)的”，即對(duì)供應(yīng)商的審查。

企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的選擇應(yīng)制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，將遵紀(jì)守法、商業(yè)信譽(yù)好、經(jīng)營(yíng)狀況好、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務(wù)好作為選擇供應(yīng)商的條件，保證在支付合理價(jià)格的同時(shí)，獲得較好的產(chǎn)品質(zhì)量。

1、對(duì)新入圍的廠家進(jìn)行實(shí)地考察。

審計(jì)部參加聯(lián)合考察組，考察企業(yè)廠容廠貌、生產(chǎn)工藝、工商登記證、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、銀行開(kāi)戶(hù)許可證以及近年來(lái)主要經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、企業(yè)總資產(chǎn)、實(shí)收資本、凈利潤(rùn)、現(xiàn)金凈流量、資產(chǎn)負(fù)債率、固定資產(chǎn)成新率等方面。聯(lián)合考察組在考察的基礎(chǔ)上，寫(xiě)出考察報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理合格供應(yīng)商資格認(rèn)定手續(xù)，增加到供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中。對(duì)合格供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，每年審核，按照經(jīng)營(yíng)狀況、資質(zhì)信譽(yù)、售后服務(wù)進(jìn)行三級(jí)認(rèn)定，優(yōu)勝劣汰，對(duì)優(yōu)秀的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系，穩(wěn)定供應(yīng)主渠道，為實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。

2、對(duì)招投標(biāo)全過(guò)程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。

對(duì)招標(biāo)過(guò)程的審查主要是為了防止開(kāi)標(biāo)過(guò)程中的“暗箱”操作，以維護(hù)公開(kāi)、公平、公正競(jìng)爭(zhēng)的原則。審計(jì)部門(mén)主要是對(duì)招標(biāo)文件和評(píng)議標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查，看是否有漏項(xiàng)、表達(dá)不清和不合理的事項(xiàng)；是否存在責(zé)任不清的事項(xiàng)和與法律法規(guī)不一致的事項(xiàng)；招標(biāo)程序是否規(guī)范，開(kāi)標(biāo)前是否已召開(kāi)招標(biāo)預(yù)備會(huì)，投標(biāo)書(shū)是否密封并在騎縫處加蓋投標(biāo)單位印章，投標(biāo)函是否加蓋印章。企業(yè)法人委托代理人是否有合法、有效的委托書(shū)，投標(biāo)函關(guān)鍵內(nèi)容是否清晰并按招標(biāo)書(shū)要求投標(biāo)，是否存在招標(biāo)者內(nèi)定中標(biāo)單位或向投標(biāo)者泄露標(biāo)底等違規(guī)行為。

(四)審“合同”，即對(duì)合同簽訂的合法性、規(guī)范性、效益性進(jìn)行審查。

合同標(biāo)的物是否明確。標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量是否明確，規(guī)格、型號(hào)填寫(xiě)是否完整、正確，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求是否明確，對(duì)常用物資，占生產(chǎn)成本比重較大的物資采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核。物資供應(yīng)部門(mén)應(yīng)實(shí)行定額管理，合理確定庫(kù)存，編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，并經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行采購(gòu)，目的是在保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)上，防止積壓浪費(fèi)，加速資金周轉(zhuǎn)。審計(jì)部建立物資采購(gòu)臺(tái)賬，嚴(yán)格按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)，對(duì)超計(jì)劃采購(gòu)要求退回。價(jià)款的審計(jì)。標(biāo)的物價(jià)格是否按招標(biāo)結(jié)果簽訂，招標(biāo)結(jié)果的有關(guān)手續(xù)、資料是否完整齊全；相關(guān)的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等費(fèi)用負(fù)擔(dān)是否明確；是否明確預(yù)付款進(jìn)度及結(jié)算辦法，支付預(yù)付款是否要求供應(yīng)商提供與預(yù)付款同等金額的銀行保函，最大限度地降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。合同履行期限、地點(diǎn)、驗(yàn)收方法是否明確具體，合同雙方單位名稱(chēng)等資料是否明確，完整。明確雙方的違約責(zé)任，提高合同的約束力和嚴(yán)肅性，保證合同的履約率。

(五)對(duì)“驗(yàn)收和結(jié)算”的跟蹤審計(jì)。

這是一個(gè)不容忽視的環(huán)節(jié)，它關(guān)系到整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的成敗。有的供應(yīng)商以合理價(jià)格中標(biāo)后，在供貨時(shí)采用偷工減料、以次充好、降低配置水平、降低服務(wù)質(zhì)量等手段。牟取不正當(dāng)利益。企業(yè)驗(yàn)收、質(zhì)檢部門(mén)管理混亂，個(gè)別人員思想不堅(jiān)定，也給不法供應(yīng)商以可乘之機(jī)，使企業(yè)蒙受損失。要對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、結(jié)算環(huán)節(jié)進(jìn)行必要的抽查，進(jìn)行跟蹤審計(jì)，確保合同履行。主要抽查以下內(nèi)容：入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同規(guī)定，與供應(yīng)商的資金結(jié)算是否按合同執(zhí)行，合同規(guī)定需留質(zhì)量保證金的是否按規(guī)定留存等。2100433B

一、合同主體審計(jì)

合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證采購(gòu)合同的有效性、合法性，避免因簽訂無(wú)效合同造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，必須對(duì)合同主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、履約能力等進(jìn)行審計(jì)。

1.審查簽訂合同的主體。重點(diǎn)審查供貨方是否為依法登記的企業(yè)法人，審查供貨方提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照(要求企業(yè)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件)，確認(rèn)供貨方是否為法人企業(yè)，避免與不能獨(dú)立享有經(jīng)濟(jì)權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的、不具備法定條件的公司職能部門(mén)、分公司簽訂合同。審查企業(yè)最近一期在工商部門(mén)的年檢情況，是否及時(shí)年檢；企業(yè)營(yíng)業(yè)期限是否已經(jīng)過(guò)期或即將到期。

2.審查供貨方經(jīng)營(yíng)范圍。重點(diǎn)審查營(yíng)業(yè)執(zhí)照注明的經(jīng)營(yíng)范圍是否包括合同標(biāo)的，是否超出了在工商行政管理部門(mén)登記注冊(cè)的范圍。

3.審查供貨方有無(wú)履約能力。審查供貨方提供的各種資質(zhì)文件，關(guān)注各種資質(zhì)的取得日期、到期期限及業(yè)務(wù)主管部門(mén)的年檢情況；審查企業(yè)的年度財(cái)務(wù)報(bào)告，了解資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)人員狀況、生產(chǎn)能力及上一年度生產(chǎn)供應(yīng)情況、庫(kù)存狀況，判斷供貨方的履約能力；適當(dāng)審查企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債情況，了解企業(yè)的償債能力。

4.審查授權(quán)委托代理人的代理資格是否合法。審查授權(quán)代理書(shū)是否經(jīng)公司法人授權(quán)批準(zhǔn)，授權(quán)書(shū)是否簽章齊全，提供證明身份的有效證件是否與授權(quán)人及被授權(quán)人相符。

二、合同簽訂前進(jìn)行招標(biāo)比價(jià)審計(jì)

1.注重對(duì)價(jià)格信息的收集。采購(gòu)合同審計(jì)不僅需要一般的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)、基本審計(jì)取證方法，也要求審計(jì)人員掌握采購(gòu)物資的市場(chǎng)供需變化、價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)、供應(yīng)渠道、運(yùn)輸方式等等。審計(jì)人員平時(shí)應(yīng)加強(qiáng)這方面的知識(shí)積累，做好市場(chǎng)調(diào)查，通過(guò)親臨市場(chǎng)、電話查詢(xún)以及網(wǎng)上詢(xún)價(jià)等途徑，了解各種物資材料的來(lái)源和供銷(xiāo)價(jià)格，并建立對(duì)應(yīng)的市場(chǎng)信息庫(kù)。

2.充分運(yùn)用信息化管理手段。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需大宗物資的采購(gòu)，一般具有重復(fù)性，其結(jié)果可以為以后的物資采購(gòu)提供參考。事先將歷次采購(gòu)物資的價(jià)格、數(shù)量、供應(yīng)商、合同訂單號(hào)等情況按物料編碼存入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，審計(jì)采購(gòu)合同時(shí)，可及時(shí)從計(jì)算機(jī)中得到該物料以前已采購(gòu)批次的采購(gòu)日期、價(jià)格、供應(yīng)商、訂單號(hào)及審核日期等情況。審計(jì)人員可在此基礎(chǔ)上，結(jié)合市場(chǎng)變化情況，估算現(xiàn)階段合理的采購(gòu)價(jià)格，并與合同價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，以保證工作質(zhì)量，提高審計(jì)效率。

3.加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)過(guò)程的審查監(jiān)督。通常情況下，企業(yè)小量、小額采購(gòu)業(yè)務(wù)由企業(yè)自購(gòu)，批量、大額采購(gòu)進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)，審計(jì)人員應(yīng)重點(diǎn)審查招標(biāo)程序是否合法，操作是否規(guī)范；審查招標(biāo)文件中對(duì)投標(biāo)方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以及采購(gòu)物資數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、付款方式等重要內(nèi)容。

三、對(duì)合同條款的審計(jì)

1.對(duì)合同內(nèi)容的審計(jì)。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫(kù)存管理辦法、合同管理審批程序等要求，對(duì)采購(gòu)合同內(nèi)容的合法性、真實(shí)性、有效性及可行性進(jìn)行嚴(yán)格審查。首先檢查合同是否違反國(guó)家的法律法規(guī)，違反法律法規(guī)的合同自簽訂起就是無(wú)效合同，不受法律保護(hù)；合同是否以真實(shí)的經(jīng)濟(jì)交易為基礎(chǔ)；合同是否有缺陷、是否遺漏必要條款、是否存在不利條款；合同是否可行、是否顯失公平等。

2.對(duì)合同條款的審計(jì)。《合同法》中規(guī)定了購(gòu)銷(xiāo)合同的必備條款，對(duì)這些條款應(yīng)逐項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)。

① 當(dāng)事人雙方名稱(chēng)或姓名和住址。該條款是對(duì)合同主體的明確，也是落實(shí)合同權(quán)利和義務(wù)的前提。主要審查合同單位名稱(chēng)與中標(biāo)單位、營(yíng)業(yè)執(zhí)照名稱(chēng)是否一致，與所加蓋的合同專(zhuān)用章名稱(chēng)是否一致，住址是否與營(yíng)業(yè)執(zhí)照公司登記的法定地址一致。② 標(biāo)的。。重點(diǎn)審查合同標(biāo)的物資是否與公司按計(jì)劃要實(shí)施采購(gòu)的物資相符，型號(hào)及規(guī)格是否準(zhǔn)確、齊全。③數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任大小的關(guān)鍵條款。應(yīng)重點(diǎn)審查合同上是否清楚具體地寫(xiě)明了確切的數(shù)量及計(jì)量單位，質(zhì)量要求要明確執(zhí)行的是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。④ 價(jià)款或報(bào)酬。該條款是采購(gòu)合同的核心條款。實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)的，應(yīng)重點(diǎn)審查采購(gòu)合同價(jià)格是否為中標(biāo)價(jià)格，是否為一口價(jià)；非招標(biāo)采購(gòu)的，應(yīng)審查價(jià)格是否進(jìn)行過(guò)市場(chǎng)調(diào)查、詢(xún)價(jià)、比價(jià)，價(jià)格是否含稅，是否高于市場(chǎng)價(jià)，是否包括運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。⑤結(jié)算方式及期限。審查采購(gòu)合同是否明確結(jié)算方式和付款期限，是否符合有關(guān)結(jié)算規(guī)定，如大額資金收支不能以現(xiàn)金結(jié)算。付款期限應(yīng)明確是一次性付款，還是分期付款，是否預(yù)留一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金返還的最后期限等。⑥交付標(biāo)的物的方式、時(shí)間、地點(diǎn)。審查采購(gòu)合同是否明確了交貨方式、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)。⑦驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法、地點(diǎn)及期限。審查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否明確，是用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；是在賣(mài)方現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收還是到貨后在買(mǎi)方驗(yàn)收；是否約定了驗(yàn)收期限的違約責(zé)任及解決辦法。審查合同的違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍、賠償方式等；解決爭(zhēng)議的方式是否確定，如協(xié)商、仲裁，還是訴訟，首選法院是哪家。

四、合同執(zhí)行情況及變更情況的審計(jì)

審查合同的實(shí)際履行情況，是否存在不執(zhí)行或執(zhí)行不完全的合同，分析原因，以利于企業(yè)盡快采取措施，將合同損失降到最低，也為企業(yè)將來(lái)簽訂采購(gòu)合同提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；審查合同的變更情況，變更理由是否真實(shí)、合理，變更合同是否采用了書(shū)面形式，是否履行了變更批準(zhǔn)、審簽手續(xù)等。

采購(gòu)合同審計(jì)是對(duì)采購(gòu)合同的合法性、完整性和有效性等所進(jìn)行的審計(jì)。

材料采購(gòu)合同合法性審計(jì)是法律名詞。

材料采購(gòu)合同合法性審計(jì)是指對(duì)材料采購(gòu)合同的簽訂、合同內(nèi)容及合同的執(zhí)行是否合法所進(jìn)行的審計(jì)。審計(jì)的內(nèi)容主要是：（1）合同是否嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)方針、政策和法令；（2）簽訂合同雙方當(dāng)事人是否具有法人資格，合同的簽訂是否符合法定手續(xù)，有無(wú)虛假、偽造、欺騙等行為；（3）結(jié)算辦法是否符合政策、制度和法令的要求，是否遵守結(jié)算紀(jì)律、價(jià)格政策和財(cái)經(jīng)紀(jì)律，有無(wú)用大量現(xiàn)金支付或亂提價(jià)的現(xiàn)象；（4）履約保證和違約責(zé)任是否明確；（5）供貨單位無(wú)供應(yīng)能力而是轉(zhuǎn)手倒賣(mài)，買(mǎi)空賣(mài)空，從中非法牟利，經(jīng)辦人員與對(duì)方有意串通，收取回扣，騙取貨款或索賄受賄，訂購(gòu)質(zhì)次價(jià)高的材料；（6）違反價(jià)格政策，損公肥私，以高于國(guó)家規(guī)定的價(jià)格與集體或個(gè)體簽訂合同等。 2100433B

材料采購(gòu)合同合理性審計(jì)是指在檢查材料采購(gòu)合同合法性的基礎(chǔ)上從經(jīng)濟(jì)效益和履約保證兩方面來(lái)對(duì)其合理性進(jìn)行審計(jì)。審計(jì)的主要內(nèi)容是：（1）審查合同所訂購(gòu)材料的品種、規(guī)格和質(zhì)量是否是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必需；（2）審查每次的材料供應(yīng)量是否具有最低的采購(gòu)費(fèi)用和倉(cāng)儲(chǔ)成本，是否是在保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的前提下使儲(chǔ)備資金占用額最低；（3）審查供應(yīng)單位的地點(diǎn)與運(yùn)輸條件，是否舍近求遠(yuǎn)，能否保證運(yùn)輸；（4）審查供應(yīng)單位的供貨能力能否保證履行合同，合同確定的違約責(zé)任是否保護(hù)了企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益。 2100433B

材料采購(gòu)合同審計(jì)是指對(duì)企業(yè)為購(gòu)買(mǎi)材料而與供貨單位簽訂的合同進(jìn)行的審計(jì)。審查的主要內(nèi)容是：（1）查明同的內(nèi)容是否合法，合同的條款是否明確，合同簽訂的手續(xù)是否完備；（2）查核供貨單位是否具備履行合同的可靠條件；（3）企業(yè)是否根據(jù)實(shí)際需要和規(guī)定簽訂采購(gòu)合同；（1）是否明確規(guī)定了訂購(gòu)材料的數(shù)量、質(zhì)量以及價(jià)格、包裝和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；（5）是否明確規(guī)定了交貨日期、交貨方式和結(jié)算方式；（6）審查合同簽訂手續(xù)是否完備，合同雙方是切實(shí)履行所規(guī)定的條款，合同是否明確規(guī)定了違約責(zé)任及其處理辦法。 2100433B