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系統(tǒng)包括10大功能:

1、文檔在線瀏覽和編輯

支持多種不同文檔格式的在線閱讀的文檔格式，包括:OFFICE文檔、AutoCAD、視頻、音頻以及多種圖形文件，用戶無(wú)需下載文檔即可直接閱讀文檔內(nèi)容，也可以在不安裝相應(yīng)的應(yīng)用軟件的情況下實(shí)現(xiàn)文件的在線預(yù)覽。該功能方便局域網(wǎng)外異地人員的資料閱覽。

2、文檔權(quán)限管控

對(duì)于文檔的使用者而言，其角色不同，對(duì)文檔的操作也不通。紫光慧圖文檔管理系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限管理可以確保文檔被正確的用戶操作，系統(tǒng)可以對(duì)文件夾、單個(gè)文件進(jìn)行用戶/部門級(jí)的操作權(quán)限設(shè)置，操作包括:只讀、編輯、打印、下載、上傳以及過(guò)期時(shí)間等。系統(tǒng)授權(quán)模式分為分機(jī)授權(quán)和文件授權(quán)兩種模式。

3、文檔安全控制、機(jī)密文檔防擴(kuò)散

文檔管控系統(tǒng)的安全控制防擴(kuò)散模塊用于保護(hù)企事業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙等一切機(jī)密信息化數(shù)據(jù)不外泄。不進(jìn)可以設(shè)置權(quán)限的過(guò)期時(shí)間，也可以限制文檔的拷貝、粘貼、限制截屏和其他屏幕錄制軟件;同時(shí)也可以對(duì)文檔服務(wù)器的文檔進(jìn)行加密，經(jīng)加密的文檔脫離系統(tǒng)環(huán)境即可失效。

4、文檔歷史版本管控

文控管理平臺(tái)提供了非常完善的文檔版本控制機(jī)制，通過(guò)文檔版本歷史記錄，用戶可以根據(jù)相關(guān)內(nèi)容管理需求來(lái)實(shí)施特定的版本管理機(jī)制，用戶每次對(duì)文檔的修改都會(huì)在版本管理中心形成一個(gè)特定記錄;通過(guò)簽入/簽出，用戶可以鎖定文檔以防文檔被不適當(dāng)修改;用戶也能夠根據(jù)實(shí)際需求將文檔恢復(fù)到以往的任何版本，并可以按文檔管理規(guī)則不需要的過(guò)期文檔版本。

5、快速查詢及全文檢索

系統(tǒng)提供模糊查詢、組合查詢、快速定位等多種檢索方式，并支持全文內(nèi)容檢索，可以文中的任何內(nèi)容作為檢索條件，快速查找目標(biāo); 例如可以對(duì)文件夾/文件的名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間等所有屬性進(jìn)行查詢。

6、元數(shù)據(jù)策略

在保留文檔的標(biāo)題、描述、作者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)外，為適應(yīng)客戶不斷變化的需求。用戶可對(duì)文檔增加特殊的屬性，以對(duì)文檔的補(bǔ)充說(shuō)明。同時(shí)這些屬性可以用于文檔的搜索。

7、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表

系統(tǒng)提供兩種統(tǒng)計(jì)分析:對(duì)知識(shí)資源的分析、用戶訪問(wèn)情況分析;能夠分析出文檔的使用情況、文件的大小排名、各月訪問(wèn)情況變化等。即可以列表形式展現(xiàn)，也可用各種圖表示(比如:柱狀圖、餅圖等)

8、文檔操作可追溯性

系統(tǒng)操作日志能夠記錄文檔在使用生命中的每一個(gè)動(dòng)作，包括用戶對(duì)文檔的操作行為、操作者、操作日期及時(shí)間。當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生問(wèn)題時(shí)，可通過(guò)日志分析以查明真正發(fā)生原因，可用來(lái)追蹤泄密渠道，也可用作電子取證。同時(shí)，系統(tǒng)管理員的操作也會(huì)被完整記錄下來(lái)，監(jiān)督員可以進(jìn)行查詢和分析。

9、協(xié)同工作，內(nèi)嵌工作流引擎

系統(tǒng)具有圖形化工作流體系，提供強(qiáng)大的業(yè)務(wù)工作流支持能力，可以對(duì)文檔的借閱申請(qǐng)與發(fā)放，上傳文檔的審批、監(jiān)控、分析、改進(jìn)提供了全面的支持。

10、文檔掃描及圖像識(shí)別OCR

能配合多種文件掃描儀，支持TWAIN、ISIS接口，提供多功能版面顯示--可以一版、二版、四版或八版同時(shí)顯示，對(duì)掃描的圖像可進(jìn)行傾斜校正、斷字修補(bǔ)、清除雜點(diǎn)、反白、智能剪裁等處理。

圖像識(shí)別(OCR)提供自動(dòng)識(shí)別處理:系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)JPG、BMP等常用圖像資源的動(dòng)態(tài)監(jiān)視，自動(dòng)進(jìn)行識(shí)別轉(zhuǎn)換。