政府采購檔案

政府采購可謂是一項龐大的系統(tǒng)工程，全面貫徹落實《政府采購法》，積極推行政府采購制度，需要做好政府采購的各項工作，其中做好政府采購檔案的管理，是做好政府采購系統(tǒng)工程中必不可少的一項重要工作。由于我國推行政府采購制度時間還不是很長，今年初才正式步入法制化管理的軌道。時至目前，其采購文檔的采編、保管尚不盡統(tǒng)一規(guī)范，使之在處理采購質(zhì)疑、投訴時，難以拿出一份能夠完整地體現(xiàn)采購工作“公開、公平、公正、誠信”性原則立場的采購檔案為依據(jù)。由此可見，各級政府采購機(jī)構(gòu)必須緊緊圍繞政府采購文件的形成規(guī)律，嚴(yán)格遵循“保存從寬，銷毀從嚴(yán)”、“孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)”和“保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價值、便于保管和利用”的原則，全方位、多層面、真實記錄和反映政府采購活動全過程，最大限度地確保政府采購檔案資料齊全完整。依照《政府采購法》規(guī)定，政府采購檔案保存期限應(yīng)從每個采購項目結(jié)束之日起至少保存15年。對價值高、規(guī)模大、性能復(fù)雜的采購項目的采購檔案，還應(yīng)視情況確定延長其采購文檔的保存期限。依此全面貫徹落實《政府采購法》、《檔案法》，為與WTO《政府采購協(xié)議》接軌奠定堅實的基礎(chǔ)。由此可見，此舉對于真正意義上的規(guī)范政府采購行為來講，不僅具有廣泛地現(xiàn)實意義且尚有深遠(yuǎn)的歷史意義。

1．專業(yè)性強(qiáng)。政府采購會計檔案是各單位會計檔案、會計核算的新內(nèi)容，是與經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的。其內(nèi)容直接反映各項采購業(yè)務(wù)，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

2．覆蓋面廣。只要采購人有公用支出、專項支出形成的采購業(yè)務(wù)，并進(jìn)行獨(dú)立核算的，都會形成政府采購會計檔案。如政府采購支付資金請撥單、政府采購計劃審批表、政府采購驗收單、發(fā)票等復(fù)印件應(yīng)與招標(biāo)文件、中標(biāo)的投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、評標(biāo)報告、采購合同等一起裝訂成冊進(jìn)行備案管理。

3．有客觀性、實證性與反腐倡廉等特點(diǎn)。政府采購檔案在其形成過程中，主要是對采購活動及其財務(wù)收支進(jìn)行價值量的記錄和描述，以規(guī)定的指標(biāo)體系記錄經(jīng)濟(jì)活動，以記錄反映采購活動及其財務(wù)收支的質(zhì)的變化。

4．政府采購檔案受國家商業(yè)秘密的保護(hù)。

(一)專業(yè)人員缺乏，管理質(zhì)量差，層次低

檔案管理是一項專業(yè)知識極強(qiáng)工作，目前很多采購代理機(jī)構(gòu)檔案員管理大多身兼數(shù)職，由于專業(yè)人員少，素質(zhì)低下，檔案管理充其量僅是資料的集中堆放，卷內(nèi)目錄編輯混亂，整理次序前后顛倒，甚至多人參與卷內(nèi)目標(biāo)編寫，標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一。資料收集不全，保密性、安全性堪憂，使用功能、實證功能、原始記錄性功能未得充分體現(xiàn)。有的采購支付手續(xù)還沒有結(jié)束，有關(guān)合同等資料已經(jīng)丟失等。有些單位已經(jīng)參與了政府采購，但在會計相關(guān)憑證里沒有反映政府采購的任何手續(xù)。還有個別自行組織招標(biāo)的單位或個別的采購代理機(jī)構(gòu)，由于暗箱操作等原因，人為破壞、丟失政府采購活動中相關(guān)會計檔案資料，銷毀采購活動記錄。一些采購人和代理機(jī)構(gòu)在辦理采購項目時，不注重采購活動記錄，不及時準(zhǔn)確地記錄，有的只對開標(biāo)等活動現(xiàn)場情況進(jìn)行記錄，對采購項目的資金安排、使用非招標(biāo)方式原因等前期活動未做記錄，對確定中標(biāo)人原因、合同價格等采購后期的活動情況亦未做記錄。有的采購代理機(jī)構(gòu)沒有明確專門人員負(fù)責(zé)記錄。有主持人兼記錄的，有公證員兼記錄的，有監(jiān)管人員兼記錄的，有的采購活動記錄出現(xiàn)多個筆跡，誰有空閑誰記錄。更有一些別有用心的人偽造、變造采購活動記錄。

(二)保存主體不明確

《政府采購法》規(guī)定，保存主體是采購人和采購代理機(jī)構(gòu)，但實際工作中，大都由采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保存。

(三)管理設(shè)施缺乏

有的代理機(jī)構(gòu)沒有獨(dú)立的檔案室，采購資料存放雜亂，有的雖有檔案室，但容量較小，環(huán)境不好，只有簡易的可移動的檔案柜，未能合理設(shè)立檔案密集架，處在一種簡單的資料堆積階段。很多地方檔案管理資料未能輸入電腦，手工操作居多。檔案收集工作不嚴(yán)密，造成關(guān)鍵資料的缺省，檔案文件完整性受損、管理措施的滯后制約了檔案管理手段的創(chuàng)新與升級。

(四)檔案保存范圍過小

會計報表、供應(yīng)商資料以及采購文件資料等三者組成政府采購檔案的主體，但未能實質(zhì)性地進(jìn)入檔案管理范圍。很多采購機(jī)構(gòu)未能真正重視檔案的管理，使得這部分寶貴資料散落在各崗位工作人員手中，給檔案整理的完整性留下了隱患。由于分工的不同，或者出于工作職責(zé)和保密觀念的考慮，個人擁有的檔案資料總偏向于自己管理，沒有存檔意識。而負(fù)責(zé)供應(yīng)商庫的管理人員出于方便工作等目的，總想把資料當(dāng)成私有財產(chǎn)，未考慮到檔案的集體使用功能。

(五)管理方式陳舊，借閱制度混亂

所謂的管理僅是開門送材料，關(guān)門堆資料，沒有借閱登記本或借閱不登記現(xiàn)象屢有發(fā)生，一些招標(biāo)項目的關(guān)鍵性的數(shù)據(jù)與結(jié)論，在評標(biāo)結(jié)束后往往是胡亂地往桌上一堆，增加了許多泄密變數(shù)，且為追查泄密者制造了麻煩與困難。

(六)檔案管理與使用脫節(jié)

檔案具有實證性功能和使用效用，供應(yīng)商投標(biāo)技術(shù)方案描述、技術(shù)參數(shù)，財務(wù)狀況、售后服務(wù)承諾等方面的內(nèi)容對制作標(biāo)書與評分辦法有很強(qiáng)的借鑒作用。政府采購檔案是寶貴的智力資源，供應(yīng)商登記資料是最原始的資質(zhì)水平證明，是對供應(yīng)商履約能力、資信等級、技術(shù)水準(zhǔn)的直接記錄，對投標(biāo)名單確定、中標(biāo)候選人的產(chǎn)生具有一定參考價值。然而一些采購代理機(jī)構(gòu)為了達(dá)到所謂的保密效果，一律不得借閱檔案資料，使可用的檔案成為一堆死材料，造成了檔案資源浪費(fèi)。

政府采購檔案的規(guī)范管理狀況將直接關(guān)系到政府采購工作的質(zhì)量。政府采購檔案要從源頭抓起，建立專門的檔案管理組織，各級政府采購機(jī)構(gòu)應(yīng)選配政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、熱愛檔案管理工作并經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)合格，熟悉政府采購業(yè)務(wù)的人員到檔案管理工作崗位。

已歸檔的檔案，應(yīng)按檔案登記順序放入指定的鐵皮卷柜中，擺放整齊，目錄清楚。采購檔案的保管應(yīng)“以防為主、突出重點(diǎn)、立足長遠(yuǎn)、保證當(dāng)前”。所謂“防”即是要按防火、防霉、防蟲、防鼠、防塵等要求建設(shè)庫房，配備檔案裝具等。要消除各種可能損壞檔案的不利因素，最大限度地延長政府采購檔案載體壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。加強(qiáng)采購檔案的安全管理工作，防止采購檔案采編及保管期間有遺失、涂改、調(diào)換及損壞等情況的發(fā)生。

為保證政府采購檔案的安全、保密、不遺失，必須認(rèn)真執(zhí)行《政府采購文件檔案閱讀、外借保密制度》、《政府采購文件檔案外借程序》等。按審批程序借、查閱的相關(guān)人員對采購檔案內(nèi)容應(yīng)有保密義務(wù)。采購文件中的供應(yīng)商投標(biāo)文件，因涉及供應(yīng)商的商業(yè)機(jī)密，沒有得到有關(guān)方面的許可，不得對外提供。

政府采購檔案的銷毀必須有嚴(yán)格的程序，先由檔案管理人員列出政府采購檔案銷毀清冊和提出意見，報有批準(zhǔn)權(quán)限部門審批，同意銷毀的采購檔案必須到指定的工廠或地點(diǎn)實行監(jiān)銷，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得銷毀。

做好檔案管理既可以縮短政府采購調(diào)研工作，降低政府采購成本，節(jié)約財政支出，同時亦可提高工作效率又能從根本上促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)，全面促進(jìn)政府采購工作的健康發(fā)展。

1．政府采購檔案分類。一是按政府采購的項目范圍分類，可分為貨物、工程、服務(wù)類。二是按政府采購的方式分類?？煞譃楣_招標(biāo)類、邀請招標(biāo)類、競爭性談判類、單一來源采購類、詢價采購類。

2．政府采購檔案內(nèi)容。

(1)采購文件。主要指采購計劃與方式、招標(biāo)文件、開標(biāo)文件、投標(biāo)(報價)文件、評分辦法、前期準(zhǔn)備、評委評標(biāo)、評審文件中標(biāo)資料、合同履約、驗收、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、評估報告、定標(biāo)文件等一系列采購活動過程及各項決策的記錄，它既記載著在政府采購工作執(zhí)行落實《政府采購法》各項條款的情況，又記載著地方各級政府機(jī)關(guān)為推行政府采購制度制定的各項規(guī)定、細(xì)則、方法、政策等，同時它還記載著在政府采購活動過程中，政府采購人員遵循政府采購有關(guān)原則的情況。

(2)采購活動記錄。包括采購項目類別、名稱；采購項目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格；采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因；評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；廢標(biāo)的原因、采購方式的相應(yīng)記載。采購當(dāng)事人對政府采購項目活動記錄應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。

(3)會計檔案。是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料。

(4)供應(yīng)商管理檔案。主要包括各類投標(biāo)供應(yīng)商預(yù)審材料、技術(shù)與商業(yè)資質(zhì)材料、登記的相關(guān)信息、財務(wù)狀況、信譽(yù)技術(shù)等級、供應(yīng)商準(zhǔn)入書面承諾、供應(yīng)商履約情況、相關(guān)業(yè)績情況、不良記錄次數(shù)等，這些材料是對供應(yīng)商進(jìn)行管理與獎懲的最有力證據(jù)。

泰州市財政局關(guān)于印發(fā)《泰州市政府采購檔案管理實施辦法》的通知

為進(jìn)一步加強(qiáng)我市政府采購檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《江蘇省檔案管理條例》、《江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實際，制定《泰州市政府采購檔案管理實施辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

附件：泰州市政府采購檔案管理實施辦法

第一條為加強(qiáng)泰州市政府采購檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《江蘇省檔案管理條例》、《江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條本辦法適用于泰州市內(nèi)各級政府采購監(jiān)管部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購檔案的收集、歸檔、保管、使用和銷毀等活動。

第四條政府采購檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。各級政府采購監(jiān)管部門負(fù)責(zé)本級政府采購檔案工作的管理和監(jiān)督，并接受同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條各級政府采購監(jiān)管部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)政府采購檔案管理，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，便于社會各方面利用，其他政府采購相關(guān)人員都有保護(hù)政府采購檔案的義務(wù)。

第六條政府采購檔案歸檔實行“誰組織、誰負(fù)責(zé)”。采購代理機(jī)構(gòu)組織采購的檔案由采購代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔，其中采購文件、評審報告及供應(yīng)商的采購響應(yīng)文件等相關(guān)資料應(yīng)同時報送采購人存檔備查；

采購人自行組織采購的檔案，由采購人負(fù)責(zé)歸檔；

部門集中采購的檔案由采購人負(fù)責(zé)歸檔，并將有關(guān)評審、合同、驗收及結(jié)算文件報送同級政府采購監(jiān)管部門審核備案。

第七條 政府采購檔案具體包括：

（一）政府采購預(yù)算執(zhí)行文件

1．政府采購預(yù)算表；

2．政府采購計劃申報表和預(yù)算調(diào)整審批表；

3．有關(guān)政府采購預(yù)算和計劃的其他資料。

（二）政府采購前期準(zhǔn)備文件

1．委托代理采購協(xié)議書；

2．核準(zhǔn)采購進(jìn)口產(chǎn)品的相關(guān)審批資料；

3．采購方式變更申請及批復(fù)；

4．采購文件及采購人確認(rèn)記錄，包括評標(biāo)辦法、評標(biāo)細(xì)則、評標(biāo)紀(jì)律等有關(guān)文件、資料；

5．采購公告、資格預(yù)審公告及其變更事項（包括報刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等）；

6．獲取采購文件或資格預(yù)審文件的供應(yīng)商名單登記表；

7．專家咨詢論證會記錄；

8．已發(fā)出采購文件或資格預(yù)審文件的澄清、修改說明和答疑記錄；

9．供應(yīng)商資格審查情況報告；

10．評審專家名單及抽取記錄；

（三）政府采購開標(biāo)文件

1．采購響應(yīng)文件及有關(guān)資料等；

2．在遞交采購響應(yīng)文件截止時間前供應(yīng)商對遞交的采購響應(yīng)文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；

3．采購項目樣品送達(dá)記錄；

4．接受供應(yīng)商投標(biāo)或談判的記錄；

5．開標(biāo)一覽表；

6．開標(biāo)（談判、詢價）過程有關(guān)記錄；

7．開標(biāo)（談判、詢價）過程中其他需要記載的事項。

（四）政府采購評審文件

1．評審專家簽到表及現(xiàn)場監(jiān)督人員簽到表；

2．評審專家評審工作底稿等評審過程記錄；

3．供應(yīng)商的書面澄清記錄；

4．評標(biāo)或談判報告，包括無效供應(yīng)商名單及說明、中標(biāo)（成交）候選供應(yīng)商名單等;

5．經(jīng)監(jiān)督人員簽字的現(xiàn)場監(jiān)督審查記錄；

6．評審過程中其他需要記載的事項。

（五）政府采購中標(biāo)（成交）文件

1．采購人對采購結(jié)果的確認(rèn)意見；

2．中標(biāo)或成交通知書；

3．采購結(jié)果公告（公示）記錄（含報刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等）；

4．公證書；

5．與中標(biāo)（成交）相關(guān)的其他文件資料。

（六）政府采購合同文件

1．政府采購合同；

2．政府采購合同依法補(bǔ)充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄。

（七）政府采購驗收及結(jié)算文件

1．項目驗收記錄；

2．政府采購項目質(zhì)量驗收單或抽查報告等有關(guān)資料；

3．發(fā)票復(fù)印件及附件；

4．其他驗收文件資料。

（八）其他文件

1．供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)；

2．供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)記錄及投訴處理決定等；

3．采購過程中的音像資料；

4．其他需要存檔的資料。

第八條各級政府采購監(jiān)管部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)依法做好政府采購檔案的收集、整理和保管工作，明確檔案管理人員工作職責(zé)并建立崗位責(zé)任制度。

第九條政府采購合同簽訂后三個月內(nèi)或項目竣工驗收后一個月內(nèi)，由項目經(jīng)辦人員或責(zé)任人將該采購項目的全套文件材料進(jìn)行收集整理后移交檔案管理人員歸檔。

第十條政府采購檔案的歸檔要求

（一）內(nèi)容齊全完整；

（二）規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一；

（三）要求是原件的，不可用復(fù)印件替代；

（四）簽名、印鑒手續(xù)齊全，首頁應(yīng)有“政府采購檔案目錄”字樣；

（五）符合國家有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。

第十一條檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，保證政府采購檔案標(biāo)識清晰、保管安全、存放有序、查閱方便。

光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應(yīng)在檔案目錄中統(tǒng)一編號，單獨(dú)保存。

第十二條政府采購檔案按照年度順序編號組卷，卷內(nèi)材料按照政府采購工作流程排列，依次為項目預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行文件、項目采購準(zhǔn)備文件、項目開標(biāo)（談判、詢價）文件、項目評審文件、采購結(jié)果文件、項目采購合同文件、項目驗收文件及其它文件資料。

第十三條政府采購檔案的保存期限按照政府采購法律法規(guī)和檔案管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十四條采購人和采購代理機(jī)構(gòu)因合并、撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購檔案，應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門。

第十五條各級政府采購監(jiān)管部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全政府采購檔案查閱、使用制度。

除法律另有規(guī)定外，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)印或出借政府采購檔案。

第十六條檔案使用者應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換。

第十七條檔案管理人員工作變動，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

第十八條保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按照檔案主管部門及檔案法規(guī)規(guī)定程序和手續(xù)進(jìn)行銷毀。

第十九條采購人和采購代理機(jī)構(gòu)的檔案工作，應(yīng)當(dāng)接受政府采購監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查。

第二十條采購人、采購代理機(jī)構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監(jiān)督管理部門依照《中華人民共和國政府采購法》等法律法規(guī)予以處理處罰。

第二十一條政府采購監(jiān)管部門、采購人和采購代理機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門依照《江蘇省檔案管理條例》等法律法規(guī)予以處理處罰。

（一）將政府采購活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有、拒絕歸檔的；

（二）涂改、損毀檔案的；

（三）檔案管理人員、對檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

第二十二條本辦法自發(fā)行之日起施行。

附件：

注：1、本檔案以公開招標(biāo)為例，其他采購方式的項目檔案可參照本目錄收集、整理歸檔。

2、采購過程中形成的除上述目錄以外的與采購活動和結(jié)果有關(guān)的檔案，也應(yīng)保存。