采購合同審計

一、合同主體審計

合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證采購合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經(jīng)濟損失，必須對合同主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力等進行審計。

1.審查簽訂合同的主體。重點審查供貨方是否為依法登記的企業(yè)法人，審查供貨方提供的營業(yè)執(zhí)照(要求企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本原件)，確認供貨方是否為法人企業(yè)，避免與不能獨立享有經(jīng)濟權利和承擔義務的、不具備法定條件的公司職能部門、分公司簽訂合同。審查企業(yè)最近一期在工商部門的年檢情況，是否及時年檢；企業(yè)營業(yè)期限是否已經(jīng)過期或即將到期。

2.審查供貨方經(jīng)營范圍。重點審查營業(yè)執(zhí)照注明的經(jīng)營范圍是否包括合同標的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍。

3.審查供貨方有無履約能力。審查供貨方提供的各種資質(zhì)文件，關注各種資質(zhì)的取得日期、到期期限及業(yè)務主管部門的年檢情況；審查企業(yè)的年度財務報告，了解資產(chǎn)結構、生產(chǎn)經(jīng)營人員狀況、生產(chǎn)能力及上一年度生產(chǎn)供應情況、庫存狀況，判斷供貨方的履約能力；適當審查企業(yè)的資產(chǎn)負債情況，了解企業(yè)的償債能力。

4.審查授權委托代理人的代理資格是否合法。審查授權代理書是否經(jīng)公司法人授權批準，授權書是否簽章齊全，提供證明身份的有效證件是否與授權人及被授權人相符。

二、合同簽訂前進行招標比價審計

1.注重對價格信息的收集。采購合同審計不僅需要一般的財務會計知識、基本審計取證方法，也要求審計人員掌握采購物資的市場供需變化、價格變動趨勢、供應渠道、運輸方式等等。審計人員平時應加強這方面的知識積累，做好市場調(diào)查，通過親臨市場、電話查詢以及網(wǎng)上詢價等途徑，了解各種物資材料的來源和供銷價格，并建立對應的市場信息庫。

2.充分運用信息化管理手段。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需大宗物資的采購，一般具有重復性，其結果可以為以后的物資采購提供參考。事先將歷次采購物資的價格、數(shù)量、供應商、合同訂單號等情況按物料編碼存入計算機系統(tǒng)，審計采購合同時，可及時從計算機中得到該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應商、訂單號及審核日期等情況。審計人員可在此基礎上，結合市場變化情況，估算現(xiàn)階段合理的采購價格，并與合同價格進行對比，以保證工作質(zhì)量，提高審計效率。

3.加強對招標過程的審查監(jiān)督。通常情況下，企業(yè)小量、小額采購業(yè)務由企業(yè)自購，批量、大額采購進行公開招標，審計人員應重點審查招標程序是否合法，操作是否規(guī)范；審查招標文件中對投標方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以及采購物資數(shù)量、規(guī)格、技術要求、付款方式等重要內(nèi)容。

三、對合同條款的審計

1.對合同內(nèi)容的審計。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存管理辦法、合同管理審批程序等要求，對采購合同內(nèi)容的合法性、真實性、有效性及可行性進行嚴格審查。首先檢查合同是否違反國家的法律法規(guī)，違反法律法規(guī)的合同自簽訂起就是無效合同，不受法律保護；合同是否以真實的經(jīng)濟交易為基礎；合同是否有缺陷、是否遺漏必要條款、是否存在不利條款；合同是否可行、是否顯失公平等。

2.對合同條款的審計?！逗贤ā分幸?guī)定了購銷合同的必備條款，對這些條款應逐項進行審計。

① 當事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合同權利和義務的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位、營業(yè)執(zhí)照名稱是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致，住址是否與營業(yè)執(zhí)照公司登記的法定地址一致。② 標的。。重點審查合同標的物資是否與公司按計劃要實施采購的物資相符，型號及規(guī)格是否準確、齊全。③數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權利、義務、責任大小的關鍵條款。應重點審查合同上是否清楚具體地寫明了確切的數(shù)量及計量單位，質(zhì)量要求要明確執(zhí)行的是國家標準、行業(yè)標準、技術標準等。④ 價款或報酬。該條款是采購合同的核心條款。實行招標采購的，應重點審查采購合同價格是否為中標價格，是否為一口價；非招標采購的，應審查價格是否進行過市場調(diào)查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價，是否包括運費、裝卸費等相關費用。⑤結算方式及期限。審查采購合同是否明確結算方式和付款期限，是否符合有關結算規(guī)定，如大額資金收支不能以現(xiàn)金結算。付款期限應明確是一次性付款，還是分期付款，是否預留一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金返還的最后期限等。⑥交付標的物的方式、時間、地點。審查采購合同是否明確了交貨方式、交貨時間、交貨地點。⑦驗收標準、方法、地點及期限。審查驗收標準是否明確，是用國家標準、行業(yè)標準還是技術標準；是在賣方現(xiàn)場驗收還是到貨后在買方驗收；是否約定了驗收期限的違約責任及解決辦法。審查合同的違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍、賠償方式等；解決爭議的方式是否確定，如協(xié)商、仲裁，還是訴訟，首選法院是哪家。

四、合同執(zhí)行情況及變更情況的審計

審查合同的實際履行情況，是否存在不執(zhí)行或執(zhí)行不完全的合同，分析原因，以利于企業(yè)盡快采取措施，將合同損失降到最低，也為企業(yè)將來簽訂采購合同提供經(jīng)驗教訓；審查合同的變更情況，變更理由是否真實、合理，變更合同是否采用了書面形式，是否履行了變更批準、審簽手續(xù)等。

(一)審“該不該買”，即對采購計劃進行源頭控制。

要審查采購計劃是否合理，審批程序是否健全。采購計劃不合理，會造成資源浪費，影響企業(yè)預期收益。首先各生產(chǎn)分廠應申報需求計劃，經(jīng)本廠領導審批；業(yè)務主管部門在分廠需求計劃基礎上，與庫存定額掛鉤，結合實際情況，確定需求計劃，對多報的計劃予以核減，編報物資采購計劃，并報本部門領導審批和審計部備案。

(二)審“怎么買”，即對采購時間的審查。

企業(yè)要充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，主管業(yè)務部門應對采購計劃進行分類、合并，以大批量采購質(zhì)量好、價格低、售后服務好的物資。實行集中招標采購，采購單價比市場價格有顯著優(yōu)勢，能有效地降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。

(三)審“買誰的”，即對供應商的審查。

企業(yè)對供應商的選擇應制定嚴格的標準，將遵紀守法、商業(yè)信譽好、經(jīng)營狀況好、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務好作為選擇供應商的條件，保證在支付合理價格的同時，獲得較好的產(chǎn)品質(zhì)量。

1、對新入圍的廠家進行實地考察。

審計部參加聯(lián)合考察組，考察企業(yè)廠容廠貌、生產(chǎn)工藝、工商登記證、稅務登記證、組織機構代碼證、銀行開戶許可證以及近年來主要經(jīng)營業(yè)績、企業(yè)總資產(chǎn)、實收資本、凈利潤、現(xiàn)金凈流量、資產(chǎn)負債率、固定資產(chǎn)成新率等方面。聯(lián)合考察組在考察的基礎上，寫出考察報告，經(jīng)主管領導審批后辦理合格供應商資格認定手續(xù)，增加到供應商數(shù)據(jù)庫中。對合格供應商實行動態(tài)管理，每年審核，按照經(jīng)營狀況、資質(zhì)信譽、售后服務進行三級認定，優(yōu)勝劣汰，對優(yōu)秀的供應商建立長期戰(zhàn)略合作關系，穩(wěn)定供應主渠道，為實現(xiàn)物資采購質(zhì)優(yōu)價廉目標奠定基礎。

2、對招投標全過程進行審計監(jiān)督。

對招標過程的審查主要是為了防止開標過程中的“暗箱”操作，以維護公開、公平、公正競爭的原則。審計部門主要是對招標文件和評議標準進行審查，看是否有漏項、表達不清和不合理的事項；是否存在責任不清的事項和與法律法規(guī)不一致的事項；招標程序是否規(guī)范，開標前是否已召開招標預備會，投標書是否密封并在騎縫處加蓋投標單位印章，投標函是否加蓋印章。企業(yè)法人委托代理人是否有合法、有效的委托書，投標函關鍵內(nèi)容是否清晰并按招標書要求投標，是否存在招標者內(nèi)定中標單位或向投標者泄露標底等違規(guī)行為。

(四)審“合同”，即對合同簽訂的合法性、規(guī)范性、效益性進行審查。

合同標的物是否明確。標的物數(shù)量、質(zhì)量是否明確，規(guī)格、型號填寫是否完整、正確，質(zhì)量標準、技術要求是否明確，對常用物資，占生產(chǎn)成本比重較大的物資采購計劃進行審核。物資供應部門應實行定額管理，合理確定庫存，編制年度、季度、月度采購計劃，并經(jīng)主管部門批準后執(zhí)行采購，目的是在保證生產(chǎn)經(jīng)營的基礎上，防止積壓浪費，加速資金周轉。審計部建立物資采購臺賬，嚴格按照審批后的采購計劃審計，對超計劃采購要求退回。價款的審計。標的物價格是否按招標結果簽訂，招標結果的有關手續(xù)、資料是否完整齊全；相關的運費、保險費等費用負擔是否明確；是否明確預付款進度及結算辦法，支付預付款是否要求供應商提供與預付款同等金額的銀行保函，最大限度地降低采購風險。合同履行期限、地點、驗收方法是否明確具體，合同雙方單位名稱等資料是否明確，完整。明確雙方的違約責任，提高合同的約束力和嚴肅性，保證合同的履約率。

(五)對“驗收和結算”的跟蹤審計。

這是一個不容忽視的環(huán)節(jié)，它關系到整個采購活動的成敗。有的供應商以合理價格中標后，在供貨時采用偷工減料、以次充好、降低配置水平、降低服務質(zhì)量等手段。牟取不正當利益。企業(yè)驗收、質(zhì)檢部門管理混亂，個別人員思想不堅定，也給不法供應商以可乘之機，使企業(yè)蒙受損失。要對采購物資的驗收、結算環(huán)節(jié)進行必要的抽查，進行跟蹤審計，確保合同履行。主要抽查以下內(nèi)容：入庫驗收標的物數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同規(guī)定，與供應商的資金結算是否按合同執(zhí)行，合同規(guī)定需留質(zhì)量保證金的是否按規(guī)定留存等。2100433B

采購合同審計是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。

材料采購合同合法性審計是法律名詞。

材料采購合同合法性審計是指對材料采購合同的簽訂、合同內(nèi)容及合同的執(zhí)行是否合法所進行的審計。審計的內(nèi)容主要是：（1）合同是否嚴格遵守國家有關方針、政策和法令；（2）簽訂合同雙方當事人是否具有法人資格，合同的簽訂是否符合法定手續(xù)，有無虛假、偽造、欺騙等行為；（3）結算辦法是否符合政策、制度和法令的要求，是否遵守結算紀律、價格政策和財經(jīng)紀律，有無用大量現(xiàn)金支付或亂提價的現(xiàn)象；（4）履約保證和違約責任是否明確；（5）供貨單位無供應能力而是轉手倒賣，買空賣空，從中非法牟利，經(jīng)辦人員與對方有意串通，收取回扣，騙取貨款或索賄受賄，訂購質(zhì)次價高的材料；（6）違反價格政策，損公肥私，以高于國家規(guī)定的價格與集體或個體簽訂合同等。 2100433B

材料采購合同合理性審計是指在檢查材料采購合同合法性的基礎上從經(jīng)濟效益和履約保證兩方面來對其合理性進行審計。審計的主要內(nèi)容是：（1）審查合同所訂購材料的品種、規(guī)格和質(zhì)量是否是生產(chǎn)經(jīng)營所必需；（2）審查每次的材料供應量是否具有最低的采購費用和倉儲成本，是否是在保證生產(chǎn)經(jīng)營需要的前提下使儲備資金占用額最低；（3）審查供應單位的地點與運輸條件，是否舍近求遠，能否保證運輸；（4）審查供應單位的供貨能力能否保證履行合同，合同確定的違約責任是否保護了企業(yè)的正當權益。 2100433B

材料采購合同審計是指對企業(yè)為購買材料而與供貨單位簽訂的合同進行的審計。審查的主要內(nèi)容是：（1）查明同的內(nèi)容是否合法，合同的條款是否明確，合同簽訂的手續(xù)是否完備；（2）查核供貨單位是否具備履行合同的可靠條件；（3）企業(yè)是否根據(jù)實際需要和規(guī)定簽訂采購合同；（1）是否明確規(guī)定了訂購材料的數(shù)量、質(zhì)量以及價格、包裝和驗收標準；（5）是否明確規(guī)定了交貨日期、交貨方式和結算方式；（6）審查合同簽訂手續(xù)是否完備，合同雙方是切實履行所規(guī)定的條款，合同是否明確規(guī)定了違約責任及其處理辦法。 2100433B