材料采購(gòu)分析

【學(xué)員問(wèn)題】公司材料采購(gòu)規(guī)定內(nèi)容？

【解答】㈠制訂材料采購(gòu)計(jì)劃

（1）項(xiàng)目部根據(jù)標(biāo)后預(yù)算并結(jié)合工程實(shí)際需要，編制材料需求計(jì)劃，報(bào)工程管理部。

（2）工程管理部統(tǒng)籌考慮提出材料采購(gòu)建議，提交給采購(gòu)部。

（3）采購(gòu)部綜合考慮庫(kù)存材料情況，制訂材料采購(gòu)計(jì)劃，上報(bào)給主管采購(gòu)副總審批。

（4）采購(gòu)部根據(jù)審批確定材料采購(gòu)計(jì)劃，并將采購(gòu)計(jì)劃提供給工程管理部掌握，工程管理部將經(jīng)確定的材料采購(gòu)計(jì)劃通知項(xiàng)目部。

㈡制訂資金需求計(jì)劃

（1）在不實(shí)行招標(biāo)的情況下，由采購(gòu)部詢價(jià)后編制資金需求計(jì)劃。

（2）實(shí)行招標(biāo)的情況下，由采購(gòu)部組織招標(biāo)，在定標(biāo)，簽訂合同后，采購(gòu)部編制資金需求計(jì)劃。

（3）采購(gòu)部將資金需求計(jì)劃報(bào)主管資金副總審批。

㈢材料采購(gòu)與到位

（1）采購(gòu)部將經(jīng)批準(zhǔn)的資金需求計(jì)劃分別提交給財(cái)務(wù)部、工程管理部。

（2）工程管理部將該計(jì)劃提供給項(xiàng)目部。

（3）財(cái)務(wù)部按照資金需求計(jì)劃提供資金給采購(gòu)部，采購(gòu)部進(jìn)行材料的采購(gòu)。

（4）采購(gòu)人員接到項(xiàng)目部審批下來(lái)的申購(gòu)單，聯(lián)系商家，進(jìn)行報(bào)價(jià)（報(bào)價(jià)單上寫明商家、付款條件、報(bào)價(jià)有效期限），原則上需物比三家，有比報(bào)價(jià)時(shí)，在采購(gòu)前進(jìn)行說(shuō)明。大型材料需總負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理參與采購(gòu)。

⑸采購(gòu)后所有材料都需驗(yàn)收入庫(kù)，開(kāi)具一份三式入庫(kù)單，倉(cāng)庫(kù)記賬一聯(lián)，采購(gòu)人員留存一聯(lián)，第二聯(lián)與采購(gòu)發(fā)票同交財(cái)務(wù)部。

（6）購(gòu)回材料驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)不合格，或數(shù)量有問(wèn)題，應(yīng)急時(shí)通知采購(gòu)人員，并聯(lián)系商家處理把問(wèn)題反饋給項(xiàng)目部，有扣款情況通知財(cái)務(wù)部。

（7）采購(gòu)材料數(shù)量短缺，按實(shí)計(jì)數(shù)量入庫(kù)，通知采購(gòu)員處理，在送貨單上注明缺少數(shù)量；多出免費(fèi)物品，作為樣品入庫(kù)。

㈣材料領(lǐng)用：

（1）領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)保管員填制領(lǐng)料單，由領(lǐng)用班組簽字，同時(shí)應(yīng)報(bào)經(jīng)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，倉(cāng)管員按領(lǐng)料單上的品名、規(guī)格、數(shù)量發(fā)料。

（2）班組用料超過(guò)限額量時(shí)，材料員有權(quán)停止發(fā)料，并通知施工員核查原因，屬工程量增加的，增補(bǔ)工程量及限額領(lǐng)料數(shù)量，屬操作浪費(fèi)的，一次性從班組工程款中扣除，賠償手續(xù)辦好后再補(bǔ)發(fā)材料。

（3）對(duì)于不能入庫(kù)的材料如周轉(zhuǎn)架料、鋼材、木材、砂、石、砌塊、土建用的裝飾材料等物資材料的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收必須由倉(cāng)管員和使用該材料的施工班組指定人員二方共同參與點(diǎn)驗(yàn)并在送貨單上簽字，每批供貨完成后根據(jù)送貨單一次性直接開(kāi)出領(lǐng)料單撥料給施工班組。

（4）材料使用與出庫(kù)制度任何材料的使用都必須進(jìn)行材料的領(lǐng)用手續(xù)，材料管理員不得在無(wú)領(lǐng)料手續(xù)情況下發(fā)放材料（特殊情況領(lǐng)取少量材料除外，但過(guò)后必須補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)）。

㈤材料采購(gòu)付款規(guī)定：

1、預(yù)付款方式（供應(yīng)商需先付一部分訂金或貨款押金）進(jìn)行采購(gòu)材料，采購(gòu)人員須提交采購(gòu)合同向項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)（在合同上面由經(jīng)理簽字批準(zhǔn)付款金額），然后填寫付款申請(qǐng)單附帶購(gòu)貨合同，交財(cái)務(wù)人員復(fù)核后，交由出納人員付款。

①供應(yīng)商選擇銀行匯轉(zhuǎn)，須提供對(duì)方委托收款單位賬戶信息（附上聯(lián)系方式），并加蓋公司章印，提交財(cái)務(wù)部出納人員審核付款，付款后通知供應(yīng)商，并向我司開(kāi)據(jù)發(fā)票或收據(jù)交給相關(guān)人員。（如果采購(gòu)合同上面附有單位賬戶信息，則無(wú)須再提供）

②采取直接現(xiàn)金支付，由出納人員付款給供貨商，須對(duì)方開(kāi)據(jù)正規(guī)發(fā)票或有效收據(jù)。（發(fā)票或收據(jù)上須有公司章?。?/p>

③貨款由采購(gòu)人員經(jīng)手支付供應(yīng)商，出納人員支付現(xiàn)金給采購(gòu)人員須采購(gòu)人員在付款申請(qǐng)單經(jīng)手人處簽字；采購(gòu)人員支付貨款后收回的發(fā)票或收據(jù)提交財(cái)務(wù)部門做賬。

2、直接送貨付款方式，材料到達(dá)工地驗(yàn)收入庫(kù)后，供應(yīng)商經(jīng)手人開(kāi)具的送貨單須由我司倉(cāng)庫(kù)人員，采購(gòu)部簽字確認(rèn)，由采購(gòu)人原填寫付款申請(qǐng)單日提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核，并且項(xiàng)目經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)人員才有權(quán)限通知出納人員支付貨款。

3、采購(gòu)人員采購(gòu)材料預(yù)支貨款方式（采購(gòu)借款），采購(gòu)人員須填寫借支單，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審批后，提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部根據(jù)公司資金情況，通知出納向采購(gòu)人員支款。（項(xiàng)目經(jīng)理如出差不能及時(shí)審批借支單，須電話通知財(cái)務(wù)部，出差回及時(shí)補(bǔ)簽。）

4、采購(gòu)部采取第1、第3種付款方式購(gòu)回材料的，入庫(kù)后須三天內(nèi)向財(cái)務(wù)部報(bào)銷提供單據(jù)進(jìn)行核對(duì)。

5、采購(gòu)借款不能累積超過(guò)二次無(wú)核對(duì)報(bào)銷，超過(guò)財(cái)務(wù)部門有權(quán)停止借款采購(gòu)。

6、大宗的材料財(cái)務(wù)部每月按材料采購(gòu)金額歸集項(xiàng)目成本。

7、固定供應(yīng)商應(yīng)每月發(fā)送《客戶供貨對(duì)賬單》向公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行雙方賬單核對(duì)，并確認(rèn)貨款金額。

8、采購(gòu)材料所有單據(jù)發(fā)票背面都需經(jīng)手人簽字，寫明用途，日期。

9、特殊采購(gòu)材料無(wú)票據(jù)收據(jù)情況下，或者票據(jù)遺失，采購(gòu)人員需重向商家補(bǔ)開(kāi)票據(jù)，如無(wú)法補(bǔ)開(kāi)，又無(wú)其他證明，則不給予報(bào)銷。

以上內(nèi)容均根據(jù)學(xué)員實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題整理而成，供參考，如有問(wèn)題請(qǐng)及時(shí)溝通、指正。