材料采購分析

【學(xué)員問題】公司材料采購規(guī)定內(nèi)容？

【解答】㈠制訂材料采購計劃

（1）項目部根據(jù)標(biāo)后預(yù)算并結(jié)合工程實際需要，編制材料需求計劃，報工程管理部。

（2）工程管理部統(tǒng)籌考慮提出材料采購建議，提交給采購部。

（3）采購部綜合考慮庫存材料情況，制訂材料采購計劃，上報給主管采購副總審批。

（4）采購部根據(jù)審批確定材料采購計劃，并將采購計劃提供給工程管理部掌握，工程管理部將經(jīng)確定的材料采購計劃通知項目部。

㈡制訂資金需求計劃

（1）在不實行招標(biāo)的情況下，由采購部詢價后編制資金需求計劃。

（2）實行招標(biāo)的情況下，由采購部組織招標(biāo)，在定標(biāo)，簽訂合同后，采購部編制資金需求計劃。

（3）采購部將資金需求計劃報主管資金副總審批。

㈢材料采購與到位

（1）采購部將經(jīng)批準(zhǔn)的資金需求計劃分別提交給財務(wù)部、工程管理部。

（2）工程管理部將該計劃提供給項目部。

（3）財務(wù)部按照資金需求計劃提供資金給采購部，采購部進(jìn)行材料的采購。

（4）采購人員接到項目部審批下來的申購單，聯(lián)系商家，進(jìn)行報價（報價單上寫明商家、付款條件、報價有效期限），原則上需物比三家，有比報價時，在采購前進(jìn)行說明。大型材料需總負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理參與采購。

⑸采購后所有材料都需驗收入庫，開具一份三式入庫單，倉庫記賬一聯(lián)，采購人員留存一聯(lián)，第二聯(lián)與采購發(fā)票同交財務(wù)部。

（6）購回材料驗收發(fā)現(xiàn)不合格，或數(shù)量有問題，應(yīng)急時通知采購人員，并聯(lián)系商家處理把問題反饋給項目部，有扣款情況通知財務(wù)部。

（7）采購材料數(shù)量短缺，按實計數(shù)量入庫，通知采購員處理，在送貨單上注明缺少數(shù)量；多出免費物品，作為樣品入庫。

㈣材料領(lǐng)用：

（1）領(lǐng)用材料時，應(yīng)由倉庫保管員填制領(lǐng)料單，由領(lǐng)用班組簽字，同時應(yīng)報經(jīng)項目部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，倉管員按領(lǐng)料單上的品名、規(guī)格、數(shù)量發(fā)料。

（2）班組用料超過限額量時，材料員有權(quán)停止發(fā)料，并通知施工員核查原因，屬工程量增加的，增補工程量及限額領(lǐng)料數(shù)量，屬操作浪費的，一次性從班組工程款中扣除，賠償手續(xù)辦好后再補發(fā)材料。

（3）對于不能入庫的材料如周轉(zhuǎn)架料、鋼材、木材、砂、石、砌塊、土建用的裝飾材料等物資材料的進(jìn)場驗收必須由倉管員和使用該材料的施工班組指定人員二方共同參與點驗并在送貨單上簽字，每批供貨完成后根據(jù)送貨單一次性直接開出領(lǐng)料單撥料給施工班組。

（4）材料使用與出庫制度任何材料的使用都必須進(jìn)行材料的領(lǐng)用手續(xù)，材料管理員不得在無領(lǐng)料手續(xù)情況下發(fā)放材料（特殊情況領(lǐng)取少量材料除外，但過后必須補辦相關(guān)手續(xù)）。

㈤材料采購付款規(guī)定：

1、預(yù)付款方式（供應(yīng)商需先付一部分訂金或貨款押金）進(jìn)行采購材料，采購人員須提交采購合同向項目經(jīng)理批準(zhǔn)（在合同上面由經(jīng)理簽字批準(zhǔn)付款金額），然后填寫付款申請單附帶購貨合同，交財務(wù)人員復(fù)核后，交由出納人員付款。

①供應(yīng)商選擇銀行匯轉(zhuǎn)，須提供對方委托收款單位賬戶信息（附上聯(lián)系方式），并加蓋公司章印，提交財務(wù)部出納人員審核付款，付款后通知供應(yīng)商，并向我司開據(jù)發(fā)票或收據(jù)交給相關(guān)人員。（如果采購合同上面附有單位賬戶信息，則無須再提供）

②采取直接現(xiàn)金支付，由出納人員付款給供貨商，須對方開據(jù)正規(guī)發(fā)票或有效收據(jù)。（發(fā)票或收據(jù)上須有公司章印）

③貨款由采購人員經(jīng)手支付供應(yīng)商，出納人員支付現(xiàn)金給采購人員須采購人員在付款申請單經(jīng)手人處簽字；采購人員支付貨款后收回的發(fā)票或收據(jù)提交財務(wù)部門做賬。

2、直接送貨付款方式，材料到達(dá)工地驗收入庫后，供應(yīng)商經(jīng)手人開具的送貨單須由我司倉庫人員，采購部簽字確認(rèn)，由采購人原填寫付款申請單日提交財務(wù)部門復(fù)核，并且項目經(jīng)理審批后，財務(wù)人員才有權(quán)限通知出納人員支付貨款。

3、采購人員采購材料預(yù)支貨款方式（采購借款），采購人員須填寫借支單，經(jīng)項目經(jīng)理審批后，提交財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)公司資金情況，通知出納向采購人員支款。（項目經(jīng)理如出差不能及時審批借支單，須電話通知財務(wù)部，出差回及時補簽。）

4、采購部采取第1、第3種付款方式購回材料的，入庫后須三天內(nèi)向財務(wù)部報銷提供單據(jù)進(jìn)行核對。

5、采購借款不能累積超過二次無核對報銷，超過財務(wù)部門有權(quán)停止借款采購。

6、大宗的材料財務(wù)部每月按材料采購金額歸集項目成本。

7、固定供應(yīng)商應(yīng)每月發(fā)送《客戶供貨對賬單》向公司財務(wù)部門進(jìn)行雙方賬單核對，并確認(rèn)貨款金額。

8、采購材料所有單據(jù)發(fā)票背面都需經(jīng)手人簽字，寫明用途，日期。

9、特殊采購材料無票據(jù)收據(jù)情況下，或者票據(jù)遺失，采購人員需重向商家補開票據(jù)，如無法補開，又無其他證明，則不給予報銷。

以上內(nèi)容均根據(jù)學(xué)員實際工作中遇到的問題整理而成，供參考，如有問題請及時溝通、指正。