電子文件原始性

本詞條由上海辭書出版社《大辭?！吩诰€數(shù)據(jù)庫 提供內(nèi)容 。

指電子文件的內(nèi)容與形成時的原始狀況一致。電子文件難以通過原始的載體和記錄方式來確認其承載信息的原始性。在電子文件管理中通常用內(nèi)容的真實性來強調(diào)電子文件的原始性。

電子原始憑證本質(zhì)上跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證沒有兩樣，都是在社會經(jīng)濟活動中為證明經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生及其相關(guān)責任人承擔責任而直接形成和使用的，具有規(guī)范形式和法定效用的信息記錄。但由于載體的差異，與紙質(zhì)原始憑證相比，電子原始憑證具有以下特點：

1.無形性。電子原始憑證實質(zhì)上是計算機存儲介質(zhì)中的一組電子信息，是無形物。電子原始憑證的生成，必須借助一定的計算機設(shè)備才能完成，而不像紙質(zhì)原始憑證那樣由人工直接書寫或打印完成；電子原始憑證的閱讀也必須借助一定的計算機設(shè)備從存儲器中調(diào)閱；電子原始憑證的傳輸通過網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以信息流形式完成；電子原始憑證的保存一般也采用磁介質(zhì)或光介質(zhì)形式而不是書面打印形式。

2.內(nèi)容與載體相分離性。電子原始憑證的存放載體不是固定不變的，它可以存放在磁介質(zhì)的磁盤上，也可以存放在光介質(zhì)的光盤上，還可以存放在電子介質(zhì)的USB電子硬盤上。同時，它可以通過網(wǎng)絡(luò)在不同計算機之間傳遞，也可以在不同介質(zhì)載體之間相互復制，而信息內(nèi)容不發(fā)生任何變化。

3.不穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證一旦形成，其形態(tài)和內(nèi)容不再發(fā)生變化，除非遭受不可抗拒的災害事故，在會計檔案保管期限內(nèi)其有形物質(zhì)及其內(nèi)容的穩(wěn)定性是有保障的。電子原始憑證及其載體除在遭受不可抗拒的災害事故時易損壞外，幾乎還時刻面臨著計算機硬件設(shè)備故障、通信線路故障、誤操作故障以及黑客攻擊、計算機病毒感染等方面的威脅，所以具有極大的不穩(wěn)定性。

4.易篡改性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證一旦生成，具有不可改動性，若有改動，也容易留下痕跡。例如，對部分允許修改的會計資料，會計法規(guī)嚴格規(guī)定了修改的方法、要求，如采用劃線更正法，并留下修改人簽字、蓋章等。電子原始憑證是以磁介質(zhì)或光介質(zhì)作為信息載體的，對其進行增加、刪除、修改時不可能在磁介質(zhì)或光介質(zhì)上留下痕跡。

5.技術(shù)性。電子原始憑證的生成、確認、傳遞、存儲，以及其可靠性、安全性、完整性和可驗證性等，都是建立在一系列的高技術(shù)之上的，這些特點決定了對電子原始憑證的處理和加工與對紙質(zhì)原始憑證的處理和加工具有很大差異，這給傳統(tǒng)的會計信息輸入系統(tǒng)帶來不小的沖擊。

電子商務的發(fā)展促進了電子數(shù)據(jù)的廣泛使用，在企業(yè)管理中，人們希望通過電子合同來保證網(wǎng)絡(luò)交易的安全和快捷，以提高生產(chǎn)效率。同樣地，對于企業(yè)來說，人們希望能夠充分合理地利用電子原始憑證的易傳遞、易復制性為會計信息系統(tǒng)帶來高效率。從收到原始憑證到原始憑證變成會計信息進入會計信息系統(tǒng)，要經(jīng)過“審核—編制分錄—錄入”的過程，在使用電子原始憑證的情況下，我們必須利用其特點，將會計知識與計算機技術(shù)相結(jié)合，改進傳統(tǒng)會計方法，同時進一步規(guī)范電子原始憑證的內(nèi)容，使其標準化，這樣可以利用計算機高效、迅速地完成這些過程，以提高會計信息的收集速度，使其相關(guān)性、及時性、準確性都得到增強。

1.憑證審核方式的改變。對憑證的審核包括對憑證經(jīng)濟內(nèi)容和憑證生效要素的審核。無論何種介質(zhì)，對憑證經(jīng)濟內(nèi)容的審核都是重點，并且審核方法都是相同的。而對憑證生效要素，即憑證的完整性和不可抵賴性的審核，由于介質(zhì)不同，做法也完全不同。完整性審核是對憑證內(nèi)容是否在傳遞過程中發(fā)生變化進行審核，以保證收到的憑證內(nèi)容與發(fā)出時的憑證內(nèi)容保持一致。不可抵賴性審核就是對發(fā)送方的身份進行審核，確認憑證是由發(fā)送方發(fā)出的。通過這兩項審核，可以保證憑證是發(fā)送方發(fā)出的真實意愿。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證通常為特制的發(fā)票，有水紋、密押等防偽措施。對它的完整性審核主要是看憑證是否真實，憑證上是否存在涂改痕跡，涂改的地方是否有涂改人的簽字、蓋章，大小寫金額是否相符，金額的書寫是否規(guī)范等等。對它的不可抵賴性審核主要是鑒別單位印章是否真實。由于紙質(zhì)原始憑證的防偽特征很容易被模仿，假憑證、假發(fā)票、假印章可輕易獲得，涂改添加的手段也越來越高明，這要求會計人員應具有一定的防偽能力。但會計法規(guī)無法對會計人員的防偽能力進行量化，不能說明會計人員應識別出哪些假憑證，也就無法對會計人員應承擔的責任進行具體規(guī)定，所以對紙質(zhì)原始憑證的審核具有一定的風險，其審核的可靠性取決于會計人員的防偽能力、責任心甚至道德水平。

在使用電子原始憑證的情況下，由于電子原始憑證的內(nèi)容與載體相分離和易篡改性特征，不可能像對紙質(zhì)原始憑證那樣對載體進行審核，所以主要通過技術(shù)手段來保證憑證兩項生效要素的真實性，通常把這一系列技術(shù)手段稱為電子簽名。

電子原始憑證進行電子簽名的過程為：報文發(fā)送方用散列算法從報文中生成一個固定長度的報文摘要，用私有密鑰對報文摘要進行加密后形成發(fā)送方數(shù)字簽名并發(fā)送。所以收到電子原始憑證的企業(yè)應首先從認證中心取得發(fā)送方的公鑰，再用它來解出報文摘要，同時對報文進行散列運算得到報文摘要，如果這兩個報文摘要相同，就可以確認這個憑證是簽名者發(fā)送的，并且憑證的內(nèi)容保持了發(fā)送時的原始狀態(tài)，沒有被更改。這個審核過程可以由計算機自動完成，由于相關(guān)技術(shù)已經(jīng)較為成熟，而且它采用的是第三方審核的方式，認證中心具有獨立的經(jīng)濟、法律地位，所以這種審核方式比審核紙質(zhì)原始憑證更為可靠和快捷。

2.憑證內(nèi)容錄入方式的改變。審核通過的憑證就可以錄入會計信息系統(tǒng)，成為會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。將憑證內(nèi)容錄入會計信息系統(tǒng)的理想方式是，會計信息系統(tǒng)自動接收電子原始憑證中的內(nèi)容，根據(jù)憑證內(nèi)容自動加入便于深加工的標志，形成原始憑證庫。只有自動接收和存儲，才能發(fā)揮出電子原始憑證的易復制和易傳遞性的優(yōu)勢，提高會計工作效率。但在現(xiàn)實經(jīng)濟生活中，電子原始憑證只是作為紙質(zhì)原始憑證的替代品，會計人員將收到的電子原始憑證打印下來，再像處理紙質(zhì)原始憑證那樣簽字、蓋章保存，再編制記賬憑證，最后錄入會計信息系統(tǒng)。

這種做法使電子原始憑證的優(yōu)勢基本沒有發(fā)揮出來，也阻礙了會計工作效率的提高。這有兩個客觀原因：一是由于電子原始憑證不具有法律上的證明效力，必須以紙介質(zhì)保存并簽字、蓋章；二是由于原始憑證開具的區(qū)域范圍廣泛，票據(jù)五花八門，內(nèi)容格式各異，信息不標準，很難被會計信息系統(tǒng)自動接收，必須由會計人員加工和錄入。

我國對電子數(shù)據(jù)（包括電子原始憑證）的法律地位的規(guī)定正在緊鑼密鼓地進行中?！峨娮雍灻ǎú莅福芬颜教峤蝗嗣翊泶髸徸h。該法被認為是中國首部真正意義上的信息化法律，它確立了電子文件和電子簽名的法律效力，為文件和重要信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸及保存提供了法律依據(jù)。其中對電子簽名、數(shù)據(jù)電文的有效性作了原則性的規(guī)定，“安全的電子簽名具有與手寫簽名或者蓋章同等的效力”，滿足特定要求的數(shù)據(jù)電文不僅可以“視為符合法律法規(guī)要求的書面形式”，還可以“視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的原件形式要求”，也可以“視為滿足法律法規(guī)規(guī)定的文件保存要求”。電子簽名的法律效力一旦確立，那么相應地，電子原始憑證、電子合同等電子文件的法律效力問題將會迎刃而解。

既然電子原始憑證的法律效力問題即將得到解決，那么剩下來的就是電子原始憑證內(nèi)容標準化的問題了。電子原始憑證具有無形性、內(nèi)容與載體相分離性等特點，這決定了對電子原始憑證的規(guī)范主要是對其內(nèi)容的規(guī)范，標準化的內(nèi)容可以任意變換載體，可以用任意符合標準的軟件來讀取內(nèi)容。

由于原始憑證是對經(jīng)濟業(yè)務的反映和記錄，所以對憑證的內(nèi)容進行規(guī)范時，首先要對經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容要素進行分析。會計信息系統(tǒng)的REA建模方法認為，可將一項經(jīng)濟業(yè)務中的內(nèi)容要素分為三種：資源、事件和參與者。它們是會計信息系統(tǒng)必須記錄的資料，這三種內(nèi)容要素的不同組合涵蓋了企業(yè)的全部經(jīng)濟業(yè)務，這樣就能通過對這三種內(nèi)容要素的存儲，來實現(xiàn)對經(jīng)濟業(yè)務的記錄。可以據(jù)此加工出傳統(tǒng)的財務報告信息，還可以提供用于管理目的的非財務信息。資源是指企業(yè)擁有并能控制的資產(chǎn)，如企業(yè)的產(chǎn)品、機器、設(shè)備、不動產(chǎn)等。事件是指對資源變動產(chǎn)生影響的經(jīng)濟活動，如付出資源、收到資源、資源價值變化等。參與者是指參與上述事件的人或部門，他們可以是來自企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務人員或部門，也可以是企業(yè)外部的供貨商或客戶等，這必須根據(jù)不同的業(yè)務類型來確定。由此推論，憑證的內(nèi)容要素也應該包括這三種，如憑證類型可以指明經(jīng)濟業(yè)務的事件（如付款）、憑證涉及的資源及其價值（如銀行存款及其金額）、憑證涉及的參與者（如收款人、經(jīng)辦人）等。對經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容的分析，可以為原始憑證的標準化和原始憑證庫的設(shè)計提供理論依據(jù)，可以統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，便于數(shù)據(jù)的歸類、存儲、加工和利用。

原始憑證的標準化為自動接收數(shù)據(jù)并加工成會計信息提供了前提。在傳統(tǒng)會計方式下，編制會計分錄是會計工作的一項重要技術(shù)，也是會計流程中的一個重要過程。原始憑證是會計流程的開端和基礎(chǔ)，后面所有的流程都要一環(huán)扣一環(huán)地與原始憑證保持一致。

在手工條件下，為保持這種一致性，就有了賬證核對、賬賬核對、賬表核對的會計方法，這些方法在保證會計信息質(zhì)量的同時卻降低了會計效率。會計電算化軟件已經(jīng)可以保證從記賬憑證到會計賬簿再到會計報表的一致，但從原始憑證到記賬憑證這一環(huán)節(jié)仍是人工完成，換句話說，如何從原始憑證自動加工成會計信息，成為阻礙會計工作效率提高的一大瓶頸。原始憑證的標準化為這一問題的解決提供了契機，計算機可以直接從原始憑證讀取數(shù)據(jù)而不需人工干預，會計流程得以簡化，只要保證計算機系統(tǒng)的正常運行，就可以及時、準確地獲得會計信息。

原始憑證錄入方式的改變不僅能提高會計工作效率，還能拓展信息的使用范圍。原始憑證所包含的信息不僅有會計所關(guān)注的價值信息，還有數(shù)量信息、責任人信息等，所以原始憑證的利用并不只是在會計上，而應為企業(yè)管理的各個方面所應用。只是由于傳統(tǒng)紙介質(zhì)載體形式下，受到建賬和記賬工作量的限制，許多有用的信息因不能進入企業(yè)管理信息系統(tǒng)而丟失了。電子原始憑證內(nèi)容實現(xiàn)自動傳遞后，改變了用鍵盤輸入憑證的方式，很容易實現(xiàn)憑證全部內(nèi)容的傳遞和集中存儲，這就可以充分利用原始憑證上的所有經(jīng)濟內(nèi)容，進行分類、匯總、加工，來滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的各種信息需求。2100433B

主要類型

綜合性原始記錄它是關(guān)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程的綜合反映，它可以分為三種類型：

第一種，以產(chǎn)品為對象的綜合性原始記錄，如機械制造業(yè)常用的施工單、加工路線單，記錄了機械加車間零件加工過程中各道工序的產(chǎn)量、質(zhì)量和工時等詳細情況。

第二種，以生產(chǎn)者為對象的綜合性原始記錄。如個人或生產(chǎn)班組的生產(chǎn)日記，記錄了每個工人或生產(chǎn)班組的產(chǎn)量、質(zhì)量、工時利用等詳細情況。

第三種，以生產(chǎn)設(shè)備為對象的綜合性原始記錄。如冶金工業(yè)、化學工業(yè)中常用的高爐、平爐、轉(zhuǎn)爐、硫酸塔、炭化塔等操作情況和生產(chǎn)情況的原始記錄。2100433B