過程控制必要性

在討論計(jì)劃的種類時(shí)，已闡述過程序的概念。程序是對(duì)操作或事務(wù)處理流程的一種措施、計(jì)劃和規(guī)定。組織中常見的程序很多，例如決策程序、投資審批程序、主要管理活動(dòng)的計(jì)劃與控制程序、會(huì)計(jì)核算程序、操作程序、工作程序等。凡是連續(xù)進(jìn)行的、由多道工序組成的管理活動(dòng)或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)，只要它具有重復(fù)發(fā)生的性質(zhì)，就都應(yīng)當(dāng)為其制定程序。

（1）程序是一種計(jì)劃。

它規(guī)定了如何處理重大問題以及處理物流、資金流、信息流等的例行辦法。也就是說，對(duì)處理過程包含哪些工作、涉及哪些部門和人員、行進(jìn)的路線、各部門及有關(guān)人員的責(zé)任，以及所需的校核、審批、記錄、存貯、報(bào)告等等，進(jìn)行分析、研究和計(jì)劃，從中找出最簡(jiǎn)捷的、最有效的和最便于實(shí)行的準(zhǔn)確方案，要求人們嚴(yán)格遵守。

（2）程序是一種控制標(biāo)準(zhǔn)。

它通過文字說明、格式說明和流程圖等方式，把一項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理方法規(guī)定得一清二楚，從而，既便于執(zhí)行者遵守，也便于主管人員進(jìn)行檢查和控制。程序所隱含的基本假設(shè)是，管理中的種種問題都是因?yàn)闆]有程序或沒有遵守程序而造成的。

（3）程序還是一種系統(tǒng)。

一個(gè)復(fù)雜的管理程序，例如新產(chǎn)品開發(fā)、成本核算等，往往涉及多個(gè)職能部門、多個(gè)工作崗位、不同的主管人員和專業(yè)人員、各種計(jì)劃、記錄、帳簿、報(bào)告，以及各種類型的管理活動(dòng)，例如調(diào)研、計(jì)劃、設(shè)計(jì)、會(huì)審、校核、登帳、核算等等，因而應(yīng)將其看作是一種系統(tǒng)，用系統(tǒng)觀點(diǎn)和系統(tǒng)分析方法來分析和設(shè)計(jì)程序。從系統(tǒng)的觀點(diǎn)來看，一個(gè)管理系統(tǒng)的程序化水平，是這個(gè)系統(tǒng)“有序”程度的一種標(biāo)志。

什么是程序控制法？就一般而言，管理中采取的控制可以在行動(dòng)開始之前、進(jìn)行之中或結(jié)束之后進(jìn)行，稱為三種控制模型。第一種稱為前饋控制或預(yù)先控制，第二種稱為過程控制或同期控制，第三種稱為反饋控制或事后控制。

程序控制法即對(duì)經(jīng)常性的重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)，要求執(zhí)行人員按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)化程序來完成，以保證業(yè)務(wù)處理質(zhì)量達(dá)到控制目標(biāo)和要求。程序控制要求按照牽制的原則進(jìn)行程序設(shè)置，所有的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)都要建立切實(shí)可行的辦理程序。即：按生產(chǎn)流程，每道工序的最終點(diǎn)為程序控制點(diǎn)， 每道工序的終點(diǎn)的生產(chǎn)者為質(zhì)量控制者，對(duì)不合格的加工、 不合格的配制有責(zé)任也有權(quán)提出改正， 這樣使每個(gè)人在生產(chǎn)過程都受到監(jiān)控。

程序控制法避免業(yè)務(wù)工作的無章可循，職責(zé)不清，相互推委，有利于及時(shí)處理業(yè)務(wù)和提高工作效率，以及追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，主管人員在對(duì)程序進(jìn)行計(jì)劃和控制時(shí)，應(yīng)遵循下列準(zhǔn)則。

（1）使程序精減到最低程度。

對(duì)主管人員來說，最重要的準(zhǔn)則就是要限制所用程序的數(shù)量。程序控制有一些固定的缺點(diǎn)，例如增加文書工作的費(fèi)用，壓抑人們的創(chuàng)造性，對(duì)改變了的情況不能及時(shí)作出反應(yīng)等等；所有這些都是有關(guān)的主管人員在制定程序之前要反復(fù)考慮的。換句話說，主管人員必須在可能得到的效益、必要的靈活性和增加的控制費(fèi)用之間權(quán)衡得失利弊。

（2）確保程序的計(jì)劃性。

既然程序也是計(jì)劃，因而程序的設(shè)計(jì)必須考慮到有助于實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織的（而不僅僅是個(gè)別部門的）目標(biāo)和提高整個(gè)組織的效率。主管人員應(yīng)當(dāng)向自己提出如下的問題并作出滿意的回答：程序是否已計(jì)劃好？如果建立某一程序是必要的，那么所設(shè)計(jì)的程序能否收到預(yù)期的效果？能否有助于實(shí)現(xiàn)計(jì)劃？舉個(gè)例子，間接材料的發(fā)放程序必須起到監(jiān)督間接材料的領(lǐng)用、控制間接材料的消耗、加強(qiáng)成本核算、降低成本、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效率的作用。

（3）把程序看成是一個(gè)系統(tǒng)。

任何一個(gè)程序，無論是工資發(fā)放、材料采購、成本核算還是新產(chǎn)品開發(fā)等程序，其本身都是包含著許多活動(dòng)的呈網(wǎng)絡(luò)關(guān)系的系統(tǒng)。同時(shí)，從組織的整體角度來考慮，任何一個(gè)程序又都是一個(gè)更大的系統(tǒng)的組成部分或要素。我們可以將由許多程序組成的系統(tǒng)稱為程序系統(tǒng)。將程序看作系統(tǒng)，就是要從整體的角度細(xì)微地分析和設(shè)計(jì)程序，務(wù)必使各種程序的重復(fù)、交叉和矛盾現(xiàn)象減少到最低限度。此外，將程序看作系統(tǒng)，還有助于主管人員追求整體的最優(yōu)化而不僅僅是局部的次優(yōu)化。

（4）使程序具有權(quán)威性。

程序能否發(fā)揮應(yīng)有的作用，一方面取決于它設(shè)計(jì)得是否合理；另一方面取決于它執(zhí)行得是否嚴(yán)格。程序要求人們按既定的方式行事，但人們往往總是想按照習(xí)慣的方式或是隨意性的方式處理事情。這就給程序的實(shí)施帶來不少阻力的，因而也就對(duì)程序的控制提出嚴(yán)格的要求，這就是使程序具有權(quán)威性。具體地說，這就要求：

1、程序的制定和發(fā)布要具有權(quán)威性。在國外一些企業(yè)中，設(shè)有專門的標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一制定、協(xié)調(diào)和發(fā)布程序及其他管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督其實(shí)施。而且，一般是企業(yè)的最高主民者親自兼任標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)的主任。

2、各級(jí)主管人員特別是上層主管人員要帶頭遵守程序。尤其是人事任命、費(fèi)用開支和投資計(jì)劃審批的程序等，最容易在上層主管人員那里受到破壞。上行下效，上級(jí)不遵守，下級(jí)自然會(huì)亂來。

3、必須長(zhǎng)期堅(jiān)持對(duì)程序?qū)嵤┑臋z查監(jiān)督。這要求有三個(gè)步驟：

第一，把程序以手冊(cè)或其他文字形式分發(fā)給必須依此辦事的人；

第二，必須使員工懂得為什么這些程序的每一個(gè)步驟都是必要的，以及設(shè)計(jì)這些程序想達(dá)到什么目的，并教會(huì)員工如何在程序的指導(dǎo)下工作；

第三，通過內(nèi)部審核等職能性活動(dòng)，定期檢查程序的實(shí)施情況，特別是要對(duì)因違反程序造成的事故和損失進(jìn)行認(rèn)真的追究和嚴(yán)肅的處理。

程序的重要性的毋庸置疑的。但由于程序的計(jì)劃和控制工作單調(diào)枯燥，看似簡(jiǎn)單平凡，所以主持其事的人往往得不到最高主管部門人員的關(guān)心和支持。在我國，真正對(duì)程序的計(jì)劃和控制持認(rèn)真態(tài)度的企業(yè)或其他組織還不多，即使在這些組織中，有的也只是“認(rèn)真”過一個(gè)時(shí)期，后來因?yàn)楦鞣N原因而流于形式。所以，真正實(shí)行程序化、標(biāo)準(zhǔn)化管理并不是件容易的事。不過，我們也應(yīng)當(dāng)看到，隨著改革開放的深入進(jìn)行，隨著各方面管理工作的不斷完善以及引進(jìn)、吸收、消化國外先進(jìn)的管理方法、技術(shù)、手段等，有不少組織也已真正開始重視并認(rèn)真對(duì)待其管理當(dāng)中有關(guān)程序的制訂和控制工作，并已取得良好的效果。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，推行管理的程序化和標(biāo)準(zhǔn)化，是改革傳統(tǒng)管理方式，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要步驟。

統(tǒng)計(jì)過程控制(SPC)是一個(gè)可以用控制圖監(jiān)控一個(gè)程序的有效方式。它特別之處是可以同時(shí)監(jiān)控一個(gè)程序主要的輸出及其變動(dòng)。借著在程序中不同的點(diǎn)收集數(shù)據(jù)找到會(huì)影響品質(zhì)的程序變異，設(shè)法加以檢測(cè)及修正，以減少不良品到客戶端的比率。統(tǒng)計(jì)過程控制強(qiáng)調(diào)早期檢測(cè)問題及問題的防范。

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