會(huì)計(jì)憑證裝訂簡(jiǎn)介

需要另保存的原始憑證,如需要經(jīng)常查閱的工資單、獎(jiǎng)金表等,可單裝成冊(cè);憑證數(shù)量過多,如領(lǐng)料單、發(fā)貨票、醫(yī)院轉(zhuǎn)來的賬單等,可歸類匯總后單裝成冊(cè);某些重要憑證,如文件、表冊(cè)、契約、合同、存出保證金收據(jù)等,可分別登記后單裝成冊(cè)。填制部門留存的原始憑證存根和副聯(lián),也應(yīng)按憑證的類別、日期和編號(hào)順序裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)時(shí),應(yīng)加具封面和封底。封面應(yīng)說明憑證裝訂日期、憑證內(nèi)容、各種憑證起訖號(hào)數(shù)冊(cè)數(shù)裝訂人等 2100433B

1．各單位每年編制的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。 （1）記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號(hào)順序，折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證種類、起訖號(hào)碼，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。 （2）對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。 各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。 2．當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 3．原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。 4．從外單位取得的原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，可代替原始憑證。

會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證傳遞

概念

會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指各種會(huì)計(jì)憑證從填制、取得到歸檔保管為止的全部過程，即在企業(yè)、事業(yè)和行政單位內(nèi)部有關(guān)人員和部門之間傳送、交接的過程。要規(guī)定各種憑證的填寫、傳遞單位與憑證份數(shù)，規(guī)定會(huì)計(jì)憑證傳遞的程序、移交的時(shí)間和接受與保管的有關(guān)部門。

注意事項(xiàng)

在制定會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序、規(guī)定其傳遞時(shí)間時(shí)，應(yīng)注意一下兩個(gè)方面的問題，以合理的組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞。

1. 定傳遞路線。各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，結(jié)合內(nèi)部機(jī)構(gòu)和人員分工情況以及滿足經(jīng)營管理和會(huì)計(jì)核算的需要，規(guī)定會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序，并據(jù)此規(guī)定會(huì)計(jì)憑證的份數(shù)，使經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員能夠及時(shí)的辦理各種憑證手續(xù)，既符合內(nèi)部牽制原則，又能加速業(yè)務(wù)處理過程，提高工作效率。

2. 定傳遞時(shí)間。各單位要根據(jù)有關(guān)部門和人員辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定憑證在各環(huán)節(jié)的停留時(shí)間和交接時(shí)間。

總之，會(huì)計(jì)憑證的傳遞既要能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)又要盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。

作用

會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指會(huì)計(jì)憑證從編制時(shí)起到歸檔時(shí)止，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時(shí)間。為了能夠利用會(huì)計(jì)憑證，及時(shí)反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供會(huì)計(jì)信息，發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用，必須正確、及時(shí)地進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)于及時(shí)處理和登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督，具有重要作用。從一定意義上說，會(huì)計(jì)憑證的傳遞起著在單位內(nèi)部經(jīng)營管理各環(huán)節(jié)之間協(xié)調(diào)和組織的作用。會(huì)計(jì)憑證傳遞程序是企業(yè)管理規(guī)章制度重要的組成部分，傳遞程序的科學(xué)與否，說明該企業(yè)管理的科學(xué)程序。

有利于完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成及記錄，是由若干責(zé)任人共同負(fù)責(zé)，分工完成的。會(huì)計(jì)憑證作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，體現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度的執(zhí)行情況。單位會(huì)計(jì)制度可以通過會(huì)計(jì)憑證傳遞程序和傳遞時(shí)間的規(guī)定，進(jìn)一步完善經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理順利進(jìn)行。

有利于及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生到賬簿登記有一定的時(shí)間間隔，通過會(huì)計(jì)憑證的傳遞，使會(huì)計(jì)部門盡早了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況，并通過會(huì)計(jì)部門內(nèi)部的憑證傳遞，及時(shí)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督。

會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證保管

概念

會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。

要求

會(huì)計(jì)憑證的保管主要有下列要求：

1. 會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

2. 會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。

3. 會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。根據(jù)財(cái)政部制定的 規(guī)定：原始憑證不得外借，如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以復(fù)制。

4. 原始憑證較多時(shí)，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。

5. 每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

6. 嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

保管年限：

1. 原始憑證、記賬憑證 15年。其中：涉及外來和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證永久

2. 銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單 5年

會(huì)計(jì)帳簿類：

1. 日記賬 15年 其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳 25年

2. 明細(xì)帳、總帳、輔助帳15年

3. 涉及外來和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)帳簿 永久

會(huì)計(jì)報(bào)表類：

1. 主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表 3年

2. 月、季度會(huì)報(bào)表 企業(yè)3年 機(jī)關(guān)事業(yè)單位5年

3. 年度會(huì)計(jì)報(bào)表 永久

其它類：

1. 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè) 永久

2. 財(cái)務(wù)成本計(jì)劃 3年

3. 主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議 永久

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，具體規(guī)定如下：

1、需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有：　年度決算財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告； 資本金、股金及股權(quán)明細(xì)； 開銷戶登記簿； 客戶掛失申請(qǐng)書、掛失登記簿、補(bǔ)發(fā)憑單（卡）收據(jù)； 賬銷案存的清單或資料； 會(huì)計(jì)檔案保管登記簿、銷毀清冊(cè)； 7有價(jià)單證、業(yè)務(wù)公章銷毀清冊(cè)； 機(jī)構(gòu)變動(dòng)交接清冊(cè)； 有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書； 己用憑證、賬簿登記簿； 會(huì)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)移植日的所有會(huì)計(jì)檔案； 會(huì)計(jì)初始環(huán)境文本、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、 文件； 其他需要永久保管的檔案。

2、保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有：　現(xiàn)金和銀行存款日記賬；稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。

3、保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有：　會(huì)計(jì)憑證類；總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款）；會(huì)計(jì)移交清冊(cè)；行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證；各種完稅憑證和繳退庫憑證；財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證；會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。

4、保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有：　國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證；各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表；財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)撥貨款年報(bào)；稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表）。

5、保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有：　下級(jí)行上報(bào)的中期財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（月度、季度、半年度 報(bào)表及附件、說明）；聯(lián)行往來清單及查詢查復(fù)書； 密押代號(hào)表使用保管登記簿； 存、貸款單位余額對(duì)賬回單； 固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后卡片；客戶申請(qǐng)辦理電子支付業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議； 其他需要保管五年的會(huì)計(jì)檔案。

會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證裝訂

裝訂準(zhǔn)備

會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備，是指對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。因?yàn)樵紤{證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時(shí)前者大于后者，有時(shí)前者小于后者，這就需要會(huì)計(jì)人員在制作會(huì)計(jì)憑證時(shí)對(duì)原始憑證加以適當(dāng)整理，以便下一步裝訂成冊(cè)。 對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。 對(duì)于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)宜用膠水。證票應(yīng)分張排列，同類、同金額的單據(jù)盡量粘在一起；同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。 對(duì)于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂時(shí)再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，可以單獨(dú)裝訂，如工資單、耗料單等，但在記賬憑證上應(yīng)注明保管地點(diǎn)。 原始憑證附在記賬憑證后面的順序應(yīng)與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致，不應(yīng)按原始憑證的面積大小來排序。 會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過上述的加工整理之后，就可以裝訂了。

裝訂方法

會(huì)計(jì)憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序，外加封面、封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽。在封面上，應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號(hào)數(shù)，以及記賬憑證和原始憑證的張數(shù)，并在封簽處加蓋會(huì)計(jì)主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時(shí)，必須保持會(huì)計(jì)分錄的完整。為此，應(yīng)按憑證號(hào)碼順序還原裝訂成冊(cè)，不得按科目歸類裝訂。對(duì)各種重要的原始單據(jù)，以及各種需要隨時(shí)查閱和退回的單據(jù)，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。

會(huì)計(jì)憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時(shí)要先設(shè)計(jì)好裝訂冊(cè)數(shù)及每?jī)?cè)的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1.5至2.ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊(cè)數(shù)可根據(jù)憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。有些單位業(yè)務(wù)量小，憑證不多，把若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè)就可以，只要在憑證封面注明本冊(cè)所含的憑證月份即可。 為了使裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證外形美觀，在裝訂時(shí)要考慮到憑證的整齊均勻，特別是裝訂線的位置，如果太薄時(shí)可用紙折一些三角形紙條，均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。 有些會(huì)計(jì)在裝訂會(huì)計(jì)憑證時(shí)采用角訂法：裝訂起來簡(jiǎn)單易行，這也很不錯(cuò)。它的具體操作步驟如下：

操作步驟

1. 將憑證封面和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封面上角，做護(hù)角線。

2. 在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個(gè)眼兒。

3. 用大針引線繩穿過兩個(gè)眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然后將兩端折向同一個(gè)方向，將線繩從中間穿過并夾緊，即可把線引過來，因?yàn)橐话阊b訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過的。

4. 在憑證的背面打線結(jié)。線繩最好在憑證中端系上。

5. 將護(hù)角向左上側(cè)折，并將一側(cè)剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。

6. 向后折疊，并將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。

7. 待晾干后，在憑證本的脊背上面寫上“某年某月第幾冊(cè)共幾冊(cè)的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號(hào)，一個(gè)月從頭編一次序號(hào)，如果單位的憑證少，可以全年順序編號(hào)。