電子單據(jù)簽核背景介紹

一般企業(yè)會(huì)有很多事情需要多級(jí)審批，“物品申購(gòu)”、“借款單”、“差旅費(fèi)申報(bào)”等；報(bào)銷出差費(fèi)用，申請(qǐng)人需要在單據(jù)簽核中填寫一張“差旅費(fèi)申報(bào)表”，錄入出差時(shí)間、出差概要、借款金額、選擇當(dāng)初的出差申請(qǐng)單，再按照出差的實(shí)際發(fā)票錄入出差明細(xì)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出差費(fèi)用總金額，最后選擇單據(jù)簽核人員，還可以選擇單據(jù)知會(huì)人員（知會(huì)人員就是能夠看到單據(jù)，但是不能審批單據(jù)的人員），一張單據(jù)就申請(qǐng)完畢了； 單據(jù)各級(jí)審批人就可以看到這張單據(jù)，并進(jìn)行審批； 單據(jù)審批完畢，出納人員就可以將單據(jù)打印出來(lái)，申請(qǐng)人在打印出來(lái)的單據(jù)上簽字、報(bào)銷；出納人員將手工簽字的單據(jù)和實(shí)際發(fā)票訂在一起，這樣出納就保留了一份原始憑證，系統(tǒng)上還有一份電子化的單據(jù)，方便以后查詢、匯總。

電子單據(jù)簽核主要包括物品購(gòu)單、費(fèi)用支付表、出差申請(qǐng)表、合同審核單、人事異動(dòng)單等14種單據(jù)，充分滿足小企業(yè)的日常需要。

核心應(yīng)用價(jià)值

大幅度的提高行政工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效率

能夠提高員工（尤其是財(cái)務(wù)人員和行政人員）的工作效率，解決異地辦公問(wèn)題和主管經(jīng)常出差、不能及時(shí)簽核的問(wèn)題；

靈活的簽核步驟設(shè)定，滿足不同企業(yè)的需要

據(jù)應(yīng)該按照什么規(guī)則填寫，需要哪些簽核步驟，每一步簽核人可以對(duì)單據(jù)哪些欄位修改，系統(tǒng)都能夠靈活設(shè)定；

提供知會(huì)人員設(shè)定，并可與郵件或者短信掛接

系統(tǒng)還可以設(shè)置知會(huì)人員，他們能夠看到單據(jù)，了解信息，但是不必審批單據(jù)，符合企業(yè)運(yùn)作規(guī)則，提高單據(jù)流轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)信息共享。

保存全部歷史數(shù)據(jù)，一鍵式查詢

財(cái)務(wù)人員可以將單據(jù)打印、歸檔，實(shí)現(xiàn)原始憑證和電子化單據(jù)兩份存儲(chǔ)。

強(qiáng)大的查詢功能，支持多條件值查詢

電子化的單據(jù)特點(diǎn)是查詢、統(tǒng)計(jì)方便，可以方便企業(yè)查詢某部門一年差旅費(fèi)總金額是多少等等。

應(yīng)用電子單據(jù)簽核的意義 ：

1、能夠提高員工（尤其是財(cái)務(wù)人員和行政人員）的工作效率，解決異地辦公問(wèn)題和主管經(jīng)常出差、不能及時(shí)簽核的問(wèn)題；

業(yè)務(wù)員要出差，需要借款，那就可以填寫一張借款單，簽核人員中選擇其的直接主管、當(dāng)?shù)爻黾{、當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)、總部出納、總部財(cái)務(wù)、總裁；其中直接主管如果出差了，在火車上，不能及時(shí)給簽核，還可以在其申請(qǐng)的單據(jù)上點(diǎn)擊“短信提醒”按鈕，系統(tǒng)就會(huì)給主管發(fā)送一條手機(jī)短信，她看到后就可以回復(fù)短信，那么平臺(tái)上這張單據(jù)就會(huì)簽過(guò)去；總部（異地）的出納、財(cái)務(wù)和總裁也可以在平臺(tái)式直接簽核，整個(gè)簽核過(guò)程幾分鐘就完成了。傳統(tǒng)企業(yè)就需要傳真來(lái)解決異地辦公問(wèn)題，但是成本比較高，并且傳真機(jī)傳幾次后，這個(gè)單據(jù)就會(huì)花掉，看不清了；如果遇上有主管不在，簽核流程就會(huì)阻塞，導(dǎo)致耽誤事情（有些事情時(shí)效性非常強(qiáng)），主管成了瓶頸，整個(gè)企業(yè)運(yùn)作效率比較低。 使用系統(tǒng)，老板也可以不必天天到公司才能處理事情，在家或者出差也可以簽核單據(jù)、處理事情。

2、能夠規(guī)范企業(yè)流程 　單據(jù)應(yīng)該按照什么規(guī)則填寫，需要哪些簽核步驟，每一步簽核人可以對(duì)單據(jù)哪些欄位修改，系統(tǒng)都能夠靈活設(shè)定；系統(tǒng)還可以設(shè)置知會(huì)人員，他們能夠看到單據(jù)，了解事情，但是不必審批單據(jù)，符合企業(yè)運(yùn)作規(guī)則，提高單據(jù)流轉(zhuǎn)、信息共享的效率。

主管可以通過(guò)手機(jī)短信和手機(jī)Wap的方式及時(shí)處理單據(jù)；原來(lái)主管不在，但是事情比較緊急，只能是電話獲得主管同意，然后直接去執(zhí)行，或者是等主管回來(lái)簽字后才能去執(zhí)行，這兩種方式會(huì)導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)作不規(guī)范或耽誤事情。

3、方便財(cái)務(wù)人員工作 　財(cái)務(wù)人員可以將單據(jù)打印、歸檔，實(shí)現(xiàn)原始憑證和電子化單據(jù)兩份存儲(chǔ)。 　電子化的單據(jù)特點(diǎn)是查詢、統(tǒng)計(jì)方便，可以很方便的查詢某部一年差旅費(fèi)總金額。

從基本上說(shuō)，電子單據(jù)推動(dòng)了企業(yè)動(dòng)作流程的簡(jiǎn)化，為企業(yè)節(jié)省 了大量的人力、物力，財(cái)力。2100433B

1 韓建虹,李虎偉.淺談保險(xiǎn)單據(jù)電子化系統(tǒng)(A).經(jīng)濟(jì)師.2001,8:157