庫存材料清查

在編制年度決算報告前要進(jìn)行全面清查外,在年度中間還要分不同情況,對材料進(jìn)行清查盤點(diǎn),重點(diǎn)抽查或定期清查.當(dāng)保管人員工作變動時,也要進(jìn)行盤點(diǎn),并據(jù)以辦理交接手續(xù).

庫存材料清查采用實(shí)地盤點(diǎn)的方式,由資產(chǎn)管理部門會同財務(wù)部與材料管理人員共同進(jìn)行,通過點(diǎn)數(shù),過磅等實(shí)地盤點(diǎn)方法確定實(shí)存數(shù)量.在確定材料實(shí)際結(jié)存數(shù)量的同時,還應(yīng)查明造成材料短缺,積壓等方面的原因.

庫存材料清查的結(jié)果,應(yīng)編制"庫存材料盤點(diǎn)報告表","庫存材料盤點(diǎn)報告表"要詳細(xì)列明各種材料的賬面數(shù),實(shí)存數(shù),盤盈盤虧的數(shù)量和金額以及盤盈盤虧的原因.經(jīng)審批后交財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理.

庫存材料的自然損耗,應(yīng)根據(jù)本公司(部門)的具體情況規(guī)定一個合理的損耗范圍.對超規(guī)定的損耗部分,則應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行不同的處理,若超定額損耗的材料可查出有關(guān)責(zé)任人,則應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償,屬于保險責(zé)任范圍內(nèi)的,應(yīng)向保險公司索賠.

行政單位庫存材料雖然較少，但要根據(jù)工作需要設(shè)專職或兼職人員管理，每年至少清點(diǎn)一次。如發(fā)生盤虧、盤盈，應(yīng)當(dāng)查明原因，作為增加或減少當(dāng)期支出的會計(jì)處理。

購入、有償調(diào)入的庫存材料，分別以購價、調(diào)撥價及其運(yùn)雜費(fèi)入賬。材料采購、運(yùn)輸過程中的差旅費(fèi)等不計(jì)入材料價格，直接作為有關(guān)支出處理。出庫材料可以根據(jù)其實(shí)際情況，采用先進(jìn)先出法或加權(quán)平均法確定其成本。

行政單位庫存材料的核算，可通過“庫存材料”賬戶。本賬戶屬于資產(chǎn)類賬戶，其借方登記入庫材料的實(shí)際成本，貸方登記發(fā)出材料的實(shí)際成本，期末借方余額表示庫存材料的實(shí)際成本。年終借方余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。該賬戶按材料的類別、品種等有關(guān)項(xiàng)目設(shè)置明細(xì)賬，進(jìn)行明細(xì)分類核算，并根據(jù)材料入庫、出庫單逐筆登記。

下面舉例說明行政單位庫存材料的核算。

【例】某行政單位發(fā)生以下業(yè)務(wù)：

1.某行政單位以轉(zhuǎn)賬支票支付購買備用的修理材料計(jì)15 000元，并以現(xiàn)金支付差旅費(fèi)260元，材料驗(yàn)收入庫。根據(jù)有關(guān)憑證編制會計(jì)分錄如下：

借：庫存材料——甲材料 15 000

貸：銀行存款 15 000

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 260

貸：現(xiàn)金 260

2.某行政單位修理設(shè)備領(lǐng)用材料價值5 000元，根據(jù)有關(guān)憑證編制會計(jì)分錄如下：

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 5 000

貸：庫存材料——甲材料 5 000

3.某月對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)時，發(fā)現(xiàn)甲材料盤盈600元，報經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，作為增加庫存材料減少當(dāng)期經(jīng)費(fèi)支出處理。根據(jù)有關(guān)憑證編制會計(jì)分錄如下：

借：庫存材料——甲材料 600

貸：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 600

4.盤點(diǎn)時發(fā)現(xiàn)庫存材料乙材料短缺500元，報經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，作為減少庫存材料、增加當(dāng)期支出處理。根據(jù)有關(guān)憑證編制會計(jì)分錄如下：

借：經(jīng)費(fèi)支出——公務(wù)費(fèi) 500

貸：庫存材料——乙材料 500

(一)庫存材料數(shù)量的檢查

庫存材料數(shù)量的檢查，一般應(yīng)建立在實(shí)地盤點(diǎn)的基礎(chǔ)上，審查企業(yè)是否存在賬實(shí)不符的情況。企業(yè)賬實(shí)不符的問題有兩種，即實(shí)際結(jié)存數(shù)量多于賬面結(jié)存數(shù)量，或賬存數(shù)量多于實(shí)存數(shù)量。前者一般是由于外購材料驗(yàn)收入庫但未辦理估價入賬；領(lǐng)用材料退庫不辦理退庫手續(xù)；外借人材料未作賬務(wù)處理；收發(fā)料計(jì)量不準(zhǔn)，多收料，少發(fā)料，不報升溢；盤盈未入賬等引起的。后者則是外借出、讓售、自用、私分材料不結(jié)轉(zhuǎn)或少結(jié)轉(zhuǎn)材料數(shù)量，收料數(shù)量以少記多，發(fā)料數(shù)量以多記少造成的。

對上述問題檢查時，應(yīng)對大宗教材料和貴重材料采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法。按實(shí)地盤點(diǎn)的數(shù)量與賬面結(jié)存數(shù)量進(jìn)行一一核對，如發(fā)現(xiàn)不符的情況應(yīng)查明原因。屬于料到單未到，沿估價入賬或借入借出材料沒進(jìn)行賬務(wù)處理的，應(yīng)予以調(diào)整；屬于升溢和盤虧的應(yīng)分析具體情況，按規(guī)定處理；屬于多轉(zhuǎn)或少轉(zhuǎn)材料成本應(yīng)沖轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本或銷售成本。對于其他材料一般可采用賬盤法，以財會部門的明細(xì)賬為主核對倉庫的明細(xì)賬和車間的保管賬，同時與倉庫定期報送的“材料收發(fā)存月報表”、“原材料清查盤點(diǎn)表”相核對，如有疑點(diǎn)或賬賬不符，應(yīng)進(jìn)一步檢查有關(guān)憑證，查明問題分別情況處理。

(二)庫存材料成本的檢查

1.面長余額的檢查。'

檢查庫存材料金額通常與檢查庫存材料結(jié)存數(shù)量同時進(jìn)行。除了由于材料結(jié)存數(shù)量不實(shí)，影響庫存材料的金額外，還會出現(xiàn)數(shù)量相符而金額不符的情況。這主要是：發(fā)出材料單位成本計(jì)價不這造成的。檢查方法，是以材料明細(xì)賬賬面結(jié)存的單位價格，與該項(xiàng)材料按照有關(guān)計(jì)價方法計(jì)算的單價比較。計(jì)算公式如下：

庫存材料賬面單價=庫存材料結(jié)存金額/庫存材料結(jié)存數(shù)量

如果上項(xiàng)計(jì)算的結(jié)果是正數(shù)，說明壓低了庫存材料的成本，多轉(zhuǎn)了發(fā)料成本應(yīng)將其差額調(diào)整為借記“原材料”科目，貸記領(lǐng)料各部門的有關(guān)科目；如果是負(fù)數(shù)，說明少部門各有關(guān)科目，貸記“原材料”科目。

2.賬面余額紅字的檢查。

對于余額發(fā)生紅字的材料，原因是多方面的，有的貨到單未到，未估計(jì)入賬而材料已損耗；有的則因計(jì)量計(jì)價不實(shí)或因厴年盤盈材料未入賬等原因造成的。檢查時，應(yīng)根據(jù)賬面余額的表現(xiàn)形成，分析其可能發(fā)生的問題，分別處理。一般是：

(1)賬面余額數(shù)量、金額都是紅字。這種現(xiàn)象除因借用材料和貨到單位未到等情況外，一般都是對生產(chǎn)發(fā)出材料計(jì)量計(jì)價偏高、多轉(zhuǎn)發(fā)料成本所致變色鏡轉(zhuǎn)成本的計(jì)算公式為：

多轉(zhuǎn)發(fā)料成本=材料單價×庫存材料實(shí)際數(shù)量 賬面結(jié)存紅字金額-借入、應(yīng)估價入賬材料金額

賬務(wù)調(diào)整為借記“原材料”科目，貸記“本年利潤”科目。做到賬實(shí)相符。

(2)賬面數(shù)量是藍(lán)字，金額是紅字。同樣屬于發(fā)料計(jì)價偏高多轉(zhuǎn)成本的現(xiàn)象，計(jì)算調(diào)整同上。

(3)賬面數(shù)量結(jié)存是紅字而金額為藍(lán)字。屬于發(fā)料計(jì)價偏低少轉(zhuǎn)材料成本的現(xiàn)象。當(dāng)查明該項(xiàng)材料確無庫存時，應(yīng)將數(shù)量紅字沖銷，并將全部藍(lán)字金額轉(zhuǎn)入生產(chǎn)成本或調(diào)減利潤。

3.材料盤盈盤虧處理的檢查。

在核定企業(yè)盤點(diǎn)表之后，還必須檢查企業(yè)盤盈盤虧的處理情況，這是審定盤點(diǎn)表的又一項(xiàng)重要內(nèi)容。企業(yè)盤點(diǎn)時發(fā)生的盤盈盤虧，按照制度規(guī)定，先按實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)額調(diào)整材料賬戶，并作待處理財產(chǎn)損溢處理，同時報請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或上級部門審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，根據(jù)批準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。但在執(zhí)行過程中，往往發(fā)生盤點(diǎn)和入賬、規(guī)定和處理不相一致的問題。因此，在檢查時，必須注意以下幾點(diǎn)：

(1)庫存材料盤盈的檢查。對其貸方對照“材料盤點(diǎn)報告表”，核對盤盈材料是否如數(shù)入賬，有無出入；以其借方對照上級批準(zhǔn)處理材料盤點(diǎn)的批件，查看企業(yè)有無不經(jīng)批準(zhǔn)或不按批件處理，以及違反規(guī)定擅自處理的問題，如長期掛賬不處理(表現(xiàn)為借方無發(fā)生額)，或轉(zhuǎn)和“應(yīng)付福利費(fèi)”等。

在“待處理賬產(chǎn)損溢——流動資產(chǎn)損溢”賬戶與“材料盤點(diǎn)報告表”對照時，如果發(fā)現(xiàn)“材料盤點(diǎn)報告表”中有盤盈材料，而在“待處理財產(chǎn)損溢”賬戶中的貸方?jīng)]有反映出盤盈數(shù)額，在這種情況下，就要審查分析，確定有無將盤盈材料金額有直接記入“應(yīng)付福利費(fèi)”賬戶或持在往來結(jié)算賬戶的問題。對此，應(yīng)將其發(fā)生額從原入賬賬戶中轉(zhuǎn)出，作為利潤的增。若存貨按計(jì)劃成本計(jì)價，盤盈盤虧的存貨需分?jǐn)偝杀静町?，使：“待處理財產(chǎn)損溢”科目反映實(shí)際損溢。

(2)庫存材料盤虧的檢查。即以其借方對照“材料盤點(diǎn)報表”，核對盤虧和損毀的材料數(shù)額有無出入，以其貸方對照審查上級批準(zhǔn)處理材料盤點(diǎn)的批件處理，以及違反規(guī)定擅自處理的問題。發(fā)生盤虧和毀損的庫存材料，批準(zhǔn)以前先結(jié)轉(zhuǎn)到“待處理材產(chǎn)損溢”賬戶的借方，批準(zhǔn)以后，再根據(jù)造成虧損的原因，分別以下情況進(jìn)行賬務(wù)處理：

Ⅰ屬于自然損耗產(chǎn)生的定額內(nèi)合理的虧損以及日常收發(fā)計(jì)量上的差錯，經(jīng)批準(zhǔn)后即可轉(zhuǎn)作管理費(fèi)用，借記“管理費(fèi)用”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢”科目。

Ⅱ?qū)儆诔~短缺以及庫存材料毀損形成的虧損，能確定過失人的應(yīng)由過失人負(fù)責(zé)賠償，屬于保險責(zé)任范圍的，應(yīng)向保險公司索賠，扣除過失人或保險公司賠款和殘料價值后，計(jì)入管理費(fèi)用，借記“管理費(fèi)用”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢”科目。

Ⅲ屬于非常損失所造成的存貨毀損，扣除保險公司賠款和殘料價值后，計(jì)入營業(yè)外支出，借記“營業(yè)外支出——非常損失”科目，貸記“待處理財產(chǎn)損溢”科目。

(3)審查盤點(diǎn)表的計(jì)價。將盤點(diǎn)匯總表與“原材料”、“產(chǎn)成品”、“產(chǎn)成品”等明細(xì)賬對照，核對計(jì)價使用的單價是否正確。對于盤盈時壓價，盤虧時抬價，虛虧短盈，以盈補(bǔ)虧和自行削價、擅自報損等問題，均據(jù)這調(diào)整，增加利潤。2100433B

材料庫存審計(jì)是對材料庫存的實(shí)物量、價值量和完好狀態(tài)的審計(jì)。其主要內(nèi)容：(1)審查倉庫管理是否符合要求，有無完善的出入庫手續(xù)和盤點(diǎn)制度;(2)查核材料品種、規(guī)格、數(shù)量是否帳實(shí)相符，有無殘次、毀損材料存在;(3)從品種、規(guī)格、質(zhì)量、儲存期上審查材料的適用性，對生產(chǎn)的保證程度。

(4)審查庫存材料的價值是否準(zhǔn)確，計(jì)價方法是否合理，計(jì)價方法前后是否一致;(5)查明材料盤盈盤虧的原因及帳務(wù)處理是否合規(guī);(6)評價儲備資金占用情況，揭露存在的積壓，呆滯物資。 2100433B

例：供方同意為需方準(zhǔn)備成品庫存，庫存量為2 個月的預(yù)估采購數(shù)量。庫存的產(chǎn)品應(yīng)按需方的要求包裝好，經(jīng)需方檢驗(yàn)合格后入庫。除有其它書面協(xié)議外，庫存產(chǎn)品的質(zhì)量及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵照雙方簽署的“采購質(zhì)量規(guī)范”。具體數(shù)量見協(xié)議附件產(chǎn)品清單。