采購管理作者簡介

張俊鋒，男，武漢航海職業(yè)技術學院教研室主任；唐云山，湖北交通職業(yè)技術學院教師。 2100433B

作為高等職業(yè)院校物流專業(yè)教材，是物流管理專業(yè)的專業(yè)基礎課教材，對采購管理知識進行概括性介紹。本教材在編寫過程中努力遵循“有用、適用、好用”三項原則，服務于高校物流專業(yè)的教學需求。本書內容涵蓋了認知現(xiàn)代采購管理理念、認知采購組織、編制采購計劃和預算、供應商的選擇、采購方式的選擇、采購談判、采購合同管理、供應商關系管理、采購績效評估，等等。

按照采購管理組織機構設計的原則，在充分考慮影響采購管理組織機構設計因素的前提下，不同的企業(yè)有不同的采購管理組織。按一定標準劃分，分為分權式采購管理組織和集權式采購管理組織。

• (一)分權式采購管理組織

分權式采購管理組織具有以下特點：

1)從整體觀點處理各項作業(yè)，大幅降低物料總成本。

2)統(tǒng)籌供需，增強采購能力，提升存量管制績效。

3)指揮系統(tǒng)單一化，改善各物料部門之間的溝通與合作。

4)物料作業(yè)系統(tǒng)制度化與合理化，降低管理費用。

在分權式采購管理組織中，每個經營單位的經理對自己的財務后果負責。因此，經營單位的管理要對其所有的采購活動負完全責任。

這種結構的缺點之一是不同的經營單位可能會與同一個供應商就同一種產品進行談判，結果達成了不同的采購情境。當供應商的能力吃緊時，經營單位相互之間會成為真正的競爭者。

• (二)集權式采購管理組織

集權式采購管理組織具有以下特點。

1．規(guī)模經濟效益

采購使組織機構運用自身的采購大權或杠桿作用求得最好的效果，其理由如下：

1)貨量的集中可形成價格的批量折扣或優(yōu)惠。

2)與采購部門打交道促使供應商去爭取拿到一個企業(yè)需求的全部或比例可觀的訂單。

3)通過與供應商在較長的生產周期中共同分攤經常性管理費用而獲得相對低廉的價格。

4)可根據(jù)主要產品種類來聘用專業(yè)技術人員。

5)可聘用專業(yè)的輔助工作人員，如為大量海外訂購任務聘用辦理進出口手續(xù)方面的專業(yè)人員。

6)行政開支成本較低，比如，一次處理價值1萬英鎊的訂單比10次處理每次1000英鎊的訂單更合算。

2．業(yè)務活動的協(xié)調

采購部門可以協(xié)調組織的采購業(yè)務活動，具體包括以下活動。

1)采用統(tǒng)一的采購政策，單一貨源、合作伙伴關系組織貨源。

2)遵循統(tǒng)一采購程序步驟。

3)消除一個組織機構中多個部門競相采購物資的現(xiàn)象。

4)采用全公司的統(tǒng)一技術規(guī)范，使標準化工作易于推進。

5)方便確定訂單數(shù)量和送貨日期。

6)可以協(xié)調備用服務，特別是庫存控制和生產進程。

7)可以有系統(tǒng)地進行員工培訓和開發(fā)。

8)協(xié)助配合關于貨源、貨量和供方表現(xiàn)方面的深入研究。

9)對供應商來說，與一個集中的采購部門聯(lián)系比與大批單獨的部門或工廠聯(lián)系要方便得多。

3．業(yè)務活動的控制

1)采購部門可以實現(xiàn)對業(yè)務活動的控制。

2)采購部門可成立獨立的成本中心，即組織機構中成本可以落實的一個部門，也可以成立獨立的利潤中心，即企業(yè)中一個自負盈虧的單位。

3)預算控制可同時針對采購部門和供應的總開支。

4)由集中采購取得的統(tǒng)一采購價格，有助于成本統(tǒng)一。

5)通過減少廢品，降低因多余庫存量帶來的資本利息損失等方式，以控制。

6)可貫徹即時采購和生產資源規(guī)劃等措施。

采購管理軟件是新型的采購管理軟件，通過自動化戰(zhàn)略尋源過程來增強采購智能并提升談判效力，避免由不必要的人為干預引起的保密相關問題。它也可以實現(xiàn)交易采購活動的自動化，以期在效率、合規(guī)性和節(jié)約成本等方面達到更高的水平，具有一定的代表性。為此，下面以某采購管理軟件為例分析系統(tǒng)功能：

1.供應商管理

供應商信息管理：包括供應商基本信息、組織信息、聯(lián)系信息、法律信息、財務信息、溝通記錄、機會信息、成本信息、產品與服務信息、合約與訂單信息、供應商咨詢單信息。

供應商資格審核：提供供應商資格審核框架。每個新的供應商都必須經過資格審核流程以確保其符合企業(yè)制定的要求。

供應商分類管理：時跟蹤每個供應商的資格審核狀態(tài)及績效，并根據(jù)這些信息將其歸入為：尚未進行資格審核、合資格、不合資格、黑名單、高滿意度幾大類。

2.產品管理：包括產品價格控制，比價，庫存等管理。

3.采購計劃管理：各部門可根據(jù)各自不同的費用類別來制定不同的采購計劃。根據(jù)采購計劃，管理采購完成率和跟蹤偏差，并在整個采購計劃和執(zhí)行過程中提供預警。

4.招標管理

招標準備：系統(tǒng)提供了一個有效的框架，幫助您為招標階段制定有效的計劃與策略。例如：供應商信息請求、報價請求、提議書請求、持續(xù)報價、供應安排。

招投標過程管理：系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)實時追蹤與管理招投標的整個過程：已通過篩選的候選人名單-標書準備-公布招標邀請函給投標人-投標人應標-評標-最終選標-公告結果。

電子招投標管理：系統(tǒng)提供一個web-base的平臺，支持端到端的電子招投標過程，招標方與投標方都可以在這個平臺上獲取實時的招標信息、溝通信息以及雙方提交的共享文檔等。

5.訂單管理

采購訂單、銷售單與付款管理:系統(tǒng)支持從采購申請到付款整個采購過程的管理。采購訂單、銷售單與付款可以由每個部門分別管理，也可以由整個企業(yè)統(tǒng)一管理。

實時服務水平協(xié)議:能夠設置服務水平協(xié)議的獎勵與懲罰規(guī)則，并實時自動追蹤其實際結果。同時支持設置里程碑，收入/支出，可交付成果質量，服務的可用性，服務能力，缺陷率，服務周轉時間等跟蹤要素。在執(zhí)行過程中，系統(tǒng)自動跟蹤并衡量結果，計算出相應的獎勵/懲罰，并實時通知相關人員。

6.外包管理

目標管理:分階段設定目標通常對外包前期的成敗起著至關重要的作用。往往有一些領導未能清楚地了解公司內部工作的復雜性，從而無法準確地識別外包公司的能力差距與限制。這個問題常常導致企業(yè)設定了不切實際或模糊的目標，使得沒有外包商愿意承包，從而導致企業(yè)在執(zhí)行階段無法達到既定的管理目標。該系統(tǒng)能幫助您全面清晰地了解公司的情況，有效避免模糊與不切實際的目標，從而建立明確與行之有效的外包目標。

發(fā)現(xiàn)與策略管理:發(fā)現(xiàn)是把需要外包的內容進行整理與核計的過程。系統(tǒng)支持同時記錄多個發(fā)現(xiàn)，并且可把發(fā)現(xiàn)與目標以及項目活動關聯(lián)起來，把它們作為目標的一部分，以確保它們根據(jù)目標計劃來執(zhí)行。

變革管理:變革管理就是把需要外包的內容從內部環(huán)境轉移到外包環(huán)境的過程，為外包變革管理提供了一個框架，幫助您快速有效地制定變革的計劃并執(zhí)行。

7.其它

跨部門與跨企業(yè)責任管理:在外包業(yè)務中，買方與供應商的不同人員都承擔著不同的責任。該系統(tǒng)為您提供了跨部門及跨企業(yè)責任管理的框架，幫助您明確各方權責，確保各項責任都得到了切實的履行。

跨企業(yè)資源管理:支持外包供應商在項目中的資源分配與使用。

跨企業(yè)項目和項目群管理:支持PMI定義的項目管理實踐的九大區(qū)。

項目采購管理是指在整個項目過程中從外部尋求和采購各種項目所需資源的管理過程。也有人翻譯為“項目獲得管理”。項目采購管理由下列項目管理過程組成：采購規(guī)劃、發(fā)包規(guī)劃、詢價、賣方選擇、合同管理以及合同收尾。

1、采購計劃（procurement planning）--決定采購什么，何時采購 2、詢價計劃(solicitation planning)--以文件記錄所需的產品以及確認潛在的渠道。 3、詢價(solicitation)--取得報價單（quotations）、標書(bids)、要約(offers)或訂約提議(proposals)。 4、渠道選擇(source selection)--從潛在的賣主中作出選擇。 5、合同管理(contract administration)--管理與賣主的關系。 6、合同收尾(contract close-out)--合同的執(zhí)行和清算，包括賒銷的清償。 　這些過程之間以及與其他領域的過程之間相互作用。如果項目需要，每一過程可以由個人、多人或團體來完成。雖然在這里列舉的過程是分立的階段并具有明確定義的分界面，事實上他們是互相交織、互相作用的。