電子公文歸檔管理暫行辦法第十六條

歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項目進(jìn)行檢查，檢查項目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

電子公文的歸檔應(yīng)在“全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)”平臺上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

副省級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第四十條 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第四十一條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十二條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十三條 本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。

第四十四條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十五條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求（不能使用純蘭墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆）。

本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。