職業(yè)秘書資料與檔案管理教程

本書語言通俗易懂，深入淺出，內(nèi)容包括：資料與檔案的收集、整理、保管、加工、檢索和提供利用。

本書可作為中、高職業(yè)院校秘書專業(yè)教材和本科秘書專業(yè)輔助教材，也可作為政府、企事業(yè)單位秘書人員、文書、檔案人員從事資料、檔案管理工作的參考用書。

第一章　資料與檔案的收集

第一節(jié) 資料與檔案的收集范圍

案例一

秘書王潔平時非常注意資料和文件的收集保存，凡是工作活動中接觸到的各種資料和文件都會收集起來，存放在抽屜里。日積月累，文件、廣告、宣傳材料、參考書等已經(jīng)填滿了王潔好幾個抽屜。一天，行政經(jīng)理找到王潔要查閱一份市場調(diào)查報告，王潔望著幾個抽屜的資料和文件真有些不知所措，急得滿頭大汗，翻來翻去卻怎么也找不到行政經(jīng)理要的那份報告。看到這種情景，行政經(jīng)理對王潔說：“收集資料和文件是必要的，但不能什么都保存。要及時對收集來的資料和檔案進(jìn)行篩選，確定是今后用得著的才需要妥善保存，不然你很快就會被‘文山’淹沒。”

點評：案例中，王潔的資料與檔案保存意識很強(qiáng)，但是她沒有收放好這些日后可能用到的東西，造成了“不用時老在眼前晃，要用時轉(zhuǎn)眼就不見”的局面。

在資料與檔案工作中，首先要弄清楚秘書部門到底要為公司、為領(lǐng)導(dǎo)留下哪些資料和檔案，不能一股腦兒照單全收。如果是被動收集來的，就應(yīng)當(dāng)在收到后做一次資料或檔案的篩選，把有用的留下，無用的舍棄；如果需要主動收集，在收集時就應(yīng)當(dāng)對自己想要的資料和檔案心中有數(shù)：只收符合收集范圍要求的，不收不符合要求的，拿不定主意的可以先收下，在整理環(huán)節(jié)再進(jìn)行最后取舍，盡量不做無用功。2100433B

作　者：陳祖芬　主編出 版 社：清華大學(xué)出版社

出版時間：2008-4-1

版　次：1頁　數(shù)：447字　數(shù)：358000

印刷時間：2008-4-1開　本：32開

紙　張：膠版紙

印　次：1I S B N：9787302167280 包　裝：平裝

第一章 資料與檔案的收集

第一節(jié) 資料與檔案的收集范圍

第二節(jié) 資料與檔案的收集方式

第三節(jié) 資料與檔案的平時管理

第二章 資料的整理

第一節(jié) 資料整理的基本方法

第二節(jié) 客戶信息類資料的整理

第三節(jié) 廣告資料的整理

第四節(jié) 圖書期刊資料的整理

第三章 檔案的整理

第一節(jié) 歸檔文件的整理

第二節(jié) 電子文件的管理

第三節(jié) 人事檔案的整理

第四節(jié) 會計檔案的整理

第五節(jié) 聲像檔案的整理

1.職業(yè)衛(wèi)生檔案要專人管理，永久保存；

2.職業(yè)衛(wèi)生檔案的案卷歸檔：簡明扼要的擬寫案卷標(biāo)題，標(biāo)題要反映案卷的內(nèi)容；填寫卷內(nèi)目錄，備考表和案卷封皮、編號，裝訂成冊；歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字。

3.檔案室對各部門移交來的職業(yè)衛(wèi)生檔案要認(rèn)真進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時編號登記，入庫保管。

4.檔案管理人員對檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進(jìn)行登記，檔案管理人員調(diào)離時，必須辦好交接手續(xù)。

5.檔案室?guī)旆恳踩龊梅辣I、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風(fēng)等工作，并有應(yīng)急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫要設(shè)專人管理，定期檢查清點，如發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)時要及時修補(bǔ)復(fù)制。

6.對職業(yè)衛(wèi)生檔案要積極提供借閱利用，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，對職業(yè)衛(wèi)生檔案的利用情況要進(jìn)行登記。

7.借閱職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁對職業(yè)衛(wèi)生檔案折卷、涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自復(fù)印。

8.執(zhí)行保密規(guī)定。

據(jù)調(diào)查顯示，部分企業(yè)職業(yè)健康管理的基礎(chǔ)資料和有關(guān)檔案管理極不規(guī)范，不利于企業(yè)職業(yè)健康管理工作的全面開展，因此必須提高企業(yè)職業(yè)健康管理水平，提升企業(yè)職業(yè)危害防治能力，落實職業(yè)危害防治主體責(zé)任，現(xiàn)就加強(qiáng)企業(yè)職業(yè)健康基礎(chǔ)資料管理工作。

在內(nèi)江市安監(jiān)局對各縣（區(qū)）職業(yè)衛(wèi)生基礎(chǔ)資料的建檔工作進(jìn)行了督查。據(jù)督查情況顯示，成效突出。全市已有400多戶企業(yè)已按照要求建立并規(guī)范了職業(yè)健康管理基礎(chǔ)資料。

內(nèi)江市安監(jiān)局采取了三項措施，迅速有效推進(jìn)職業(yè)衛(wèi)生建檔工作。

一是明確目標(biāo)要求。

內(nèi)江市安監(jiān)局在二月份就下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)職業(yè)健康基礎(chǔ)資料管理工作的通知》（內(nèi)安監(jiān)發(fā)[2012]72號）通知，要求各有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營單位對照市安監(jiān)局職業(yè)健康監(jiān)督管理科編制的《內(nèi)江市職業(yè)健康管理建檔資料一覽表》、檔案柜及檔案盒樣本，完成本企業(yè)職業(yè)衛(wèi)生基礎(chǔ)資料的建檔工作。

二是明確工作思路。

將職業(yè)衛(wèi)生基礎(chǔ)資料的建檔工作列入內(nèi)江市三季度職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)管的主要工作，要求各縣（區(qū)）充分結(jié)合職業(yè)衛(wèi)生“打非治違”行動和職業(yè)衛(wèi)生安全“樹典型”活動，注重正面引導(dǎo)與批評懲戒相結(jié)合，督促和引領(lǐng)其它企業(yè)建立和規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生基礎(chǔ)資料。

三是明確獎懲措施。

市局明確在四季度將對各縣（區(qū)）職業(yè)衛(wèi)生基礎(chǔ)資料的建檔工作進(jìn)行督查，并將該項工作的推進(jìn)情況納入全年安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任考核，鼓勵先進(jìn)，激勵后進(jìn)。 2100433B

國家安全監(jiān)管總局辦公廳關(guān)于印發(fā)《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理規(guī)范》和《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)實驗室布局與管理規(guī)范》的通知

安監(jiān)總廳安健〔2015〕93號

各省、自治區(qū)、直轄市及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局，各省級煤礦安全監(jiān)察局：

為進(jìn)一步規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理及實驗室的布局與管理，保證職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)工作的質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》及《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)監(jiān)督管理暫行辦法》（國家安全監(jiān)管總局令第50號）等有關(guān)規(guī)定，國家安全監(jiān)管總局研究制定了《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理規(guī)范》和《職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)實驗室布局與管理規(guī)范》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真執(zhí)行。

國家安全監(jiān)管總局辦公廳

2015年9月14日