采購訂單管理

內(nèi)容

(一)采購訂單的明細(xì)管理

采購訂單的明細(xì)管理主要是通過對采購訂單各項目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握商品訂貨的情況。當(dāng)采購單位決定采購對象后，企業(yè)通常會寄發(fā)訂購單給供應(yīng)商，以作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據(jù)。訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運輸方式、單價、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠商聯(lián)(第一聯(lián))，作為供應(yīng)商交貨時間的憑證；回執(zhí)聯(lián)(第二聯(lián))，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回給企業(yè)物料聯(lián)(第三聯(lián))，作為企業(yè)控制存量和驗收的參考；請款聯(lián)(第四聯(lián))，作為結(jié)算貨款的依據(jù)；承辦聯(lián)(第五聯(lián))，由制發(fā)訂購單的單位自存。

(二)采購訂單的跟蹤管理

訂單跟蹤是采購人員的重要職責(zé)，訂單跟蹤的目的有三個:促進合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生矛盾，突出地表現(xiàn)為由于各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺貨、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購人員能力的關(guān)鍵指標(biāo)。采購訂單跟蹤過程。

1．合同執(zhí)行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時簽返訂單合同。在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時可能會遇到因為各種原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應(yīng)商按時返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實難以接受訂單，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時存檔，以備后查。

2．合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤。進人訂單實際作業(yè)階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項：

(1)嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備商品的詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。在跟蹤過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時間。不同種類的商品，其準(zhǔn)備過程不同?？傮w上可分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點。對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。常駐代表應(yīng)當(dāng)深入到生產(chǎn)線各個工序、各個管理環(huán)節(jié)，幫助發(fā)現(xiàn)問題，提出改進措施，切實保證徹底解決有關(guān)問題；另一類是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點對關(guān)鍵工序或特殊工序進行監(jiān)督檢查；要求供應(yīng)商自己報告生產(chǎn)條件情況、提供相應(yīng)檢驗記錄、讓大家進行評議等辦法實行監(jiān)督控制。

(2)緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢。如果因市場原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應(yīng)馬上與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時可幫助供應(yīng)商解決疑難問題。有時市場需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進行溝通，確定其可承受的延緩時間，或終止本次訂單操作，給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。

(3)慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現(xiàn)了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經(jīng)營相適應(yīng)的商品庫存量。因為企業(yè)庫存過大，占用資金，增加管理費用；庫存過小，則品種不全，數(shù)量不足，容易造成脫銷。

(4)控制好商品驗收環(huán)節(jié)。商品到達訂單規(guī)定的交貨地點，對國內(nèi)供應(yīng)商來說一般是企業(yè)倉庫，對境外交貨則是企業(yè)國際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨前會將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應(yīng)按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進行確認(rèn)，并進行錄入歸檔，開始辦理付款手續(xù)。境外的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。

3．合同執(zhí)行后訂單跟蹤。應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進行付款，并進行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢的柔性條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會影響企業(yè)信譽。商品在使用過程中，可能會出現(xiàn)問題，偶發(fā)性的小問題可由采購：人員或現(xiàn)場督驗者聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問題可由質(zhì)檢人員解決。

(三)采購訂單的使用管理

對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計算機的條件下，將一份采購訂單分寄到每個部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從法律上來講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。

采購部門將一份訂單副本送達會計部門(例如應(yīng)付賬款)，提出需求的部門接收并進行交易。采購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據(jù)，其他部門應(yīng)對采購訂單和收款收據(jù)有很高的透明度：

1．會計部門能夠得知未來的支付條件，同時還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達時對付款進行核對。

2．采購訂單應(yīng)有訂單編號以便相關(guān)部門備案。

3．接收部門持有與商品收據(jù)相匹配的訂單副本，該部門還可以用特殊的采購訂單幫助預(yù)測進貨的作業(yè)量。

4．提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時可參考的采購訂單數(shù)字。

5．運輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運人或使用公司內(nèi)部運輸。

6．訂單將在所有的部門長期有效，直到買方公司確認(rèn)貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。 2100433B

采購訂單標(biāo)明了

a.供應(yīng)商

b.要訂購的物料或服務(wù)

c.數(shù)量

d.價格

e.供貨日期和供貨條款

f.支付條款

此外，采購訂單確定訂購的物料是存入庫存還是在收貨時就直接被消耗。

采購訂單須經(jīng)核準(zhǔn)。

采購訂單是存貨在采購業(yè)務(wù)中流動的起點，是詳細(xì)記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動軌跡、累積企業(yè)管理決策所需要的經(jīng)營運作信息的關(guān)鍵。通過它可以直接向供應(yīng)商訂貨并可查詢采購訂單的收貨情況和訂單執(zhí)行狀況，通過采購訂單的關(guān)聯(lián)跟蹤，采購業(yè)務(wù)的處理過程可以一目了然。

訂單管理主要用來管理采購訂單申請以及成為正式訂單到送檢的一系列動作

精和軟件采購管理系統(tǒng)申請單管

1.采購申請單

功能說明：

該單據(jù)數(shù)據(jù)由用戶手工添加完成，用戶可以根據(jù)需求進行采購申請；當(dāng)由用戶手工添加時，只需添加主子表的信息即可。當(dāng)該申請單確認(rèn)之后將生成已確認(rèn)采購申請單；或者由生產(chǎn)采購計劃自動生成，只需要做確認(rèn)動作。

2.已確認(rèn)采購申請單

功能說明：

將采購申請單中的數(shù)據(jù)進行處理，點擊生成采購單則生成采購訂單和已完成采購申請單，點擊取消則返回采購申請單中，需重新確認(rèn)；點擊取消采購申請單則該單據(jù)已取消采購申請單中

3.已完成采購申請單

功能說明：

已確認(rèn)采購申請單審核生成相關(guān)單據(jù)后生成了該表單，該表單有取消采購訂單功能，就是把采購訂單數(shù)據(jù)返回一確認(rèn)采購申請單中

4.已取消采購申請單

功能說明：

該單據(jù)有已確認(rèn)采購申請單取消申請單后生成的單據(jù)，表單內(nèi)信息不可修改，只可查看

精和軟件采購管理系統(tǒng)正式訂單管理

1.采購訂單

功能說明：

單據(jù)由采購申請和計劃采購評審自動生成，當(dāng)供應(yīng)商送貨時，倉庫管理人員根據(jù)供應(yīng)商送貨的數(shù)量，可分為兩種情況，直接入庫與質(zhì)量送檢。也可以根據(jù)供應(yīng)商的數(shù)量分批入庫與質(zhì)量送檢。

2.包材采購訂單

功能說明：

該表單分為上、中、下三部分組成，單據(jù)由包材申請單自動生成，當(dāng)供應(yīng)商送貨時，倉庫管理人員根據(jù)供應(yīng)商送貨的數(shù)量，可分為兩種情況，直接入庫與質(zhì)量送檢。也可以根據(jù)供應(yīng)商的數(shù)量分批入庫與質(zhì)量送檢。

3.已完成采購訂單

功能說明：

當(dāng)采購訂單和包材采購訂單中物料全部來料時生成該單據(jù)，該單據(jù)信息只可查看，不可修改，但該單據(jù)可將送檢單和入庫單返回采購訂單或包材采購訂單中

4.已取消采購訂單

功能說明：

該單據(jù)由包材采購訂單或采購訂單取消采購生成該單據(jù)，該單據(jù)不可編輯，只可查看

精和軟件采購管理系統(tǒng)送檢管理

1.采購送檢單

功能說明：

該表單主要用于物料的送檢管理，在采購訂單中對來料物料進行送檢后會生成送檢單，采購員在該表單中對送檢物料進行確認(rèn)和打印

2.采購件BOM展開

功能說明：

由于采購件繁多，當(dāng)需要對整機產(chǎn)品中需要采購的零部件進行BOM展開，采購件BOM展開能很好的讓用戶知道BOM信息，還能查詢到單位，供應(yīng)商和數(shù)量等相關(guān)信息可按規(guī)定的格式進行打印，根據(jù)權(quán)限不同，點擊進行查看

精和軟件采購管理系統(tǒng)計劃管理

1.采購計劃查詢表

功能說明：

可以根據(jù)采購訂單日期和訂單交貨日期查看時間段內(nèi)的采購計劃，用戶可點擊進行查詢

2.采購計劃進度查詢表

功能說明:

可以看到計劃采購數(shù)量與實際采購數(shù)量的對比情況。由于是用PROJECT表示，在報表的顯示上會更直觀。

3.采購欠料查詢表

功能說明：

由于采購的物料繁多，難免有些供應(yīng)商送貨不及時，采購欠料查詢能夠很好的讓用戶知道采購中具體還有那些物料是還未到貨的，具體欠多少，及時跟供應(yīng)商進行聯(lián)系規(guī)避風(fēng)險，以及非常有征對性的知道自己報表數(shù)據(jù)。采購欠料查詢可以做到具體那一個供應(yīng)商該到那一種物料是什么時間，計劃數(shù)、送檢數(shù)和差額數(shù)等等

4.日計劃到貨查詢表

功能說明:

根據(jù)報表的查詢條件,可以得到查詢?nèi)?盡此于查詢?nèi)债?dāng)天)計劃到料(采購送檢)而實際未到的相關(guān)的報表數(shù)據(jù)

5.采購異常查詢

功能說明：

在采購訂單送檢的過程中物料發(fā)生返工，退貨等異常情況數(shù)據(jù)查詢，用戶在選擇好查詢條件后，點擊就可查看到所要信息

精和軟件采購管理系統(tǒng)打印/統(tǒng)計分析

1.采購訂單打印

功能說明:

對同一個供應(yīng)商下面的物料一并打印,

可以根據(jù)查詢條件可以選擇那一個銷售訂單,打印過狀況的的條件進行查詢。

2.采購訂單統(tǒng)計

功能說明:

采購訂單統(tǒng)計有采購訂單統(tǒng)計查詢和采購訂單明細(xì)兩種報表兩種，采購訂單統(tǒng)計是只統(tǒng)計在一段時間內(nèi)的按照查詢條件得到的簡單的采購信息，采購訂單明細(xì)查詢的數(shù)據(jù)比較詳細(xì)，具體細(xì)到此采購單中申請單，入庫單，送檢單

3.采購申請單統(tǒng)計

功能說明:

根據(jù)查詢條件查詢時間段內(nèi)的采購申請單明細(xì)和統(tǒng)計，用戶在選擇好查詢條件后點擊和就可查詢所需信息

4.采購申請單取消統(tǒng)計

功能說明:

根據(jù)查詢條件查詢時間段內(nèi)的采購申請單取消數(shù)據(jù)，用戶在選擇好條件后點擊就可查詢所需信息

5.采購批次完成率

功能說明：

采購批次完成率有采購?fù)瓿陕屎筒少徟瓮瓿陕收鎯煞N查詢報表，采購?fù)瓿陕适遣樵兡骋还?yīng)商供貨的總的完成率，而采購批次完成率完成率它會將查詢出來的每一批次都清楚的顯示出來，給用戶了解到具體的到貨信息，計劃信息，然后得出這一批次的完成率，用戶選擇好查詢條件后點擊和就可查詢所需信息

6.供應(yīng)商供貨及時率

功能說明:

根據(jù)報表的查詢條件可以得到相應(yīng)的數(shù)據(jù)從而可以看到計劃到貨時間與供商應(yīng)實際到貨時間,得出及時率，用戶選擇好查詢條件后點擊 就可查看所需信息

7.供應(yīng)商供貨品質(zhì)分析表

功能說明:

在設(shè)定好報表的查詢條件之后可以得到相應(yīng)的數(shù)據(jù)從面可以看到供商應(yīng)來料送檢之后得到的來料品質(zhì)具體情況

8.入庫產(chǎn)品應(yīng)付查詢

功能說明：

入庫產(chǎn)品應(yīng)付查詢有入庫產(chǎn)品應(yīng)付數(shù)量查詢和入庫產(chǎn)品應(yīng)付明細(xì)查詢兩種報表兩種，它是作為財務(wù)應(yīng)付給供應(yīng)商應(yīng)付款的重要依據(jù)2100433B

雖然系統(tǒng)會自動根據(jù)采購計劃生成采購訂單，但是在實際工作中，采購員往往還需要對采購訂單中的部分內(nèi)容進行更新。為了加強控制，無疑需要對這個更新作業(yè)進行更細(xì)致、更深入的管理。那么在采購訂單中更新部分內(nèi)容會觸發(fā)那些業(yè)務(wù)邏輯呢？筆者在這里根據(jù)自己的了解作一番分析。希望這個分析報告可以幫助大家更加深入的了解單據(jù)的更新操作。

與產(chǎn)品基本信息表關(guān)系

采購訂單中有很多內(nèi)容都是從產(chǎn)品基本信息表中取得。如產(chǎn)品的規(guī)格描述、產(chǎn)品的計量單位、產(chǎn)品的包裝要求等等。有時候企業(yè)根據(jù)實際需要，可能需要在采購訂單上更新這些信息。如以前供應(yīng)商送原材料過來的時候是4個一包的?，F(xiàn)在企業(yè)為了一些原因，如生產(chǎn)線的要求，需要把這個包裝數(shù)量改為3個一包或者5個一包。此時，在采購訂單的包裝說明中可以進行更改。更改保存后，就完事了嗎？其實，這背后還暗藏著一個業(yè)務(wù)邏輯。即這個包裝信息、產(chǎn)品規(guī)格等等屬于產(chǎn)品的基本信息范疇。那么在采購訂單上進行更改后，是否要求采購訂單在保存更新的同時去更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容嗎？還是只是采購訂單上更新即可？

到底采用什么方式，主要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)來判斷的。如果這個更新只是一個臨時的調(diào)整，那么就不需要更新產(chǎn)品基本信息中的內(nèi)容。但是，如果這個更新是永久的，以后都要采用這個包裝方式的話，則就需要在更新采購訂單的同時更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。不過產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關(guān)聯(lián)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容，則要符合一些業(yè)務(wù)邏輯的控制規(guī)則。具體來說，主要有三個方面。

1.產(chǎn)品信息表中

必須指明某個字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因為在企業(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當(dāng)其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材料檢驗標(biāo)準(zhǔn)、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。

2.用戶需要有這張表對應(yīng)的權(quán)限

如在ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計中有一個排它權(quán)限。如果某個用戶做了這個限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進行更改。其他用戶無權(quán)進行修改。如果有這個限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個產(chǎn)品基本信息表。

3.是采購訂單中的控制

在實際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要采購員根據(jù)實際情況來進行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會進行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會提示用戶是否需要把這個更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個更新會被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進行更新，而不會涉及到產(chǎn)品基本信息表。

也就是說，要同時滿足以上三個條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購訂單所更新。筆者在項目推廣中，對于用戶的建議是這個功能要慎用。對于一些共享程度比較高的信息可以通過級聯(lián)更新來節(jié)省數(shù)據(jù)維護的工作量。但是對于一些技術(shù)性比較強的數(shù)據(jù)，則最好還是采取專人維護專人負(fù)責(zé)制比較好。

與產(chǎn)品價格信息表關(guān)系

除了會對采購訂單中的產(chǎn)品基本信息如包裝信息進行更改，采購員改的最多的還要算是采購訂單價格。這個采購訂單價格在采購訂單管理中又是一個比較敏感的字段。為了保障企業(yè)資金的安全性，采購訂單在這個字段的更新上采取了比較多的控制措施。

1.采購訂單價格更新

首先，采購訂單會控制采購員是否有這個權(quán)限更改這個采購價格以及更改的幅度有多大。有些企業(yè)對于這個采購價格控制的比較嚴(yán)格，普通采購員無法更改這個采購價格。因為采購訂單中的價格自動會從供應(yīng)商產(chǎn)品價格表中帶出來。也就是說，默認(rèn)的價格就是跟供應(yīng)商協(xié)商好的價格。若要進行價格變動的話，則必須由采購經(jīng)理來完成。有些企業(yè)則相對寬松一點，采購員可以更改采購訂單的價格，但是其有一個幅度的限制。如某個原材料標(biāo)準(zhǔn)價格為10元，而采購員可以在1%的范圍內(nèi)修改這個采購價格。也就是說，其向供應(yīng)商采購時，其價格的最大修改權(quán)利只有11元。如果超過這個價格的話，就需要采購經(jīng)理或者其他人員的授權(quán)才行?？梢娡ㄟ^對采購價格這個字段本身的權(quán)限控制，能夠大大的提高采購訂單價格的準(zhǔn)確性。明顯消除采購員與供應(yīng)商串通的徇私舞弊行為。

2.采購訂單價格更新對其他數(shù)據(jù)表的影響

采購訂單的價格更新是否會對其他相關(guān)表產(chǎn)生影響呢？這里的相關(guān)表主要包括兩張數(shù)據(jù)表，分別為產(chǎn)品價格信息表與產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表。產(chǎn)品價格信息表中定義了產(chǎn)品的計劃價格；產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表則定義了某個供應(yīng)商的具體價格信息。他們之間有彼此的聯(lián)系。如產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表默認(rèn)情況下，會繼承產(chǎn)品計劃價格表中的價格。而在建立采購訂單的時候，默認(rèn)情況下其價格來自于產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表。如果這張表中沒有相應(yīng)數(shù)據(jù)的話，則其會采用產(chǎn)品計劃價格表中內(nèi)容。而現(xiàn)在反過來，若采購訂單中物料價格的變化，是否會更新以上這些表中的內(nèi)容呢？

筆者在項目實施中，給用戶第一個建議是最好不要通過采購訂單來更新這兩張基本價格表中的信息。若產(chǎn)品計劃價格表中或者供應(yīng)商價格信息表中的內(nèi)容有改變的話，最好通過獨立的變更單據(jù)來進行變更。這主要是出于數(shù)據(jù)的一致性考慮。而且也易于后續(xù)的查詢追蹤。如果在采購訂單中進行級聯(lián)更新的話，以后很難查詢到這個更改記錄。雖然這會增加一些數(shù)據(jù)維護的工作量。但是卻可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，筆者認(rèn)為這個交易還是值得的。