采購訂單計劃

采購訂單計劃主要包括以下四個環(huán)節(jié)制訂訂單計劃。

(1)準(zhǔn)備訂單計劃

①預(yù)測市場需求

市場需求是啟動生產(chǎn)供應(yīng)程序的原動力，要想制訂比較準(zhǔn)確的訂單計劃，首先必須

掌握客戶訂單和市場需求計劃?？蛻粲唵魏褪袌鲂枨笥媱澋倪M一步分解便得到生產(chǎn)需求計劃。企業(yè)的年度銷售計劃一般在上一年的年末制定，并報送至各個相關(guān)部門，同時下發(fā)到銷售部門、計劃部門、采購部門，以便指導(dǎo)全年的供應(yīng)鏈運轉(zhuǎn)，然后再進行目標(biāo)分解。

②確定生產(chǎn)需求

生產(chǎn)需求對采購來說可以稱為生產(chǎn)物料需求。生產(chǎn)物料需求的時間是根據(jù)生產(chǎn)計劃而產(chǎn)生的，通常生產(chǎn)物料需求計劃是訂單計劃的主要來源。采購計劃人員需要熟知生產(chǎn)計劃以及工藝常識，以利于理解生產(chǎn)物料需求。編制物料需求計劃的主要步驟包括：決定毛需求、決定凈需求、對訂單下達日期及訂單數(shù)量進行計劃。

③準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料

這是準(zhǔn)備訂單計劃中一個非常重要的內(nèi)容。訂單環(huán)境是在訂單物料的認(rèn)證計劃完畢之后形成的。訂單環(huán)境的資料主要包括：訂單物料的供應(yīng)商消息、訂單比例信息(對多家供應(yīng)商的物料來說，每一個供應(yīng)商分?jǐn)偟南聠伪壤Q之為訂單比例，該比例由認(rèn)證人員產(chǎn)生并給予維護)、最小包裝信息、訂單周期決定。

④制訂訂單計劃說明書

也就是準(zhǔn)備好訂單計劃所需要的資料，其主要內(nèi)容包括：訂單計劃說明書(物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期等)，附件有市場需求計劃、生產(chǎn)需求計劃、訂單環(huán)境資料等。

(2)評估訂單需求

評估訂單需求是采購計劃中非常重要的一個環(huán)節(jié)，只有準(zhǔn)確地評估訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單計劃。它主要包括以下三個方面的內(nèi)容：

①分析市場需求

制訂訂單計劃需要分析市場要貨計劃的可信度。因此，必須仔細分析市場簽訂合同的數(shù)量、還沒有簽訂合同的數(shù)量(包括沒有及時交貨的合同)等一系列數(shù)據(jù)，同時考慮其他因素，對市場需求有一個全面的了解，才能制定出一個滿足企業(yè)遠期發(fā)展與近期實際需求的訂單計劃。

②分析生產(chǎn)需求

這是評估訂單需求要做的工作，先要研究生產(chǎn)需求的產(chǎn)生過程后再分析生產(chǎn)需要量和要貨時間。

③確定訂單需求

根據(jù)對市場需求和對生產(chǎn)需求的分析結(jié)果，可以確定訂單需求。訂單需求的內(nèi)容是指通過訂單操作手段，在未來指定的時間內(nèi)，將指定數(shù)量的合格物料采購入庫。

(3)計算訂單容量

若不能準(zhǔn)確地計算訂單容量，就不能制定出正確的訂單計劃。計算訂單容量主要有以下四個方面的內(nèi)容：

①分析供應(yīng)資料

對于采購工作，在目前的采購環(huán)境中，所要采購物料的供應(yīng)商信息是一項非常重要的資料。如果沒有供應(yīng)商供應(yīng)物料，那么無論是生產(chǎn)需求還是緊急的市場需求，一切都無從談起。可見，有供應(yīng)商的物料供應(yīng)是滿足生產(chǎn)需求和緊急市場需求的必要條件。

②計算總體訂單容量

總體訂單容量是多方面內(nèi)容的組合。一般包括兩方面內(nèi)容：一是可供給的物料數(shù)量，二是可供給物料的交貨時間。舉一個例子來說明這兩方面的結(jié)合情況：供應(yīng)商金城公司在11月30日之前可供應(yīng)6萬個特種開關(guān)(A型3萬個，B型3萬個)，供應(yīng)商佳華公司在11月30日之前可供應(yīng)10萬個特種開關(guān)(A型6萬個，B型 4萬個)，那么11月30 日之前A和B兩種開關(guān)的總體訂單容量為16萬個，A型開關(guān)的總體訂單容量為9萬個，B型開關(guān)的總體訂單容量為7萬個。

③計算承接訂單容量

承接訂單容量是指某供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)已經(jīng)簽下的訂單量。承接訂單容量的計算過程較為復(fù)雜，例如：供應(yīng)商金城公司在本月18日之前可以供給5萬個特種開關(guān)(A型3萬個，B型2萬個)，若是已經(jīng)承接A型特種開關(guān)2.5萬個,B型1.5萬個，那么對A 型和B型開關(guān)已承接的訂單量為：A型2.5萬個 B型1.5萬個-4萬個。有時在各種物料容量之間進行借用，并且存在多個供應(yīng)商的情況下，其計算比較復(fù)雜。

④確定剩余訂單容量

剩余訂單容量是指某物料所有供應(yīng)商群體的剩余訂單容量的總和。可用下面的公式表示：

物料剩余訂單容量=物料供應(yīng)商群體總體訂單容量一已承接訂單量

(4)制訂訂單計劃

制訂訂單計劃是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。主要包括對比需求與容量、綜合平衡、確定余量和認(rèn)證計劃。

訂單計劃做好之后就可以按照計劃進行采購工作。一份訂單包含的內(nèi)容有下單數(shù)量和下單時間兩個方面。

下單數(shù)量=生產(chǎn)需要量-計劃入庫量-現(xiàn)有庫存量十安全庫存量

下單時間=要求到貨時間一認(rèn)證周期一訂單周期一緩沖時間2100433B

1、準(zhǔn)備訂單計劃(1)接收市場需求(2)準(zhǔn)備訂單環(huán)境資料(3)制定訂單計劃說明書

2、評估訂單需求(1)分析市場需求(2)確定訂單需求

3、計算訂單容量(1)分析供應(yīng)商資料(2)計算總體訂單容量(供應(yīng)商可供給的數(shù)量和到貨時間)(3)計算承接訂單量(供應(yīng)商在一定時間內(nèi)已經(jīng)簽約的訂單量)

4、制定訂單計劃(1)對比需求與容量，要考慮市場、銷售和訂單容量等要素，分析訂單需求的可行性，必要時調(diào)整訂單計劃。(2)確定余量認(rèn)證計劃

采購訂單標(biāo)明了

a.供應(yīng)商

b.要訂購的物料或服務(wù)

c.數(shù)量

d.價格

e.供貨日期和供貨條款

f.支付條款

此外，采購訂單確定訂購的物料是存入庫存還是在收貨時就直接被消耗。

采購訂單須經(jīng)核準(zhǔn)。

采購訂單是存貨在采購業(yè)務(wù)中流動的起點，是詳細記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動軌跡、累積企業(yè)管理決策所需要的經(jīng)營運作信息的關(guān)鍵。通過它可以直接向供應(yīng)商訂貨并可查詢采購訂單的收貨情況和訂單執(zhí)行狀況，通過采購訂單的關(guān)聯(lián)跟蹤，采購業(yè)務(wù)的處理過程可以一目了然。

雖然系統(tǒng)會自動根據(jù)采購計劃生成采購訂單，但是在實際工作中，采購員往往還需要對采購訂單中的部分內(nèi)容進行更新。為了加強控制，無疑需要對這個更新作業(yè)進行更細致、更深入的管理。那么在采購訂單中更新部分內(nèi)容會觸發(fā)那些業(yè)務(wù)邏輯呢？筆者在這里根據(jù)自己的了解作一番分析。希望這個分析報告可以幫助大家更加深入的了解單據(jù)的更新操作。

與產(chǎn)品基本信息表關(guān)系

采購訂單中有很多內(nèi)容都是從產(chǎn)品基本信息表中取得。如產(chǎn)品的規(guī)格描述、產(chǎn)品的計量單位、產(chǎn)品的包裝要求等等。有時候企業(yè)根據(jù)實際需要，可能需要在采購訂單上更新這些信息。如以前供應(yīng)商送原材料過來的時候是4個一包的?，F(xiàn)在企業(yè)為了一些原因，如生產(chǎn)線的要求，需要把這個包裝數(shù)量改為3個一包或者5個一包。此時，在采購訂單的包裝說明中可以進行更改。更改保存后，就完事了嗎？其實，這背后還暗藏著一個業(yè)務(wù)邏輯。即這個包裝信息、產(chǎn)品規(guī)格等等屬于產(chǎn)品的基本信息范疇。那么在采購訂單上進行更改后，是否要求采購訂單在保存更新的同時去更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容嗎？還是只是采購訂單上更新即可？

到底采用什么方式，主要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)來判斷的。如果這個更新只是一個臨時的調(diào)整，那么就不需要更新產(chǎn)品基本信息中的內(nèi)容。但是，如果這個更新是永久的，以后都要采用這個包裝方式的話，則就需要在更新采購訂單的同時更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。不過產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關(guān)聯(lián)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容，則要符合一些業(yè)務(wù)邏輯的控制規(guī)則。具體來說，主要有三個方面。

1.產(chǎn)品信息表中

必須指明某個字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因為在企業(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當(dāng)其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材料檢驗標(biāo)準(zhǔn)、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。

2.用戶需要有這張表對應(yīng)的權(quán)限

如在ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計中有一個排它權(quán)限。如果某個用戶做了這個限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進行更改。其他用戶無權(quán)進行修改。如果有這個限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個產(chǎn)品基本信息表。

3.是采購訂單中的控制

在實際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要采購員根據(jù)實際情況來進行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會進行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會提示用戶是否需要把這個更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個更新會被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進行更新，而不會涉及到產(chǎn)品基本信息表。

也就是說，要同時滿足以上三個條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購訂單所更新。筆者在項目推廣中，對于用戶的建議是這個功能要慎用。對于一些共享程度比較高的信息可以通過級聯(lián)更新來節(jié)省數(shù)據(jù)維護的工作量。但是對于一些技術(shù)性比較強的數(shù)據(jù)，則最好還是采取專人維護專人負(fù)責(zé)制比較好。

與產(chǎn)品價格信息表關(guān)系

除了會對采購訂單中的產(chǎn)品基本信息如包裝信息進行更改，采購員改的最多的還要算是采購訂單價格。這個采購訂單價格在采購訂單管理中又是一個比較敏感的字段。為了保障企業(yè)資金的安全性，采購訂單在這個字段的更新上采取了比較多的控制措施。

1.采購訂單價格更新

首先，采購訂單會控制采購員是否有這個權(quán)限更改這個采購價格以及更改的幅度有多大。有些企業(yè)對于這個采購價格控制的比較嚴(yán)格，普通采購員無法更改這個采購價格。因為采購訂單中的價格自動會從供應(yīng)商產(chǎn)品價格表中帶出來。也就是說，默認(rèn)的價格就是跟供應(yīng)商協(xié)商好的價格。若要進行價格變動的話，則必須由采購經(jīng)理來完成。有些企業(yè)則相對寬松一點，采購員可以更改采購訂單的價格，但是其有一個幅度的限制。如某個原材料標(biāo)準(zhǔn)價格為10元，而采購員可以在1%的范圍內(nèi)修改這個采購價格。也就是說，其向供應(yīng)商采購時，其價格的最大修改權(quán)利只有11元。如果超過這個價格的話，就需要采購經(jīng)理或者其他人員的授權(quán)才行?？梢娡ㄟ^對采購價格這個字段本身的權(quán)限控制，能夠大大的提高采購訂單價格的準(zhǔn)確性。明顯消除采購員與供應(yīng)商串通的徇私舞弊行為。

2.采購訂單價格更新對其他數(shù)據(jù)表的影響

采購訂單的價格更新是否會對其他相關(guān)表產(chǎn)生影響呢？這里的相關(guān)表主要包括兩張數(shù)據(jù)表，分別為產(chǎn)品價格信息表與產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表。產(chǎn)品價格信息表中定義了產(chǎn)品的計劃價格；產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表則定義了某個供應(yīng)商的具體價格信息。他們之間有彼此的聯(lián)系。如產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表默認(rèn)情況下，會繼承產(chǎn)品計劃價格表中的價格。而在建立采購訂單的時候，默認(rèn)情況下其價格來自于產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表。如果這張表中沒有相應(yīng)數(shù)據(jù)的話，則其會采用產(chǎn)品計劃價格表中內(nèi)容。而現(xiàn)在反過來，若采購訂單中物料價格的變化，是否會更新以上這些表中的內(nèi)容呢？

筆者在項目實施中，給用戶第一個建議是最好不要通過采購訂單來更新這兩張基本價格表中的信息。若產(chǎn)品計劃價格表中或者供應(yīng)商價格信息表中的內(nèi)容有改變的話，最好通過獨立的變更單據(jù)來進行變更。這主要是出于數(shù)據(jù)的一致性考慮。而且也易于后續(xù)的查詢追蹤。如果在采購訂單中進行級聯(lián)更新的話，以后很難查詢到這個更改記錄。雖然這會增加一些數(shù)據(jù)維護的工作量。但是卻可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，筆者認(rèn)為這個交易還是值得的。

筆者給用戶的第二個建議是如果供應(yīng)商價格變化真的很頻繁。就像前一段時間，原材料的價格幾乎是一月一變。在這種情況下，如果每次價格變化時都要先更改供應(yīng)商價格信息表中的內(nèi)容，那顯然工作量會變得很大。而每次去更改采購訂單的價格也不利于采購訂單的管理。對于這種情況，如果原材料市場價格變換比較頻繁，那么筆者建議企業(yè)用戶，可以讓采購訂單更改供應(yīng)商價格信息表，但是級聯(lián)更新只限于此，而不能夠更改產(chǎn)品基本價格表。因為產(chǎn)品基本價格表不僅跟采購訂單或者供應(yīng)商價格表相關(guān)；而且還是計劃成本計算的來源。而產(chǎn)品計劃成本在一段時間內(nèi)必須是穩(wěn)定的。如故其也是隨著市場價格波動而波動的話，就不利于進行計劃成本與實際成本的對比分析。故在任何情況下，產(chǎn)品基本價格表的信息都不能夠通過采購訂單或者采購訂單變更單來更新。而只能夠通過獨立的單據(jù)來進行更新。

而且，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)價格表中的價格信息也不能夠經(jīng)常變更。最好其更改的頻率不要超過每月一次。否則的話，會導(dǎo)致計劃成本的不穩(wěn)定。不利于后續(xù)的統(tǒng)計分析。同時，也會增加維護的工作量。如筆者有一家客戶，即使在價格變動頻繁的市場環(huán)境中，其原材料計劃價格也是一個季度調(diào)整一次。

由于采購訂單中價格更新涉及到三個層次的價格表信息，所以更新控制就會更加的嚴(yán)格。筆者維護的多個ERP項目中，其用的最多的控制方式如下：

1、在采購訂單控制上，采購員可以更改價格。但是其更改后的價格不能夠超過供應(yīng)商基本價格表中的價格。也就是說，采購員降低采購價格是允許的，但是若要調(diào)高采購價格則是不允許的。并且系統(tǒng)會有一張采購訂單實際價格與供應(yīng)商價格信息表的分析報表，用來對采購員進行考核。

2、采購訂單價格更新一般情況下不會更新其他基礎(chǔ)價格表中的內(nèi)容。最多只是更改供應(yīng)商價格表中的價格信息。2100433B