采購訂單成本簡介

定義

采購訂單成本這部分采購成本中有一部分與采購次數(shù)無關(guān)，如常設(shè)采購機構(gòu)的基本開支等，稱為采購的固定成本；另一部分與采購的次數(shù)有關(guān)，如差旅費、郵資等，稱為采購的變動成本。每年的總采購成本受到一年中采購次數(shù)或生產(chǎn)準(zhǔn)備次數(shù)的影響，也就是受到每次采購規(guī)模或每次生產(chǎn)數(shù)量的影響。隨著采購次數(shù)的減少(即規(guī)模和生產(chǎn)數(shù)量的增加)，年總采購成本會下降。 2100433B

采購訂單標(biāo)明了

a.供應(yīng)商

b.要訂購的物料或服務(wù)

c.數(shù)量

d.價格

e.供貨日期和供貨條款

f.支付條款

此外，采購訂單確定訂購的物料是存入庫存還是在收貨時就直接被消耗。

采購訂單須經(jīng)核準(zhǔn)。

采購訂單是存貨在采購業(yè)務(wù)中流動的起點，是詳細(xì)記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動軌跡、累積企業(yè)管理決策所需要的經(jīng)營運作信息的關(guān)鍵。通過它可以直接向供應(yīng)商訂貨并可查詢采購訂單的收貨情況和訂單執(zhí)行狀況，通過采購訂單的關(guān)聯(lián)跟蹤，采購業(yè)務(wù)的處理過程可以一目了然。

一定要采購目前急需的東西，采購應(yīng)該有了訂單以后再去采購，否則采購來的就是庫存。

日本豐田汽車公司提出“庫存是萬惡之源”。戴爾公司的老總說：“我們沒有庫存，我們?nèi)绻袔齑娴脑?，那庫存的只是信息，我們不庫存具體某個東西，而是庫存某個信息，把信息庫存起來?！笔澜?00強的首位——沃爾瑪成功經(jīng)驗有兩點，第一是降低成本，第二是消滅庫存。

采購訂單可以來自生產(chǎn)線上，也可以來自于銷售。對于制造型企業(yè)來說，生產(chǎn)的訂單，就是生產(chǎn)需要的原材料、零部件。對銷售型的企業(yè)來說，采購就是采購商品，要由市場的需求來拉動采購活動。

少批量、多批次、多品種，已經(jīng)成為大家公認(rèn)的一種模式，沒有人愿意自己投很多貨?，F(xiàn)在要批量小、庫存小、倉庫小。80年代初，企業(yè)倉庫大，貨物多，表示企業(yè)有實力，因為那個時代，只要能生產(chǎn)出來的，就能賺錢?，F(xiàn)在如果倉庫很大，貨物很多，那將意味著這個企業(yè)的商品不能有效的流動。

雖然系統(tǒng)會自動根據(jù)采購計劃生成采購訂單，但是在實際工作中，采購員往往還需要對采購訂單中的部分內(nèi)容進行更新。為了加強控制，無疑需要對這個更新作業(yè)進行更細(xì)致、更深入的管理。那么在采購訂單中更新部分內(nèi)容會觸發(fā)那些業(yè)務(wù)邏輯呢？筆者在這里根據(jù)自己的了解作一番分析。希望這個分析報告可以幫助大家更加深入的了解單據(jù)的更新操作。

與產(chǎn)品基本信息表關(guān)系

采購訂單中有很多內(nèi)容都是從產(chǎn)品基本信息表中取得。如產(chǎn)品的規(guī)格描述、產(chǎn)品的計量單位、產(chǎn)品的包裝要求等等。有時候企業(yè)根據(jù)實際需要，可能需要在采購訂單上更新這些信息。如以前供應(yīng)商送原材料過來的時候是4個一包的?，F(xiàn)在企業(yè)為了一些原因，如生產(chǎn)線的要求，需要把這個包裝數(shù)量改為3個一包或者5個一包。此時，在采購訂單的包裝說明中可以進行更改。更改保存后，就完事了嗎？其實，這背后還暗藏著一個業(yè)務(wù)邏輯。即這個包裝信息、產(chǎn)品規(guī)格等等屬于產(chǎn)品的基本信息范疇。那么在采購訂單上進行更改后，是否要求采購訂單在保存更新的同時去更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容嗎？還是只是采購訂單上更新即可？

到底采用什么方式，主要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)來判斷的。如果這個更新只是一個臨時的調(diào)整，那么就不需要更新產(chǎn)品基本信息中的內(nèi)容。但是，如果這個更新是永久的，以后都要采用這個包裝方式的話，則就需要在更新采購訂單的同時更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。不過產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關(guān)聯(lián)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容，則要符合一些業(yè)務(wù)邏輯的控制規(guī)則。具體來說，主要有三個方面。

1.產(chǎn)品信息表中

必須指明某個字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因為在企業(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當(dāng)其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材料檢驗標(biāo)準(zhǔn)、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。

2.用戶需要有這張表對應(yīng)的權(quán)限

如在ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計中有一個排它權(quán)限。如果某個用戶做了這個限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進行更改。其他用戶無權(quán)進行修改。如果有這個限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個產(chǎn)品基本信息表。

3.是采購訂單中的控制

在實際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要采購員根據(jù)實際情況來進行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會進行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會提示用戶是否需要把這個更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個更新會被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進行更新，而不會涉及到產(chǎn)品基本信息表。

也就是說，要同時滿足以上三個條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購訂單所更新。筆者在項目推廣中，對于用戶的建議是這個功能要慎用。對于一些共享程度比較高的信息可以通過級聯(lián)更新來節(jié)省數(shù)據(jù)維護的工作量。但是對于一些技術(shù)性比較強的數(shù)據(jù)，則最好還是采取專人維護專人負(fù)責(zé)制比較好。

與產(chǎn)品價格信息表關(guān)系

除了會對采購訂單中的產(chǎn)品基本信息如包裝信息進行更改，采購員改的最多的還要算是采購訂單價格。這個采購訂單價格在采購訂單管理中又是一個比較敏感的字段。為了保障企業(yè)資金的安全性，采購訂單在這個字段的更新上采取了比較多的控制措施。

1.采購訂單價格更新

首先，采購訂單會控制采購員是否有這個權(quán)限更改這個采購價格以及更改的幅度有多大。有些企業(yè)對于這個采購價格控制的比較嚴(yán)格，普通采購員無法更改這個采購價格。因為采購訂單中的價格自動會從供應(yīng)商產(chǎn)品價格表中帶出來。也就是說，默認(rèn)的價格就是跟供應(yīng)商協(xié)商好的價格。若要進行價格變動的話，則必須由采購經(jīng)理來完成。有些企業(yè)則相對寬松一點，采購員可以更改采購訂單的價格，但是其有一個幅度的限制。如某個原材料標(biāo)準(zhǔn)價格為10元，而采購員可以在1%的范圍內(nèi)修改這個采購價格。也就是說，其向供應(yīng)商采購時，其價格的最大修改權(quán)利只有11元。如果超過這個價格的話，就需要采購經(jīng)理或者其他人員的授權(quán)才行?？梢娡ㄟ^對采購價格這個字段本身的權(quán)限控制，能夠大大的提高采購訂單價格的準(zhǔn)確性。明顯消除采購員與供應(yīng)商串通的徇私舞弊行為。

2.采購訂單價格更新對其他數(shù)據(jù)表的影響

采購訂單的價格更新是否會對其他相關(guān)表產(chǎn)生影響呢？這里的相關(guān)表主要包括兩張數(shù)據(jù)表，分別為產(chǎn)品價格信息表與產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表。產(chǎn)品價格信息表中定義了產(chǎn)品的計劃價格；產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表則定義了某個供應(yīng)商的具體價格信息。他們之間有彼此的聯(lián)系。如產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表默認(rèn)情況下，會繼承產(chǎn)品計劃價格表中的價格。而在建立采購訂單的時候，默認(rèn)情況下其價格來自于產(chǎn)品供應(yīng)商價格信息表。如果這張表中沒有相應(yīng)數(shù)據(jù)的話，則其會采用產(chǎn)品計劃價格表中內(nèi)容。而現(xiàn)在反過來，若采購訂單中物料價格的變化，是否會更新以上這些表中的內(nèi)容呢？

筆者在項目實施中，給用戶第一個建議是最好不要通過采購訂單來更新這兩張基本價格表中的信息。若產(chǎn)品計劃價格表中或者供應(yīng)商價格信息表中的內(nèi)容有改變的話，最好通過獨立的變更單據(jù)來進行變更。這主要是出于數(shù)據(jù)的一致性考慮。而且也易于后續(xù)的查詢追蹤。如果在采購訂單中進行級聯(lián)更新的話，以后很難查詢到這個更改記錄。雖然這會增加一些數(shù)據(jù)維護的工作量。但是卻可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，筆者認(rèn)為這個交易還是值得的。