知識管理：企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選企業(yè)知識管理——文檔管理軟件

文檔即知識，這些知識的產(chǎn)生可以說發(fā)生在每時、每刻、每個人身上，我們可以隨手就可以記錄下來，當(dāng)我們想找到他們的時候，能夠快速準(zhǔn)確的找到。大部分管理軟件的文檔管理功能是菜單化、單獨上傳文檔、進(jìn)行歸類存儲的方式，這種方式只能保存文檔本身，但不能記錄文檔的產(chǎn)生原因和過程，并且文檔的版本混亂。

領(lǐng)度企業(yè)執(zhí)行與溝通平臺在做文檔管理功能時，不僅僅采用菜單化模式提供上傳文檔的方式，而是在工作匯報時同步進(jìn)行文檔管理，即無論因任何工作匯報中上傳的附件，都將按“項目——任務(wù)——事件”的位置編號方式自動歸檔在文檔庫中。位置編號的方式記錄了文檔的產(chǎn)生的完整過程：人、時間、事情，點擊文檔編號的時候不僅能夠下載到文檔，而且能查看到完整的文檔上下文關(guān)系，因此能夠保留這些知識及產(chǎn)生知識的過程。文檔分類管理不但可以按項目、用戶、群組進(jìn)行分類，還可以加“標(biāo)簽”整體管理這些文檔，形成企業(yè)知識庫。Linkwedo文檔管理具有如下特點：

自動生成文檔位置編號

在Linkwedo文檔管理系統(tǒng)中，呈現(xiàn)豐富的文檔信息：文檔名稱，文檔所有者，文檔上傳時間、文檔位置編號等信息，這些信息都是在我們?nèi)粘９ぷ鲄R報中上傳文檔過程中自動記錄下來。每上傳一份文檔，生成文檔編號呈現(xiàn)文檔的位置：通過文檔的位置（如P6-T28-E349）可以看出該文檔是在屬于哪個項目，屬于哪個任務(wù)，是屬于任務(wù)創(chuàng)建時上傳，還是執(zhí)行任務(wù)匯報工作中上傳，清晰的將文檔進(jìn)行歸檔管理。

文檔的權(quán)限控制

文檔是需要嚴(yán)謹(jǐn)管理的，所以在每次上傳文檔的時候就可以設(shè)置文檔的查看權(quán)限，文檔的查看有五種權(quán)限：包含完全公開、項目參與人員可見、任務(wù)參與人員可見、事件參與者可見、私人文檔，設(shè)置定文檔的保密級別，以此限定文檔查看人員的范圍，有效的保護(hù)文檔。

記錄文檔的查看記錄

你是否想知道你上傳的文檔是否被下載過？被哪些人下載過？在Linkwedo文檔系統(tǒng)中，當(dāng)文檔被查看過，自動記錄下來文檔被查看次數(shù)、查看時間、查看者姓名等信息，將以上信息直觀呈現(xiàn)給用戶，方便用戶掌握文檔是否被關(guān)注過，以及被哪些用戶查看過。

記錄產(chǎn)生的上下文，場景還原

在Linkwedo文檔系統(tǒng)中，不僅可以下載文檔，查看文檔內(nèi)容，還可以了解文檔的產(chǎn)生過程或所得到的評論。通過點擊位置編號，可以進(jìn)入到該文檔的事件中查看到所需要了解的細(xì)節(jié)，可直接查看到文檔產(chǎn)生的過程，了解前因后果，即使文檔上傳者已經(jīng)離職，也能夠根據(jù)記錄全面的還原場景，準(zhǔn)確判斷文檔的版本。

文檔分類管理

將文檔按不同屬性分類，如按部門用戶分類、按部門項目分類、按群組分類、按時間分類，通過對文檔的分類能夠快速找到需要的文檔。

統(tǒng)計文檔數(shù)據(jù)

提供從全局查看文檔的數(shù)據(jù)信息，如個人所有權(quán)限查看的文檔數(shù)、個人上傳的文檔數(shù)等。

標(biāo)簽功能

為文檔添加標(biāo)簽，按標(biāo)簽管理文檔，形成企業(yè)的知識庫。

搜索功能

支持模糊搜索功能，輸入文檔部分名稱可以搜索到文檔。2100433B

導(dǎo)論

第一章 企業(yè)檔案信息化概略

一、信息化與企業(yè)信息化

(一)信息化

(二)企業(yè)信息化

二、檔案信息化與企業(yè)檔案信息化

(一)檔案信息化

(二)企業(yè)檔案信息化

三、企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀

(一)研究現(xiàn)狀

(二)實踐現(xiàn)狀

第二章 企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略定位——知識管理

一、知識管理與企業(yè)檔案知識管理

(一)知識管理

()企業(yè)檔案知識管理

二、為什么要實行企業(yè)檔案知識管理

(一)企業(yè)管理創(chuàng)新的客觀要求

(二)檔案管理方式轉(zhuǎn)型的必然選擇

(三)深化檔案信息開發(fā)的必要措施

三、企業(yè)檔案知識管理的基本思路

(一)企業(yè)檔案知識管理的定位

(二)企業(yè)檔案知識管理的原則

(三)企業(yè)檔案知識管理的步驟

四、企業(yè)檔案知識管理的重點內(nèi)容

(一)整合企業(yè)檔案信息資源——集成管理

(二)實現(xiàn)企業(yè)檔案信息增值——知識服務(wù)

(三)優(yōu)化企業(yè)知識資源管理——IT平臺化

(四)確保知識管理持續(xù)發(fā)展——制度安全

第三章 企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)——集體管理

一、資源建設(shè)在企業(yè)檔案信息化中的地位

(一)資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心

(二)企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識和信息資源

二、企業(yè)檔案資源的構(gòu)成與管理現(xiàn)狀

(一)企業(yè)檔案資源的基本構(gòu)成

(二)企業(yè)檔案資源的管理現(xiàn)狀

三、企業(yè)檔案信息資源的集成管理

(一)企業(yè)檔案信息資源集成管理的含義

(二)企業(yè)檔案信息資源集成管理的主要內(nèi)容

(三)企業(yè)檔案信息資源集成管理的理論依據(jù)

(四)集成管理在檔案資源建設(shè)中的適用性分析

(五)企業(yè)檔案信息資源集成管理實施策略

四、資源建設(shè)的成果刑事與主體措施

(一)企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的成果形式

(二)企業(yè)檔案信息化資源建設(shè)的主要措施

第四章 企業(yè)檔案信息化服務(wù)——知識服務(wù)

一、檔案知識服務(wù)簡述

(一)檔案知識服務(wù)的特性

(二)檔案知識服務(wù)的原則

二、知識服務(wù)在企業(yè)檔案信息化中的適用性分析

(一)知識服務(wù)是企業(yè)檔案信息化發(fā)展的必然選擇

(二)企業(yè)檔案信息化為知識服務(wù)提供了技術(shù)條件

(三)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)為知識服務(wù)提供了平臺

(四)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案信息資源適用于知識服務(wù)

三、企業(yè)檔案知識服務(wù)體系目標(biāo)分解

(一)建立以人為本的知識服務(wù)理念

(二)建立檔案信息共享的知識服務(wù)體系

(三)樹立體現(xiàn)企業(yè)文化核心的知識服務(wù)理念

(四)建立檔案知識服務(wù)專題數(shù)據(jù)庫

四、基于企業(yè)信息化的檔案知識服務(wù)體系構(gòu)建

(一)檔案知識服務(wù)體系構(gòu)建面臨的問題

(二)企業(yè)檔案知識服務(wù)體系建設(shè)

(三)企業(yè)檔案知識服務(wù)方式

(四)檔案知識服務(wù)體系構(gòu)建對人才的需求

(五)企業(yè)檔案知識服務(wù)展望

第五章 企業(yè)檔案信息化的測評

一、企業(yè)檔案信息化測評體系的建立

(一)企業(yè)檔案信息化測評的目標(biāo)

(二)企業(yè)檔案信息化指標(biāo)體系的設(shè)計原則

二、企業(yè)檔案信息化指標(biāo)構(gòu)成方案

(一)企業(yè)檔案信息化指標(biāo)

(二)企業(yè)檔案信息化指標(biāo)計算方法

三、企業(yè)檔案信息化測評體系的組織和應(yīng)用

(一)企業(yè)檔案信息化測評步驟

(二)企業(yè)檔案信息化測評組織流程

附錄A 企業(yè)檔案信息化案例

附錄A1 廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案信息化案例

附錄A2 南方電網(wǎng)廣東電網(wǎng)公司檔案信息化案例

附錄A3 廣東廣清高速公路北段有限公司檔案信息化案例

附錄B 企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀調(diào)查

附錄B1 企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀調(diào)查問卷

附錄B2 企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀調(diào)查問卷數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計

附錄B3 企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀調(diào)查問卷分析報告

參考文獻(xiàn)

后記

《知識管理:企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選》內(nèi)容簡介：信息化是繼工業(yè)化之后生產(chǎn)力發(fā)展的一個全新階段，它對經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展乃至整個人類文明產(chǎn)生著巨大影響。在檔案工作中，“信息化”的作用也越來越凸顯，特別是在信息化最活躍的企業(yè)，“檔案信息化”更成為擺在企業(yè)檔案部門面前的一個重要課題。為了適應(yīng)形勢的要求，近年來廣東省檔案局十分重視檔案信息化建設(shè)。2005年4月，省檔案局召開了省直和中央駐粵企業(yè)檔案信息化座談會，對我省企業(yè)檔案信息化情況進(jìn)行了總結(jié)，并對今后企業(yè)檔案信息化建設(shè)提出了許多意見和要求。同年12月，省檔案局又聯(lián)合省信息產(chǎn)業(yè)廳召開全省檔案信息化建設(shè)工作會議，分析了全省當(dāng)時檔案信息化建設(shè)的狀況，按照國家和省信息化發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合國家檔案局有關(guān)文件要求和我省檔案工作實際，提出了我省檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、基本原則和發(fā)展目標(biāo)，并對全省檔案信息化工作進(jìn)行了全面部署。

為了貫徹會議提出的要求，加強對企業(yè)檔案信息化問題的學(xué)術(shù)研究，為我省企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供理論指導(dǎo)，省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處積極行動，聯(lián)合廣東省韶關(guān)鋼鐵集團(tuán)公司、南方電網(wǎng)廣東電網(wǎng)公司、廣東省高速公路有限公司等企業(yè)，同時邀請其他對本課題相關(guān)內(nèi)容有過一定研究的同志參與，組成“企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略研究”課題組，于2005年正式向廣東省檔案局申報課題立項，并獲得批準(zhǔn)和資助。經(jīng)過課題組全體成員幾年的努力，課題研究的主要成果——《知識管理：企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選》一書的稿本已基本形成。近日，課題組負(fù)責(zé)人鐘倫清同志將書稿送我.并希望我為該書寫幾句話。

知識管理戰(zhàn)略綜述

知識管理戰(zhàn)略與人力資源戰(zhàn)略同屬于企業(yè)競爭戰(zhàn)略下的職能戰(zhàn)略。企業(yè)在制定知識管理戰(zhàn)略時必須根據(jù)企業(yè)競爭戰(zhàn)略考慮諸如企業(yè)必須擁有的知識內(nèi)涵(著重于隱性或顯性知識)、企業(yè)應(yīng)如何獲得知識資產(chǎn)(由企業(yè)內(nèi)部研發(fā)或從外部取得)、知識環(huán)境的穩(wěn)定性(是否需要不斷更新并創(chuàng)造新的知識)、企業(yè)希望創(chuàng)造的競爭優(yōu)勢(低成、差異化或其他)等等。企業(yè)為適應(yīng)企業(yè)競爭產(chǎn)生的知識需求和企業(yè)自身形成的知識供給并不會完全吻合。有些知識對企業(yè)來講是需要的而企業(yè)本身并不具有這些知識。這就形成了知識缺口。根據(jù)知識需求、知識供給與知識缺口之間的關(guān)系，企業(yè)的知識管理戰(zhàn)略可以分為：

知識管理戰(zhàn)略創(chuàng)新型戰(zhàn)略

用長遠(yuǎn)的觀點看待知識，注重知識的積累和創(chuàng)新，企業(yè)對于關(guān)系自身發(fā)展的重要知識需求主要依靠企業(yè)自身的供給。鼓勵員工在企業(yè)內(nèi)或與外界交流，以獲得知識創(chuàng)新的基礎(chǔ)。企圖以獨特的內(nèi)部知識作為產(chǎn)品或服務(wù)差異化的基礎(chǔ)，進(jìn)而構(gòu)筑產(chǎn)業(yè)的進(jìn)入障礙。由于內(nèi)部知識具有隱性的屬性，不易被模仿或復(fù)制，所以其核心知識具有高度的戰(zhàn)略價值。

知識管理戰(zhàn)略效用型戰(zhàn)略

用實效的觀點看待知識，注重知識的引進(jìn)，對于企業(yè)產(chǎn)生的知識需求主要依靠企業(yè)外部引進(jìn)。產(chǎn)業(yè)內(nèi)各企業(yè)交流頻繁，知識環(huán)境變化快速，企業(yè)不斷吸收新知識來建立競爭優(yōu)勢。知識的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化為知識管理活動的重點，由于系統(tǒng)化的顯性知識有助于大量傳播，企業(yè)可將知識的再利用性與高復(fù)制性作為提高利潤水平的基礎(chǔ)。

知識管理戰(zhàn)略參與型戰(zhàn)略

介于前二者之間，對于企業(yè)知識需求采用內(nèi)部創(chuàng)新與外部引進(jìn)相結(jié)合的策略。與之相對應(yīng)的人力資源戰(zhàn)略可以劃分為：引誘型戰(zhàn)略。企業(yè)較少培養(yǎng)自己的員工，而是通過薪酬和福利等引誘其他企業(yè)的員工，從而形成自己的高素質(zhì)員工隊伍。投資戰(zhàn)略。這種戰(zhàn)略主要是依靠企業(yè)培養(yǎng)來獲得高素質(zhì)的員工，企業(yè)主中對員工的開發(fā)、培訓(xùn)，視員工為企業(yè)最好的投資對象。參與型戰(zhàn)略。介于前二者之間，對于企業(yè)知識需求采用內(nèi)部創(chuàng)新與外部引進(jìn)相結(jié)合的策略。

知識管理戰(zhàn)略匹配關(guān)系

根據(jù)競爭戰(zhàn)略的特點，形成了知識管理戰(zhàn)略預(yù)人力資源戰(zhàn)略的三種匹配關(guān)系：

①效用--引誘型匹配。這種情形最大的目的在于“成本”與“效果”，企業(yè)以知識的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化為知識管理活動的重點，由于系統(tǒng)化的顯性知識有助于大量傳播，企業(yè)可將知識的再利用性與高復(fù)制性作為提高利潤水平的基礎(chǔ)。同時對于企業(yè)的知識缺口通過外部員工的引進(jìn)加以彌補。通過對外部員工的引進(jìn)，鼓勵員工在企業(yè)內(nèi)或與外界交流，以獲得知識創(chuàng)新的基礎(chǔ)。行業(yè)內(nèi)各企業(yè)交流頻繁，知識環(huán)境變化快速，企業(yè)不斷吸收新員工新知識來建立競爭優(yōu)勢。

②創(chuàng)新--培養(yǎng)型匹配。企業(yè)通過對員工的培養(yǎng)企圖以獨特的內(nèi)部知識作為產(chǎn)品或服務(wù)差異化的基礎(chǔ)，進(jìn)而構(gòu)筑產(chǎn)業(yè)的進(jìn)入障礙。由于內(nèi)部知識具有隱性的屬性，不易被模仿或復(fù)制，所以其核心知識具有高度的戰(zhàn)略價值。

③參與--協(xié)助型匹配。在這種匹配下企業(yè)采取知識的積累與引進(jìn)。人力資源的培訓(xùn)與引誘相結(jié)合的策略。

利用先進(jìn)實用的手段，達(dá)成企業(yè)管理與運作的精細(xì)化，為客戶提供知識管理與信息化的專業(yè)咨詢?nèi)蝿?wù)；

為客戶提供梳理知識資源，規(guī)劃知識活動，搭建知識保障體系，規(guī)劃知識管理系統(tǒng)，選型等服務(wù)，并配合客戶實現(xiàn)咨詢成果；

組織積累、整理公司內(nèi)部知識，宣傳知識管理的必要性，推動知識的傳遞和使用，建立知識管理流程和制度，推動知識管理健康運作；

進(jìn)行企業(yè)信息化現(xiàn)狀分析評估和信息系統(tǒng)戰(zhàn)略和建設(shè)規(guī)劃；

設(shè)計企業(yè)的IT功能戰(zhàn)略，進(jìn)行系統(tǒng)選型與ERP系統(tǒng)實施可行性評估；

為企業(yè)設(shè)計信息溝通的解決方案。

知識管理戰(zhàn)略有以下幾種分類：　1.在內(nèi)涵方面，Hansen，Nohria & Tiemey(1999)認(rèn)為，知識管理戰(zhàn)略可分為“系統(tǒng)化戰(zhàn)略”與“個性化戰(zhàn)略”;

2.在態(tài)度方面，Zack(1999)認(rèn)為，知識管理戰(zhàn)略可分為“積極戰(zhàn)略”與“保守戰(zhàn)略”；

謝洪明、劉常勇、李曉彤綜合了上述兩種觀點，提出了將知識管理戰(zhàn)略分為4類，即保守系統(tǒng)化戰(zhàn)略、保守個性化戰(zhàn)略、積極系統(tǒng)化戰(zhàn)略和積極個性化戰(zhàn)略。本文主要采用Hansen，Nohria & Tiemey的觀點，認(rèn)為企業(yè)知識管理戰(zhàn)略可分為系統(tǒng)戰(zhàn)略和人文戰(zhàn)略。

系統(tǒng)戰(zhàn)略將企業(yè)看作是一個信息處理系統(tǒng)，認(rèn)為IT及其相關(guān)的系統(tǒng)為知識管理提供了理想的框架，將不同程度的信息處理和商業(yè)信息系統(tǒng)的研究作為理解知識管理的本質(zhì)和結(jié)構(gòu)的正確選擇。利用系統(tǒng)戰(zhàn)略的企業(yè)將知識編碼、貯存在數(shù)據(jù)庫中，公司任何人都可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)直接調(diào)用。人文戰(zhàn)略主要針對隱性知識的管理，強調(diào)企業(yè)知識的社會屬性，知識通過直接的人員交流得到傳播和分享。人文戰(zhàn)略認(rèn)為人是知識管理持續(xù)改進(jìn)的關(guān)鍵，在社會關(guān)系占主要地位的軟環(huán)境中，IT往往被看作是管理工具而不是成功的本質(zhì)因素。采用系統(tǒng)戰(zhàn)略的企業(yè)，知識管理活動主要以系統(tǒng)化、文字化的資料、檔案為主導(dǎo)，企業(yè)只要將所創(chuàng)新或獲得的知識加以系統(tǒng)化的編碼、儲存、利用，即可維持本企業(yè)的運營和生產(chǎn)活動，并獲得低成本的競爭優(yōu)勢。一般而言，這種戰(zhàn)略多出現(xiàn)于產(chǎn)品生命周期中的“成熟期”，企業(yè)需要依賴于大規(guī)模生產(chǎn)來創(chuàng)造最大的效益。若企業(yè)內(nèi)存在著大量難以言喻或只能通過個人心智模式(Mental mode)認(rèn)知的知識，就該采取人文戰(zhàn)略。人文戰(zhàn)略適合氣氛活潑的企業(yè)，鼓勵員工在企業(yè)內(nèi)或與外界交流，以獲得知識創(chuàng)新的基礎(chǔ)。