采購訂單成本

定義

采購訂單成本這部分采購成本中有一部分與采購次數(shù)無關(guān)，如常設(shè)采購機(jī)構(gòu)的基本開支等，稱為采購的固定成本；另一部分與采購的次數(shù)有關(guān)，如差旅費(fèi)、郵資等，稱為采購的變動(dòng)成本。每年的總采購成本受到一年中采購次數(shù)或生產(chǎn)準(zhǔn)備次數(shù)的影響，也就是受到每次采購規(guī)?；蛎看紊a(chǎn)數(shù)量的影響。隨著采購次數(shù)的減少(即規(guī)模和生產(chǎn)數(shù)量的增加)，年總采購成本會(huì)下降。 2100433B

采購訂單標(biāo)明了

a.供應(yīng)商

b.要訂購的物料或服務(wù)

c.數(shù)量

d.價(jià)格

e.供貨日期和供貨條款

f.支付條款

此外，采購訂單確定訂購的物料是存入庫存還是在收貨時(shí)就直接被消耗。

采購訂單須經(jīng)核準(zhǔn)。

采購訂單是存貨在采購業(yè)務(wù)中流動(dòng)的起點(diǎn)，是詳細(xì)記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動(dòng)軌跡、累積企業(yè)管理決策所需要的經(jīng)營運(yùn)作信息的關(guān)鍵。通過它可以直接向供應(yīng)商訂貨并可查詢采購訂單的收貨情況和訂單執(zhí)行狀況，通過采購訂單的關(guān)聯(lián)跟蹤，采購業(yè)務(wù)的處理過程可以一目了然。

一定要采購目前急需的東西，采購應(yīng)該有了訂單以后再去采購，否則采購來的就是庫存。

日本豐田汽車公司提出“庫存是萬惡之源”。戴爾公司的老總說：“我們沒有庫存，我們?nèi)绻袔齑娴脑挘菐齑娴闹皇切畔?，我們不庫存具體某個(gè)東西，而是庫存某個(gè)信息，把信息庫存起來?！笔澜?00強(qiáng)的首位——沃爾瑪成功經(jīng)驗(yàn)有兩點(diǎn)，第一是降低成本，第二是消滅庫存。

采購訂單可以來自生產(chǎn)線上，也可以來自于銷售。對于制造型企業(yè)來說，生產(chǎn)的訂單，就是生產(chǎn)需要的原材料、零部件。對銷售型的企業(yè)來說，采購就是采購商品，要由市場的需求來拉動(dòng)采購活動(dòng)。

少批量、多批次、多品種，已經(jīng)成為大家公認(rèn)的一種模式，沒有人愿意自己投很多貨?，F(xiàn)在要批量小、庫存小、倉庫小。80年代初，企業(yè)倉庫大，貨物多，表示企業(yè)有實(shí)力，因?yàn)槟莻€(gè)時(shí)代，只要能生產(chǎn)出來的，就能賺錢?，F(xiàn)在如果倉庫很大，貨物很多，那將意味著這個(gè)企業(yè)的商品不能有效的流動(dòng)。

雖然系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)采購計(jì)劃生成采購訂單，但是在實(shí)際工作中，采購員往往還需要對采購訂單中的部分內(nèi)容進(jìn)行更新。為了加強(qiáng)控制，無疑需要對這個(gè)更新作業(yè)進(jìn)行更細(xì)致、更深入的管理。那么在采購訂單中更新部分內(nèi)容會(huì)觸發(fā)那些業(yè)務(wù)邏輯呢？筆者在這里根據(jù)自己的了解作一番分析。希望這個(gè)分析報(bào)告可以幫助大家更加深入的了解單據(jù)的更新操作。

與產(chǎn)品基本信息表關(guān)系

采購訂單中有很多內(nèi)容都是從產(chǎn)品基本信息表中取得。如產(chǎn)品的規(guī)格描述、產(chǎn)品的計(jì)量單位、產(chǎn)品的包裝要求等等。有時(shí)候企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要，可能需要在采購訂單上更新這些信息。如以前供應(yīng)商送原材料過來的時(shí)候是4個(gè)一包的?，F(xiàn)在企業(yè)為了一些原因，如生產(chǎn)線的要求，需要把這個(gè)包裝數(shù)量改為3個(gè)一包或者5個(gè)一包。此時(shí)，在采購訂單的包裝說明中可以進(jìn)行更改。更改保存后，就完事了嗎？其實(shí)，這背后還暗藏著一個(gè)業(yè)務(wù)邏輯。即這個(gè)包裝信息、產(chǎn)品規(guī)格等等屬于產(chǎn)品的基本信息范疇。那么在采購訂單上進(jìn)行更改后，是否要求采購訂單在保存更新的同時(shí)去更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容嗎？還是只是采購訂單上更新即可？

到底采用什么方式，主要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)來判斷的。如果這個(gè)更新只是一個(gè)臨時(shí)的調(diào)整，那么就不需要更新產(chǎn)品基本信息中的內(nèi)容。但是，如果這個(gè)更新是永久的，以后都要采用這個(gè)包裝方式的話，則就需要在更新采購訂單的同時(shí)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。不過產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關(guān)聯(lián)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容，則要符合一些業(yè)務(wù)邏輯的控制規(guī)則。具體來說，主要有三個(gè)方面。

1.產(chǎn)品信息表中

必須指明某個(gè)字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因?yàn)樵谄髽I(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個(gè)權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當(dāng)其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實(shí)際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進(jìn)行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。

2.用戶需要有這張表對應(yīng)的權(quán)限

如在ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計(jì)中有一個(gè)排它權(quán)限。如果某個(gè)用戶做了這個(gè)限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進(jìn)行更改。其他用戶無權(quán)進(jìn)行修改。如果有這個(gè)限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個(gè)產(chǎn)品基本信息表。

3.是采購訂單中的控制

在實(shí)際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時(shí)存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要采購員根據(jù)實(shí)際情況來進(jìn)行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會(huì)進(jìn)行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個(gè)字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會(huì)提示用戶是否需要把這個(gè)更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個(gè)更新會(huì)被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進(jìn)行更新，而不會(huì)涉及到產(chǎn)品基本信息表。

也就是說，要同時(shí)滿足以上三個(gè)條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購訂單所更新。筆者在項(xiàng)目推廣中，對于用戶的建議是這個(gè)功能要慎用。對于一些共享程度比較高的信息可以通過級聯(lián)更新來節(jié)省數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量。但是對于一些技術(shù)性比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)，則最好還是采取專人維護(hù)專人負(fù)責(zé)制比較好。

與產(chǎn)品價(jià)格信息表關(guān)系

除了會(huì)對采購訂單中的產(chǎn)品基本信息如包裝信息進(jìn)行更改，采購員改的最多的還要算是采購訂單價(jià)格。這個(gè)采購訂單價(jià)格在采購訂單管理中又是一個(gè)比較敏感的字段。為了保障企業(yè)資金的安全性，采購訂單在這個(gè)字段的更新上采取了比較多的控制措施。

1.采購訂單價(jià)格更新

首先，采購訂單會(huì)控制采購員是否有這個(gè)權(quán)限更改這個(gè)采購價(jià)格以及更改的幅度有多大。有些企業(yè)對于這個(gè)采購價(jià)格控制的比較嚴(yán)格，普通采購員無法更改這個(gè)采購價(jià)格。因?yàn)椴少徲唵沃械膬r(jià)格自動(dòng)會(huì)從供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格表中帶出來。也就是說，默認(rèn)的價(jià)格就是跟供應(yīng)商協(xié)商好的價(jià)格。若要進(jìn)行價(jià)格變動(dòng)的話，則必須由采購經(jīng)理來完成。有些企業(yè)則相對寬松一點(diǎn)，采購員可以更改采購訂單的價(jià)格，但是其有一個(gè)幅度的限制。如某個(gè)原材料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格為10元，而采購員可以在1%的范圍內(nèi)修改這個(gè)采購價(jià)格。也就是說，其向供應(yīng)商采購時(shí)，其價(jià)格的最大修改權(quán)利只有11元。如果超過這個(gè)價(jià)格的話，就需要采購經(jīng)理或者其他人員的授權(quán)才行。可見通過對采購價(jià)格這個(gè)字段本身的權(quán)限控制，能夠大大的提高采購訂單價(jià)格的準(zhǔn)確性。明顯消除采購員與供應(yīng)商串通的徇私舞弊行為。

2.采購訂單價(jià)格更新對其他數(shù)據(jù)表的影響

采購訂單的價(jià)格更新是否會(huì)對其他相關(guān)表產(chǎn)生影響呢？這里的相關(guān)表主要包括兩張數(shù)據(jù)表，分別為產(chǎn)品價(jià)格信息表與產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表。產(chǎn)品價(jià)格信息表中定義了產(chǎn)品的計(jì)劃價(jià)格；產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表則定義了某個(gè)供應(yīng)商的具體價(jià)格信息。他們之間有彼此的聯(lián)系。如產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表默認(rèn)情況下，會(huì)繼承產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中的價(jià)格。而在建立采購訂單的時(shí)候，默認(rèn)情況下其價(jià)格來自于產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表。如果這張表中沒有相應(yīng)數(shù)據(jù)的話，則其會(huì)采用產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中內(nèi)容。而現(xiàn)在反過來，若采購訂單中物料價(jià)格的變化，是否會(huì)更新以上這些表中的內(nèi)容呢？

筆者在項(xiàng)目實(shí)施中，給用戶第一個(gè)建議是最好不要通過采購訂單來更新這兩張基本價(jià)格表中的信息。若產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中或者供應(yīng)商價(jià)格信息表中的內(nèi)容有改變的話，最好通過獨(dú)立的變更單據(jù)來進(jìn)行變更。這主要是出于數(shù)據(jù)的一致性考慮。而且也易于后續(xù)的查詢追蹤。如果在采購訂單中進(jìn)行級聯(lián)更新的話，以后很難查詢到這個(gè)更改記錄。雖然這會(huì)增加一些數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量。但是卻可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，筆者認(rèn)為這個(gè)交易還是值得的。