采購作業(yè)流程手冊意義

采購作業(yè)流程手冊是從事采購工作人員的必備手冊，它具有很重要的意義。

(1)手冊是采購員工的參考指南，而且它對新員工尤為有價值，新員工需要得到如何強完成不同活動或者任務的指標。對于經驗豐富的人員，該手冊僅對不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關知識。

(2)手冊說明了完成一項任務所需的步驟和活動，從而能夠使任務更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊會使運營更為有效，而且涉及的內容往往比策略手冊更加廣泛和詳細。

采購作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購策略。有時采購作業(yè)流程沒有標準或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購部門為每個作業(yè)流程確定一個編碼，標明有效日期和主題，并提出采購的具體目標。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時，如果作業(yè)流程較長，而且包括很多部分，那么就需要一個關于具體內容的表格或索引。在第一部分通常對一些重要的專用術語作出定義。第二部分一般總結與該作業(yè)流程相關的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時體現(xiàn)了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領域。例如，有時，外部供應商會使用公司的設備，這時，作業(yè)流程的這一部分就會說明具體負責這一工作的采購人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實際過程。這往往是作業(yè)流程中最長和最詳細的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務時必曼須遵循的指令、指示和活動。這些關于采購作業(yè)流程的全部信息都會體現(xiàn)在采購作業(yè)流程童手冊中。

采購作業(yè)流程會因采購的來源、方式以及對象等的不同而在作業(yè)細節(jié)上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國采購學者威斯汀所主張的采購的基本作業(yè)步驟。

1.確認需求

在采購之前應先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。

2.需求說明

確認需求之后，對需求的細節(jié)，如品質、包裝、售后服務、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進行。

3.選擇可能的供應來源

根據需求說明在原有供應商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開征求。在選擇供應商時，企業(yè)應考慮的主要因素有：

(1)價格。物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的。相對于其他因素，雖然價格并不是最重要的，但比較各個供應商提供的價格連同各種折扣是選擇供應商不可或缺的一個重要指標。

(2)質量。商品質量也是一個十分重要的選擇供應商的影響因素。商品質量的選擇應根據企業(yè)實際情況而定，并不是質量最好的就是最適應的，應力求用最低的價格買到最適合本企業(yè)質量要求的產品。

(3)服務。服務也是一個很重要的選擇供應商的影響因素。如更換次品、指導設備使用、修理設備等，類似這樣的一些服務在采購某些項目時，可能會在選擇過程中起到關鍵作用。

(4)位置。供應商所處的位置對送貨時間、運輸成本、緊急訂貨與加急服務的回應時間都有影響。在當地購買有助于發(fā)展地區(qū)經濟，易于形成社區(qū)信譽以及良好的售后服務。

(5)供應商庫存政策。如果供應商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那么擁有安全庫存將有助于設備突發(fā)故障的解決。

(6)柔性。那些愿意且能夠回應需求改變、接受設計改變等要求的供應商應予以重點考慮。

4.適宜價格的決定

決定可能的供應商后進行價格談判。

5.訂單安排

價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權利及義務必須予以說明。

6.訂單追蹤與稽核

簽約訂貨后，為求銷售廠商如期、如質、如量交貨，應依據合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交貨，并予以嚴格驗收入庫。

7.核對發(fā)票

廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時，對于發(fā)票的內容是否正確，應先經采購部門核對后財務部門才能辦理付款。

8.不符與退貨處理

凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應依據合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購，予以結案。

9.結案凡驗收

合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，并簽報高級管理層或權責部門核閱批示。

10.記錄與檔案

維護凡經結案批示后的采購文件，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題查考。檔案應具有一定保管期限的規(guī)定。

在設計采購作業(yè)流程時，應注意以下要點。

1．采購結構應與采購數量、種類、區(qū)域相匹配

一方面，過多的流程環(huán)節(jié)會增加組織流程運作的作業(yè)與成本，降低工作效率；另一方面，流程過于簡單、監(jiān)控點設置不夠等，將導致采購過程操作失去控制，產生物資質量、供應、價格等問題。

2．先后順序及實效控制

應注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需的時限。例如，避免同一主管對同一采購文件作數次的簽核；避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購文件會簽部門太多，影響作業(yè)實效。

3．關鍵點設置

為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管理，應設置關鍵點的管理要領或辦理時限。例如，國外采購、詢價、報階、申請輸入許可證、出具信用證、裝船、報關、提貨等均有管理要領或辦理時限。

4．權責或任務的劃分

各項作業(yè)手續(xù)及查核責任，應有明確權責規(guī)定及查核辦法。比如，請購、采購、驗收、付款等權責應予區(qū)分，并指定主辦單位。

5．配合作業(yè)方式的改善

例如，手工的作業(yè)方式改變?yōu)橛嬎銠C管理系統(tǒng)輔助作業(yè)后，其流程與表格需作相應的調整或重新設計。

6.采購流程應反映集體決策的思想

由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量等人員一起來決定供應商的選擇。處理程序應合時宜，應注意采購程序的及時改進。早期設計的辦理程序或流程經過若干時日后應加以檢查，并不斷改進與完善，以回應組織的變更或作業(yè)上的實際需要。

7.避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂

注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)事件的處理規(guī)則。例如，在遇到“緊急采購”及“外部授權”時，應有權宜的辦法或流程來特別處理。

8.價值與程序相適應

程序繁簡或被重視的程度應與所處理業(yè)務或采購項目的重要性或價值的大小相適應。凡是涉及數量較大、價值較高或容易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應有比較嚴密的處理監(jiān)督；反之，則可略微放寬，以求提高工作效率。

9.處理程序應適合現(xiàn)實環(huán)境

應注意程序的及時改進。早期設計的處理程序或流程，經過若干時間段以后，應加以審查，不斷改進，以適應組織變更或作業(yè)上的實際需要。2100433B

由多個生產作業(yè)活動組成的生產作業(yè)流程的表現(xiàn)形式往往是比較復雜的。在不同管理類型的企業(yè)中，生產作業(yè)流程經常是不一樣的。例如，流程型的化工企業(yè)與離散型的制造企業(yè)、汽車制造企業(yè)與電視制造企業(yè)以及生產汽車輪胎的企業(yè)與生產汽車發(fā)動機的企業(yè)，他們的生產作業(yè)流程的外在形式顯然是不盡相同的。

從外觀上看，雖然不同行業(yè)、不同類型的企業(yè)具有不同的生產作業(yè)流程。但是，從管理實質上來看，這些企業(yè)的生產作業(yè)計劃有許多相似的地方。例如，生產作業(yè)計劃之后是生產作業(yè)計劃的實施、生產作業(yè)實施之后的成果進入到倉庫或銷售環(huán)節(jié)中。

任何一種產品或服務都必須經過一定的作業(yè)流程才能生產出來，但所生產的產品或服務的性質不同，需要采用的作業(yè)流程的類型也各不一樣。我們可以將生產作業(yè)流程按生產的連續(xù)程度和批量大小劃分為如下四類：

1．單件生產。單件生產的基本特點是，所生產產品的品種多，每種產品的產量單一或很少，除個別品種不定期重復生產外，其他品種一般只生產一次。單件生產系統(tǒng)每次制造的產品(或每次完成的項目、每次提供的服務)都是可以單獨區(qū)分開的，彼此之間相似性很小，產品標準化程度很低。藝術家的作品就是典型的單一產品制造的例子。工廠生產的產品雖然不會像藝術品那樣獨一無二，但諸如兵艦船朋的建造，大型發(fā)電設備、重型機械和專用設備的制造、自動化生產線的安裝、摩天大樓的建設等，都接近于生產一件單一的產品。與這種技術復雜的大件產品或“項目”生產相似，其他按顧客要求制作的小件產品，如定制服裝和宣傳廣告，或者按顧客要求進行的汽車、家電、設備修理業(yè)務和醫(yī)療保健服務等，其每次的任務都不一樣，工作的步驟和內容也各異。由于許多任務在一次完成后便不再重復，有的雖然要重復，但屬不定期的，所以，單件生產的穩(wěn)定性和專業(yè)化程度很低，通常只能采用誦用構設備和工業(yè)裝備，并要求工人具有較高的激素水平和廣泛的生產知識，以適應多品種生產的需要。

單一產品生產系統(tǒng)是高度勞動密集型的，作業(yè)活動通常按同性質的工藝階段來予以阻止。如，美國在二戰(zhàn)期間以很快的速度建造船舶爭取了海戰(zhàn)的主動權，在很大程度上就是采用了這種分階段組織形式。這就是把工作劃分為若干性質相同的階段，按每一階段的特殊要求召集所需的技術工人組成小組，并對工作人員進行系統(tǒng)的訓練，使之能勝任該階段的全部工作。由于進行了工作的專業(yè)化分工，工作人員雖然不是名副其實的造船能手，但依靠他們掌握的階段技術和相互間的協(xié)作配合，使得造船任務得以順利完成。而且因為工廠能排出工作流程進度表，從而使造船周期大大地縮短。從這個例子可以看出，單一產品生產系統(tǒng)的組織與傳統(tǒng)的手藝行業(yè)的組織有著根本的不同。在手藝行業(yè)中，一個木匠干全部的木匠活。與之對比，現(xiàn)代的單一產品生產企業(yè)，已基本上不再是按手藝技術而是按階段技術來組織各項工作，尤其是那些技術復雜的工作。

2．成批生產。成批生產系統(tǒng)每次生產一定數量的產品，批與批之間可以在品種上進行變換，故生產的重復性和穩(wěn)定性較單件生產系統(tǒng)強。成批生產除了像單件生產那樣，按生產階段或“工藝專業(yè)化”原則組織外，還可以將產量較大、勞動量大的工作對象，包括產品、部件或同種零件，按“對象專業(yè)化”原則進行組織。成批生產系統(tǒng)可根據生產批量的大小和工藝難易程度，在部分生產系統(tǒng)內采用自動化、半自動化設備、專用設備和專用工藝裝備，從而提高生產的機械化與自動化程度。成批生產按照生產的產量規(guī)模和重復程度，可分為小批生產、中批生產和大批生產三種類型。其中，中批生產是典型的成批生產，集中地反映了成批生產的性質和特點；小批生產接近于單件生產，但有一定的生產重復性，有一定的批量，因而部分地反映了成批生產的特點；大批生產與其他成批生產相比，具有產量較大，品種變化較少，生產穩(wěn)定性和重復程度都較高的特點，因此，接近大量生產。屬于成批生產的企業(yè)有機床廠、起重機廠、中小型電機廠、食品加工廠以及報刊雜志社等。以罐頭生產為例，一家工廠可以加工若干種水果，這一批處理菠蘿，另一批處理荔枝，再一批處理鴨梨或蘋果。所有這些的制作可能都經過一個洗凈、篩選、去皮、切片、調制和裝罐的過程。盡管生產過程是相似的，但由于不同批次之間需要對設備進行清洗和調整，這既耗費時間和成本，也給生產進度安排增加了難度，因此，成批生產企業(yè)能處理的品種多樣性總是有限的，其產品的標難化程度介于單件生產和大量生產之間。

3．大量生產。大量生產類型的特點是，產品產量大而品種少，經常重復生產一種或少數幾種類似的產品，生產的穩(wěn)定性高，生產過程機械化、自動化水平也比較高，可采用高效率的專用設備和專用工藝裝備，對工人的技術水平要求不高，但對操作熟練程度要求高。大量生產—般按照“對象專業(yè)化”原則加以組織，并經常采取裝配線、流水生產線或自動生產線的組織形式。典型的大量生產例子如軸承廠、電子設備制造廠、家用電器生產廠和汽車廠等。

如前所述，大量生產與成批生產，就像單件生產與小批生產一樣，相互間的區(qū)分界限并不那么明確，它們的生產組織在許多方面也很相似。所以，實際工作中常將間斷性生產的類型劃分為單件小批生產，成批生產和大批量生產三種。

對于大批量生產，按照其產品品種變化的程度，可以進一步劃分為固定大批量生產和彈性大批量生產。我們知道，在單件小批生產中，其產品是專門化的，但工具和材料卻都是標準化的。大批量生產除了工具、材料標準化以外，其組成產品的零件也是標準化的，而且通常由標準化的零件組裝成為標準化、統(tǒng)一的最終產品。如最早采用裝配線作業(yè)的福特汽車公司，所生產的T型汽車在品種、規(guī)格、型號、式樣和顏色上都力求一致，以“無差別”的大量生產來降低產品成本。這種生產方法其實早在亨利·福特發(fā)明裝配線之前就產生，如美國在1812年為其步兵制造來復槍就是一種固定大批量生產，要求制造出來的兵器完全相同，能使用同樣的彈藥，運用同樣的擦槍技術，零件也是通用的，以便于維修與更換。也許受這些知名的工業(yè)生產例子的影響，許多人都認為，大批量生產只能采取這種產品統(tǒng)一的固定化生產方式。但對于古代建筑稍有些知識的人都不難發(fā)現(xiàn)，像北歐和西歐于1100一1300年間建造的成千座哥德式教堂，其基本部件、砌塊、屋頂等都是高度標準化的，對它們的裝配則可隨各建筑師的不同設計方案而有所不同；那些使哥德式教堂看起來與其他建筑明顯不同的特色部件，如窗框、裝飾物、門供等，才是采用彈性批量生產方式來制造，并在整座教堂基本完工后再將這些特色部件安裝上去，以形成總體上與眾不同的建筑風格。這是通過少數部件制作的變化和作業(yè)過程最終階段(裝配)的變化，來實現(xiàn)產品多樣化的例子。這種生產方法后來在德國蔡斯光學廠的鏡片制造、美國通用汽車公司的“差別化”汽車生產，以及目前的成批住宅的建筑中，都得到了廣泛應用。

4．連續(xù)生產。連續(xù)生產的最顯著特點是，生產系統(tǒng)以化學式4．連續(xù)生產。連續(xù)生產的最顯著特點是，生產系統(tǒng)以化學式的方法長時間晝夜不停、持續(xù)不斷地生產一種或少數幾種產品，且其產品往往是由生產流程設計事先決定的。例如，一家煉油廠從投入原油開始到最終生產出用于各種不同用途的幾種產品，整個生產流程是連續(xù)的，無法分成幾個階段或部分，且只能生產原來設計提煉的石油制品，并按原定的配比方案進行提煉。如果想得到新的提煉品或對各種提煉品比例作重大調整，那就要改建煉油廠。這說明連續(xù)生產的流程是極為固定的，盡管其形成的最終產品可能有若干種，但都是與流程設計高度結合在一起的。其他如化肥廠、制糖廠、制藥廠、乎板玻璃廠和牛奶加工廠等，其基本生產系統(tǒng)也都屬于連續(xù)生產類型。

連續(xù)生產要求有一定的產量規(guī)模，產品的標準化程度高，生產系統(tǒng)屑高度資本密集型，機械化、自動化水平高，資本投資大，流程設計時需要有極高的技術，且對市場的發(fā)展有準確的判斷。連續(xù)生產系統(tǒng)無法在其生產過程中對生產量作適量調整，只有在市場需求出現(xiàn)大幅度變化時，通過新建或關閉生產線，才能使產量發(fā)生影E躍式的增減。同樣，也只有通過改變和設計新的生產流程，才會有新產品生產出來。可以認為，連續(xù)生產是一種技術最進步、但極為缺乏彈性的生產方式。

物流作業(yè)流程具有如下特點：

·與顧客緊密接觸。物流作業(yè)流程大部分活動都要與顧客接觸，有的部分接觸，有的完全接觸，物流行業(yè)的服務性特點決定了物流作業(yè)流程與顧客的高接觸性。

·不可預見性。物流作業(yè)流程的輸出絕大多數是一種服務，不可預見，只能由顧客經歷和體驗。

·復雜性。物流作業(yè)流程要受到其他要素的影響和制約，物流作業(yè)流程一般具有多層次、多活動的特點，協(xié)調和管理的難度大。