采購作業(yè)流程注意事項

在設(shè)計采購作業(yè)流程時，應(yīng)注意以下要點(diǎn)。

1．采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域相匹配

一方面，過多的流程環(huán)節(jié)會增加組織流程運(yùn)作的作業(yè)與成本，降低工作效率；另一方面，流程過于簡單、監(jiān)控點(diǎn)設(shè)置不夠等，將導(dǎo)致采購過程操作失去控制，產(chǎn)生物資質(zhì)量、供應(yīng)、價格等問題。

2．先后順序及實效控制

應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需的時限。例如，避免同一主管對同一采購文件作數(shù)次的簽核；避免同一采購文件在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購文件會簽部門太多，影響作業(yè)實效。

3．關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置

為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管理，應(yīng)設(shè)置關(guān)鍵點(diǎn)的管理要領(lǐng)或辦理時限。例如，國外采購、詢價、報階、申請輸入許可證、出具信用證、裝船、報關(guān)、提貨等均有管理要領(lǐng)或辦理時限。

4．權(quán)責(zé)或任務(wù)的劃分

各項作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。比如，請購、采購、驗收、付款等權(quán)責(zé)應(yīng)予區(qū)分，并指定主辦單位。

5．配合作業(yè)方式的改善

例如，手工的作業(yè)方式改變?yōu)橛嬎銠C(jī)管理系統(tǒng)輔助作業(yè)后，其流程與表格需作相應(yīng)的調(diào)整或重新設(shè)計。

6.采購流程應(yīng)反映集體決策的思想

由計劃、設(shè)計、工藝、認(rèn)證、訂單、質(zhì)量等人員一起來決定供應(yīng)商的選擇。處理程序應(yīng)合時宜，應(yīng)注意采購程序的及時改進(jìn)。早期設(shè)計的辦理程序或流程經(jīng)過若干時日后應(yīng)加以檢查，并不斷改進(jìn)與完善，以回應(yīng)組織的變更或作業(yè)上的實際需要。

7.避免作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂

注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)事件的處理規(guī)則。例如，在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。

8.價值與程序相適應(yīng)

程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項目的重要性或價值的大小相適應(yīng)。凡是涉及數(shù)量較大、價值較高或容易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微放寬，以求提高工作效率。

9.處理程序應(yīng)適合現(xiàn)實環(huán)境

應(yīng)注意程序的及時改進(jìn)。早期設(shè)計的處理程序或流程，經(jīng)過若干時間段以后，應(yīng)加以審查，不斷改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實際需要。2100433B

采購作業(yè)流程會因采購的來源、方式以及對象等的不同而在作業(yè)細(xì)節(jié)上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國采購學(xué)者威斯汀所主張的采購的基本作業(yè)步驟。

1.確認(rèn)需求

在采購之前應(yīng)先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。

2.需求說明

確認(rèn)需求之后，對需求的細(xì)節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。

3.選擇可能的供應(yīng)來源

根據(jù)需求說明在原有供應(yīng)商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開征求。在選擇供應(yīng)商時，企業(yè)應(yīng)考慮的主要因素有：

(1)價格。物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的。相對于其他因素，雖然價格并不是最重要的，但比較各個供應(yīng)商提供的價格連同各種折扣是選擇供應(yīng)商不可或缺的一個重要指標(biāo)。

(2)質(zhì)量。商品質(zhì)量也是一個十分重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。商品質(zhì)量的選擇應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況而定，并不是質(zhì)量最好的就是最適應(yīng)的，應(yīng)力求用最低的價格買到最適合本企業(yè)質(zhì)量要求的產(chǎn)品。

(3)服務(wù)。服務(wù)也是一個很重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。如更換次品、指導(dǎo)設(shè)備使用、修理設(shè)備等，類似這樣的一些服務(wù)在采購某些項目時，可能會在選擇過程中起到關(guān)鍵作用。

(4)位置。供應(yīng)商所處的位置對送貨時間、運(yùn)輸成本、緊急訂貨與加急服務(wù)的回應(yīng)時間都有影響。在當(dāng)?shù)刭徺I有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟(jì)，易于形成社區(qū)信譽(yù)以及良好的售后服務(wù)。

(5)供應(yīng)商庫存政策。如果供應(yīng)商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那么擁有安全庫存將有助于設(shè)備突發(fā)故障的解決。

(6)柔性。那些愿意且能夠回應(yīng)需求改變、接受設(shè)計改變等要求的供應(yīng)商應(yīng)予以重點(diǎn)考慮。

4.適宜價格的決定

決定可能的供應(yīng)商后進(jìn)行價格談判。

5.訂單安排

價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)必須予以說明。

6.訂單追蹤與稽核

簽約訂貨后，為求銷售廠商如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交貨，并予以嚴(yán)格驗收入庫。

7.核對發(fā)票

廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對后財務(wù)部門才能辦理付款。

8.不符與退貨處理

凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購，予以結(jié)案。

9.結(jié)案凡驗收

合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，并簽報高級管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。

10.記錄與檔案

維護(hù)凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購文件，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題查考。檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。

采購作業(yè)流程手冊是從事采購工作人員的必備手冊，它具有很重要的意義。

(1)手冊是采購員工的參考指南，而且它對新員工尤為有價值，新員工需要得到如何強(qiáng)完成不同活動或者任務(wù)的指標(biāo)。對于經(jīng)驗豐富的人員，該手冊僅對不同問題提供了說明，誓或者僅僅是加深了一些相關(guān)知識。

(2)手冊說明了完成一項任務(wù)所需的步驟和活動，從而能夠使任務(wù)更具一致性和流暢性。一份良好的流程手冊會使運(yùn)營更為有效，而且涉及的內(nèi)容往往比策略手冊更加廣泛和詳細(xì)。

采購作業(yè)流程通常包括一些重要信息，這些信息有助于成功開展采購策略。有時采購作業(yè)流程沒有標(biāo)準(zhǔn)或確定的形式，但基本上都有相同類型的信息。首先，采購部門為每個作業(yè)流程確定一個編碼，標(biāo)明有效日期和主題，并提出采購的具體目標(biāo)。作業(yè)流程的第一部分往往是介紹性的，同時，如果作業(yè)流程較長，而且包括很多部分，那么就需要一個關(guān)于具體內(nèi)容的表格或索引。在第一部分通常對一些重要的專用術(shù)語作出定義。第二部分一般總結(jié)與該作業(yè)流程相關(guān)的公司或者部門策略，與策略相比，作業(yè)流程的層次較低，很多作業(yè)流程在具體執(zhí)行時體現(xiàn)了公司或者部門策略。第三部分指出了作業(yè)流程中的各職位、部門或者領(lǐng)域。例如，有時，外部供應(yīng)商會使用公司的設(shè)備，這時，作業(yè)流程的這一部分就會說明具體負(fù)責(zé)這一工作的采購人員。最后_部分常常描述執(zhí)行作業(yè)流程的實際過程。這往往是作業(yè)流程中最長和最詳細(xì)的部分，是文件的具體部分，描述了員工執(zhí)行任務(wù)時必曼須遵循的指令、指示和活動。這些關(guān)于采購作業(yè)流程的全部信息都會體現(xiàn)在采購作業(yè)流程童手冊中。

由多個生產(chǎn)作業(yè)活動組成的生產(chǎn)作業(yè)流程的表現(xiàn)形式往往是比較復(fù)雜的。在不同管理類型的企業(yè)中，生產(chǎn)作業(yè)流程經(jīng)常是不一樣的。例如，流程型的化工企業(yè)與離散型的制造企業(yè)、汽車制造企業(yè)與電視制造企業(yè)以及生產(chǎn)汽車輪胎的企業(yè)與生產(chǎn)汽車發(fā)動機(jī)的企業(yè)，他們的生產(chǎn)作業(yè)流程的外在形式顯然是不盡相同的。

從外觀上看，雖然不同行業(yè)、不同類型的企業(yè)具有不同的生產(chǎn)作業(yè)流程。但是，從管理實質(zhì)上來看，這些企業(yè)的生產(chǎn)作業(yè)計劃有許多相似的地方。例如，生產(chǎn)作業(yè)計劃之后是生產(chǎn)作業(yè)計劃的實施、生產(chǎn)作業(yè)實施之后的成果進(jìn)入到倉庫或銷售環(huán)節(jié)中。

任何一種產(chǎn)品或服務(wù)都必須經(jīng)過一定的作業(yè)流程才能生產(chǎn)出來，但所生產(chǎn)的產(chǎn)品或服務(wù)的性質(zhì)不同，需要采用的作業(yè)流程的類型也各不一樣。我們可以將生產(chǎn)作業(yè)流程按生產(chǎn)的連續(xù)程度和批量大小劃分為如下四類：

1．單件生產(chǎn)。單件生產(chǎn)的基本特點(diǎn)是，所生產(chǎn)產(chǎn)品的品種多，每種產(chǎn)品的產(chǎn)量單一或很少，除個別品種不定期重復(fù)生產(chǎn)外，其他品種一般只生產(chǎn)一次。單件生產(chǎn)系統(tǒng)每次制造的產(chǎn)品(或每次完成的項目、每次提供的服務(wù))都是可以單獨(dú)區(qū)分開的，彼此之間相似性很小，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化程度很低。藝術(shù)家的作品就是典型的單一產(chǎn)品制造的例子。工廠生產(chǎn)的產(chǎn)品雖然不會像藝術(shù)品那樣獨(dú)一無二，但諸如兵艦船朋的建造，大型發(fā)電設(shè)備、重型機(jī)械和專用設(shè)備的制造、自動化生產(chǎn)線的安裝、摩天大樓的建設(shè)等，都接近于生產(chǎn)一件單一的產(chǎn)品。與這種技術(shù)復(fù)雜的大件產(chǎn)品或“項目”生產(chǎn)相似，其他按顧客要求制作的小件產(chǎn)品，如定制服裝和宣傳廣告，或者按顧客要求進(jìn)行的汽車、家電、設(shè)備修理業(yè)務(wù)和醫(yī)療保健服務(wù)等，其每次的任務(wù)都不一樣，工作的步驟和內(nèi)容也各異。由于許多任務(wù)在一次完成后便不再重復(fù)，有的雖然要重復(fù)，但屬不定期的，所以，單件生產(chǎn)的穩(wěn)定性和專業(yè)化程度很低，通常只能采用誦用構(gòu)設(shè)備和工業(yè)裝備，并要求工人具有較高的激素水平和廣泛的生產(chǎn)知識，以適應(yīng)多品種生產(chǎn)的需要。

單一產(chǎn)品生產(chǎn)系統(tǒng)是高度勞動密集型的，作業(yè)活動通常按同性質(zhì)的工藝階段來予以阻止。如，美國在二戰(zhàn)期間以很快的速度建造船舶爭取了海戰(zhàn)的主動權(quán)，在很大程度上就是采用了這種分階段組織形式。這就是把工作劃分為若干性質(zhì)相同的階段，按每一階段的特殊要求召集所需的技術(shù)工人組成小組，并對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的訓(xùn)練，使之能勝任該階段的全部工作。由于進(jìn)行了工作的專業(yè)化分工，工作人員雖然不是名副其實的造船能手，但依靠他們掌握的階段技術(shù)和相互間的協(xié)作配合，使得造船任務(wù)得以順利完成。而且因為工廠能排出工作流程進(jìn)度表，從而使造船周期大大地縮短。從這個例子可以看出，單一產(chǎn)品生產(chǎn)系統(tǒng)的組織與傳統(tǒng)的手藝行業(yè)的組織有著根本的不同。在手藝行業(yè)中，一個木匠干全部的木匠活。與之對比，現(xiàn)代的單一產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)，已基本上不再是按手藝技術(shù)而是按階段技術(shù)來組織各項工作，尤其是那些技術(shù)復(fù)雜的工作。

2．成批生產(chǎn)。成批生產(chǎn)系統(tǒng)每次生產(chǎn)一定數(shù)量的產(chǎn)品，批與批之間可以在品種上進(jìn)行變換，故生產(chǎn)的重復(fù)性和穩(wěn)定性較單件生產(chǎn)系統(tǒng)強(qiáng)。成批生產(chǎn)除了像單件生產(chǎn)那樣，按生產(chǎn)階段或“工藝專業(yè)化”原則組織外，還可以將產(chǎn)量較大、勞動量大的工作對象，包括產(chǎn)品、部件或同種零件，按“對象專業(yè)化”原則進(jìn)行組織。成批生產(chǎn)系統(tǒng)可根據(jù)生產(chǎn)批量的大小和工藝難易程度，在部分生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)采用自動化、半自動化設(shè)備、專用設(shè)備和專用工藝裝備，從而提高生產(chǎn)的機(jī)械化與自動化程度。成批生產(chǎn)按照生產(chǎn)的產(chǎn)量規(guī)模和重復(fù)程度，可分為小批生產(chǎn)、中批生產(chǎn)和大批生產(chǎn)三種類型。其中，中批生產(chǎn)是典型的成批生產(chǎn)，集中地反映了成批生產(chǎn)的性質(zhì)和特點(diǎn)；小批生產(chǎn)接近于單件生產(chǎn)，但有一定的生產(chǎn)重復(fù)性，有一定的批量，因而部分地反映了成批生產(chǎn)的特點(diǎn)；大批生產(chǎn)與其他成批生產(chǎn)相比，具有產(chǎn)量較大，品種變化較少，生產(chǎn)穩(wěn)定性和重復(fù)程度都較高的特點(diǎn)，因此，接近大量生產(chǎn)。屬于成批生產(chǎn)的企業(yè)有機(jī)床廠、起重機(jī)廠、中小型電機(jī)廠、食品加工廠以及報刊雜志社等。以罐頭生產(chǎn)為例，一家工廠可以加工若干種水果，這一批處理菠蘿，另一批處理荔枝，再一批處理鴨梨或蘋果。所有這些的制作可能都經(jīng)過一個洗凈、篩選、去皮、切片、調(diào)制和裝罐的過程。盡管生產(chǎn)過程是相似的，但由于不同批次之間需要對設(shè)備進(jìn)行清洗和調(diào)整，這既耗費(fèi)時間和成本，也給生產(chǎn)進(jìn)度安排增加了難度，因此，成批生產(chǎn)企業(yè)能處理的品種多樣性總是有限的，其產(chǎn)品的標(biāo)難化程度介于單件生產(chǎn)和大量生產(chǎn)之間。

3．大量生產(chǎn)。大量生產(chǎn)類型的特點(diǎn)是，產(chǎn)品產(chǎn)量大而品種少，經(jīng)常重復(fù)生產(chǎn)一種或少數(shù)幾種類似的產(chǎn)品，生產(chǎn)的穩(wěn)定性高，生產(chǎn)過程機(jī)械化、自動化水平也比較高，可采用高效率的專用設(shè)備和專用工藝裝備，對工人的技術(shù)水平要求不高，但對操作熟練程度要求高。大量生產(chǎn)—般按照“對象專業(yè)化”原則加以組織，并經(jīng)常采取裝配線、流水生產(chǎn)線或自動生產(chǎn)線的組織形式。典型的大量生產(chǎn)例子如軸承廠、電子設(shè)備制造廠、家用電器生產(chǎn)廠和汽車廠等。

如前所述，大量生產(chǎn)與成批生產(chǎn)，就像單件生產(chǎn)與小批生產(chǎn)一樣，相互間的區(qū)分界限并不那么明確，它們的生產(chǎn)組織在許多方面也很相似。所以，實際工作中常將間斷性生產(chǎn)的類型劃分為單件小批生產(chǎn)，成批生產(chǎn)和大批量生產(chǎn)三種。

對于大批量生產(chǎn)，按照其產(chǎn)品品種變化的程度，可以進(jìn)一步劃分為固定大批量生產(chǎn)和彈性大批量生產(chǎn)。我們知道，在單件小批生產(chǎn)中，其產(chǎn)品是專門化的，但工具和材料卻都是標(biāo)準(zhǔn)化的。大批量生產(chǎn)除了工具、材料標(biāo)準(zhǔn)化以外，其組成產(chǎn)品的零件也是標(biāo)準(zhǔn)化的，而且通常由標(biāo)準(zhǔn)化的零件組裝成為標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一的最終產(chǎn)品。如最早采用裝配線作業(yè)的福特汽車公司，所生產(chǎn)的T型汽車在品種、規(guī)格、型號、式樣和顏色上都力求一致，以“無差別”的大量生產(chǎn)來降低產(chǎn)品成本。這種生產(chǎn)方法其實早在亨利·福特發(fā)明裝配線之前就產(chǎn)生，如美國在1812年為其步兵制造來復(fù)槍就是一種固定大批量生產(chǎn)，要求制造出來的兵器完全相同，能使用同樣的彈藥，運(yùn)用同樣的擦槍技術(shù)，零件也是通用的，以便于維修與更換。也許受這些知名的工業(yè)生產(chǎn)例子的影響，許多人都認(rèn)為，大批量生產(chǎn)只能采取這種產(chǎn)品統(tǒng)一的固定化生產(chǎn)方式。但對于古代建筑稍有些知識的人都不難發(fā)現(xiàn)，像北歐和西歐于1100一1300年間建造的成千座哥德式教堂，其基本部件、砌塊、屋頂?shù)榷际歉叨葮?biāo)準(zhǔn)化的，對它們的裝配則可隨各建筑師的不同設(shè)計方案而有所不同；那些使哥德式教堂看起來與其他建筑明顯不同的特色部件，如窗框、裝飾物、門供等，才是采用彈性批量生產(chǎn)方式來制造，并在整座教堂基本完工后再將這些特色部件安裝上去，以形成總體上與眾不同的建筑風(fēng)格。這是通過少數(shù)部件制作的變化和作業(yè)過程最終階段(裝配)的變化，來實現(xiàn)產(chǎn)品多樣化的例子。這種生產(chǎn)方法后來在德國蔡斯光學(xué)廠的鏡片制造、美國通用汽車公司的“差別化”汽車生產(chǎn)，以及目前的成批住宅的建筑中，都得到了廣泛應(yīng)用。

4．連續(xù)生產(chǎn)。連續(xù)生產(chǎn)的最顯著特點(diǎn)是，生產(chǎn)系統(tǒng)以化學(xué)式4．連續(xù)生產(chǎn)。連續(xù)生產(chǎn)的最顯著特點(diǎn)是，生產(chǎn)系統(tǒng)以化學(xué)式的方法長時間晝夜不停、持續(xù)不斷地生產(chǎn)一種或少數(shù)幾種產(chǎn)品，且其產(chǎn)品往往是由生產(chǎn)流程設(shè)計事先決定的。例如，一家煉油廠從投入原油開始到最終生產(chǎn)出用于各種不同用途的幾種產(chǎn)品，整個生產(chǎn)流程是連續(xù)的，無法分成幾個階段或部分，且只能生產(chǎn)原來設(shè)計提煉的石油制品，并按原定的配比方案進(jìn)行提煉。如果想得到新的提煉品或?qū)Ω鞣N提煉品比例作重大調(diào)整，那就要改建煉油廠。這說明連續(xù)生產(chǎn)的流程是極為固定的，盡管其形成的最終產(chǎn)品可能有若干種，但都是與流程設(shè)計高度結(jié)合在一起的。其他如化肥廠、制糖廠、制藥廠、乎板玻璃廠和牛奶加工廠等，其基本生產(chǎn)系統(tǒng)也都屬于連續(xù)生產(chǎn)類型。

連續(xù)生產(chǎn)要求有一定的產(chǎn)量規(guī)模，產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化程度高，生產(chǎn)系統(tǒng)屑高度資本密集型，機(jī)械化、自動化水平高，資本投資大，流程設(shè)計時需要有極高的技術(shù)，且對市場的發(fā)展有準(zhǔn)確的判斷。連續(xù)生產(chǎn)系統(tǒng)無法在其生產(chǎn)過程中對生產(chǎn)量作適量調(diào)整，只有在市場需求出現(xiàn)大幅度變化時，通過新建或關(guān)閉生產(chǎn)線，才能使產(chǎn)量發(fā)生影E躍式的增減。同樣，也只有通過改變和設(shè)計新的生產(chǎn)流程，才會有新產(chǎn)品生產(chǎn)出來。可以認(rèn)為，連續(xù)生產(chǎn)是一種技術(shù)最進(jìn)步、但極為缺乏彈性的生產(chǎn)方式。

物流作業(yè)流程具有如下特點(diǎn)：

·與顧客緊密接觸。物流作業(yè)流程大部分活動都要與顧客接觸，有的部分接觸，有的完全接觸，物流行業(yè)的服務(wù)性特點(diǎn)決定了物流作業(yè)流程與顧客的高接觸性。

·不可預(yù)見性。物流作業(yè)流程的輸出絕大多數(shù)是一種服務(wù)，不可預(yù)見，只能由顧客經(jīng)歷和體驗。

·復(fù)雜性。物流作業(yè)流程要受到其他要素的影響和制約，物流作業(yè)流程一般具有多層次、多活動的特點(diǎn)，協(xié)調(diào)和管理的難度大。