物業(yè)檔案管理

主要包括物業(yè)檔案、物業(yè)檔案工作、物業(yè)檔案實(shí)體管理、物業(yè)檔案信息資源開發(fā)及反饋、物業(yè)檔案復(fù)制及保護(hù)技術(shù)等內(nèi)容。

目錄

第一章 緒論

第一節(jié) 物業(yè)檔案的概論

第二節(jié) 物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的地位

第三節(jié) 物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

第四節(jié) 本課程的學(xué)習(xí)方法

思考題

第二章 物業(yè)檔案

第一節(jié) 全宗和國(guó)家檔案全宗

第二節(jié) 物業(yè)檔案的分類

第三節(jié) 物業(yè)檔案的特點(diǎn)和作用

思考題

第三章 物業(yè)檔案工作

第一節(jié) 檔案工作系統(tǒng)

第二節(jié) 檔案工作的管理手段

第三節(jié) 物業(yè)檔案工作的基本原則和任務(wù)

第四節(jié) 物業(yè)檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置

第五節(jié) 物業(yè)檔案工作的人員管理

思考題

第四章 物業(yè)檔案的收集

第一節(jié) 物業(yè)管理文件材料的形成

第二節(jié) 物業(yè)管理文件材料的積累

第三節(jié) 物業(yè)管理文件材料的歸檔

第四節(jié) 物業(yè)檔案的更改

思考題

第五章 物業(yè)檔案的整理

第一節(jié) 物業(yè)檔案全宗的劃分

第二節(jié) 全宗內(nèi)物業(yè)檔案的分類

第三節(jié) 物業(yè)檔案的立卷和編號(hào)

第四節(jié) 物業(yè)檔案案卷目錄的編制

第五節(jié) 立檔單位與全宗說明

思考題

第六章 物業(yè)檔案的鑒定

第一節(jié) 物業(yè)檔案鑒定工作概論

第二節(jié) 物業(yè)檔案鑒定工作制度

第三節(jié) 物業(yè)檔案保管期限表

思考題

第七章 物業(yè)檔案的保管

第一節(jié) 物業(yè)檔案保管工作概論

第二節(jié) 物業(yè)檔案保管工作的物質(zhì)條件

第三節(jié) 物業(yè)檔案庫房的管理

思考題

第八章 物業(yè)檔案信息資源開發(fā)

第一節(jié) 物業(yè)檔案的信息屬性

第二節(jié) 物業(yè)檔案信息資源開發(fā)工作的意義和內(nèi)容

第三節(jié) 物業(yè)檔案信息資源開發(fā)的工作程序

思考題

第九章 物業(yè)檔案的反饋處理

第一節(jié) 物業(yè)檔案反饋信息

第二節(jié) 建立物業(yè)檔案反饋處理系統(tǒng)

思考題

第十章 物業(yè)檔案保護(hù)技術(shù)

第一節(jié) 檔案記錄材料和檔案字跡材料的耐久性

第二節(jié) 危害檔案的理化、生物因素及其防治

第三節(jié) 檔案修復(fù)技術(shù)

思考題

參考文獻(xiàn)

書摘

（四）檔案的本質(zhì)

即直接的、原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于其他鄰近事物，——如文件、圖書、情報(bào)資料的依據(jù)。人們用歷史記錄區(qū)別檔案與文件，因?yàn)槲募乾F(xiàn)行的，喪失現(xiàn)實(shí)效用才能轉(zhuǎn)化為檔案；用原始記錄區(qū)別檔案與圖書、情報(bào)資料，因?yàn)闄n案是第一手的原稿，而圖書、情報(bào)資料則可以一版再版。以物業(yè)檔案中物業(yè)修繕工程的審批表、費(fèi)用結(jié)算單為例，它們是修繕過程中形成的表格，由工作人員在實(shí)際工作時(shí)填寫、審批人員核準(zhǔn)，是未經(jīng)任何加工、改動(dòng)的真跡，這就是檔案原始性的體現(xiàn)；在維修工程進(jìn)行時(shí)，它具備現(xiàn)行效力，屬于一種文件，但是在工程驗(yàn)收、費(fèi)用核算清楚后，它便成了對(duì)歷史的記錄，轉(zhuǎn)化為檔案，體現(xiàn)出檔案的歷史性。而且這一原始文件只有在工作進(jìn)程中才能形成，如果當(dāng)時(shí)沒有形成或形成后沒有注意保存，事后就很難補(bǔ)救了。

第二節(jié)物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的地位

作為一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，物業(yè)管理的主要對(duì)象就是物業(yè)及其使用者，如果對(duì)此二者沒有充分的認(rèn)識(shí)和了解，管理活動(dòng)就無法進(jìn)行。由于物業(yè)管理機(jī)構(gòu)不是物業(yè)及其使用者的生產(chǎn)者，在物業(yè)管理行為開始之前互相也沒有任何關(guān)系，所以要認(rèn)識(shí)和了...2100433B

《物業(yè)檔案管理》以檔案管理知識(shí)為基礎(chǔ)，結(jié)合物業(yè)管理工作的實(shí)踐和特點(diǎn)，闡述了物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論和具體操作方法。

深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍

附件：

深圳市物業(yè)管理區(qū)域文件材料歸檔范圍

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范行政后勤

一、行政后勤管理材料

（一）行政綜合

1．物業(yè)管理處組織沿革、大事記及工作計(jì)劃、總結(jié)

2．管理處會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄

3．規(guī)章制度

4．文秘、檔案、印章管理記錄

5．文件、檔案接收及移交、銷毀清冊(cè)

6．物業(yè)管理發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)

7．物業(yè)管理的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等

8．專題調(diào)查、調(diào)研、考察、普查工作材料

9．物業(yè)管理區(qū)域驗(yàn)收、接管記錄

（二）接待宣傳工作

1．國(guó)家級(jí)、部省級(jí)、市級(jí)及一般性參觀團(tuán)接待材料

2．專題新聞報(bào)道、采訪、新聞發(fā)布會(huì)材料

3．來訪領(lǐng)導(dǎo)題詞簽名冊(cè)

4．來訪者贈(zèng)送禮品登記

（三）勞資管理

1．機(jī)構(gòu)設(shè)置與人事管理規(guī)定

2．員工花名冊(cè)

3．員工工資表、勞動(dòng)工資表、員工考評(píng)記錄

4．用工合同臺(tái)帳、社會(huì)保險(xiǎn)記錄

5．員工培訓(xùn)計(jì)劃、措施、教材、試題、考試成績(jī)

6．人員增補(bǔ)申請(qǐng)表

（四）后勤管理

1．固定資產(chǎn)登記冊(cè)

2．辦公樓設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄

3．行政辦公設(shè)備領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表

4．物料采購計(jì)劃表、供方評(píng)價(jià)記錄

5．物料管理、盤點(diǎn)資料、調(diào)離人員移交清單

6．水電管理、員工宿舍、車輛使用材料

7．職工食堂管理材料

8．區(qū)域通訊工具管理材料

9．員工福利管理材料

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范業(yè)主住戶

二、業(yè)主、住戶資料

（一）業(yè)主住戶入住通知、購房合同復(fù)印件

（二）業(yè)主住戶身份證、工作證復(fù)印件、家庭成員登記

（三）業(yè)主公約

（四）租住戶登記表

（五）租賃物業(yè)清單、合同

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范物業(yè)裝修

三、物業(yè)裝修材料

（一）裝修申請(qǐng)審批表

（二）商鋪樓宇裝修審批表

（三）裝修違章處理通知單

（四）裝修稅單

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范業(yè)委會(huì)

四、業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)材料

（一）業(yè)主委員會(huì)籌備、選舉等材料

（二）業(yè)主委員會(huì)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)

（三）業(yè)主委員會(huì)制度

（四）業(yè)主大會(huì)材料

（五）樓長(zhǎng)評(píng)選、增補(bǔ)、改選記錄

（六）有關(guān)收支情況公告

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范日常運(yùn)行

五、日常運(yùn)行材料

（一）日常運(yùn)行綜合

1．業(yè)主、住戶問卷調(diào)查表

2．員工住戶合理化建議、表揚(yáng)與投訴處理記錄、物業(yè)管理事務(wù)處理跟蹤記錄

3．日常工作檢查記錄

4．事務(wù)助理工作總結(jié)

5．分包計(jì)劃、合同、合格供方名錄、供方評(píng)價(jià)記錄、分包服務(wù)記錄、不合格報(bào)告、糾正措施報(bào)告

6．家訪表、聯(lián)絡(luò)單

7．服務(wù)要求評(píng)審記錄、車輛繳費(fèi)換證記錄

8．突發(fā)事件處理記錄、預(yù)防措施報(bào)告

9．公共、辦公設(shè)施、工程及住戶日常維修和回訪記錄

（二）園林綠化

植物檔案及補(bǔ)種、病蟲害檢查、防治材料

（三）保潔工作

1．保潔隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表

2．保潔綜合、保潔區(qū)域及人員分布記錄、檢查表

3．環(huán)境衛(wèi)生消殺記錄

（四）治安工作

1．治安隊(duì)工具領(lǐng)用、維修、報(bào)廢記錄表

2．治安事件處理記錄

3．帶班員查崗記錄、交接班記錄、巡邏記錄、簽到表、

4．來訪人員登記表、搬運(yùn)放行記錄登記表

5．車輛進(jìn)出登記表、異常車輛進(jìn)出登記表

（五）設(shè)備運(yùn)行記錄

1．供水、供電設(shè)備匯總表、月統(tǒng)計(jì)表

2．供水、供電設(shè)備值班、操作運(yùn)行及保養(yǎng)、檢查記錄

3．電梯運(yùn)行情況統(tǒng)計(jì)表、記錄、值班巡視檢查記錄表

4．電梯故障（事故）處理單

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范消防工作

六、消防工作材料

（一）消防中心值班情況記錄

（二）消防設(shè)備月、季度檢查記錄表、維修記錄表

（三）消防設(shè)備運(yùn)行記錄表

（四）消防安全檢查記錄表

（五）火險(xiǎn)隱患整改通知書

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范創(chuàng)優(yōu)認(rèn)證

七、創(chuàng)優(yōu)資料

（一）國(guó)家級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（二）省、市級(jí)創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（三）行業(yè)評(píng)比資料

（四）企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)優(yōu)評(píng)比資料

（五）企業(yè)ISO9000認(rèn)證及其它認(rèn)證材料

八、社區(qū)文化

（一）社區(qū)大型慶典、文化活動(dòng)材料

（二）社區(qū)文藝體育活動(dòng)材料

（三）團(tuán)組織及青年文明號(hào)活動(dòng)材料

（四）社區(qū)科普教育、社會(huì)公益性活動(dòng)材料

（五）各類專題座談會(huì)、學(xué)習(xí)參觀考察活動(dòng)材料

（六）和街道、社區(qū)居委會(huì)、派出所等協(xié)作單位共同活動(dòng)材料

（七）人文事件方面材料

（八）員工文化生活材料

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范會(huì)計(jì)檔案

九、會(huì)計(jì)檔案

（一）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證

（二）總帳、明細(xì)賬

（三）銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬

（四）停車場(chǎng)機(jī)動(dòng)車輛管理及收費(fèi)記錄、住戶維修費(fèi)記錄、收費(fèi)統(tǒng)計(jì)等會(huì)計(jì)月、季度報(bào)告

（五）年度會(huì)計(jì)報(bào)告（決算）

（六）會(huì)計(jì)移交清冊(cè)

（七）會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

（八）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

（九）其它

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范基建檔案

十、基建檔案

（一）工程竣工圖

（二）土建綜合材料、水電綜合材料

（三）樓宇住房驗(yàn)收交接材料

（四）業(yè)主工程維修項(xiàng)目?jī)r(jià)格表

（五）公共設(shè)施新建、維修請(qǐng)示、批復(fù)、施工、驗(yàn)收材料

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范設(shè)備檔案

十一、設(shè)備檔案

供水、供電、電梯、消防等設(shè)備隨箱、開箱及試運(yùn)行、維修、維護(hù)資料

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范人事檔案

十二、人事檔案

（一）聘用員工檔案

（二）專業(yè)技術(shù)人員檔案

（三）辭工員工檔案

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范聲像檔案

十三、聲像檔案

國(guó)家、省、市領(lǐng)導(dǎo)和重要來賓視察、來訪、參觀，舉辦各類慶典活動(dòng)，社區(qū)文化及開展各項(xiàng)宣傳等活動(dòng)形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶等載體材料

深圳市物業(yè)管理區(qū)域檔案管理規(guī)范實(shí)物檔案

十四、實(shí)物檔案

本單位獲得的各種證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等 2100433B

第一條　為加強(qiáng)我市物業(yè)管理區(qū)域檔案的規(guī)范化管理，保障其有效利用，根據(jù)國(guó)家和深圳市有關(guān)檔案管理和物業(yè)管理的法律、法規(guī)，結(jié)合我市實(shí)際，制定本規(guī)范。

第二條　本規(guī)范所稱物業(yè)管理區(qū)域檔案是指在住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等物業(yè)管理過程中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式的歷史記錄。

第三條　物業(yè)管理區(qū)域檔案由物業(yè)管理單位依照本規(guī)范收集、管理。

市檔案行政管理部門和市物業(yè)管理主管部門負(fù)責(zé)對(duì)全市物業(yè)管理區(qū)域檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并依法實(shí)行監(jiān)督檢查。

第四條　物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)物業(yè)管理區(qū)域檔案的收集、整理、保管和提供利用。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識(shí)。

第五條　物業(yè)管理單位應(yīng)于每年3月底前將上一年度形成的反映本管理區(qū)域物業(yè)管理活動(dòng)的各類文件材料，按要求收集齊全、完整，及時(shí)歸檔，具體歸檔范圍見附件。

第六條　物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案文件材料的歸檔及檔案的保管、保密、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施。

第七條　物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)把檔案工作作為質(zhì)量管理或目標(biāo)管理的重要內(nèi)容，將文件材料的形成、積累、整理歸檔列入各有關(guān)管理制度、有關(guān)人員的崗位職責(zé)和有關(guān)工作程序。

物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，使檔案管理現(xiàn)代化與物業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

第八條　歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)為原件或者具有憑證作用的復(fù)制件或其他載體材料，并保持其歷史面貌。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)或紅色墨水等不符合要求的書寫材料。

第九條　歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)做到分類合理，整理規(guī)范，排列有序，鑒定準(zhǔn)確，并編制各類檔案目錄等必要的檢索工具，以方便利用。

第十條　對(duì)保管期滿經(jīng)鑒定無保存利用價(jià)值的檔案，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)物業(yè)管理單位法人批準(zhǔn)后，可以按一定程序進(jìn)行銷毀，銷毀清冊(cè)必須歸檔保存。

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作按《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條　物業(yè)管理區(qū)域的檔案管理應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求。暫不具備檔案安全保管條件的，可以委托國(guó)家檔案館和依法設(shè)立的檔案寄存中心寄存。

第十二條　物業(yè)管理單位可以委托依法設(shè)立的檔案中介機(jī)構(gòu)開展檔案整理、鑒定評(píng)估、業(yè)務(wù)咨詢、軟件開發(fā)、數(shù)字化加工等業(yè)務(wù)。

檔案中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)委托人檔案內(nèi)容保密，未經(jīng)委托人同意，不得擅自將檔案向社會(huì)公開或提供他人使用。

第十三條　在物業(yè)管理區(qū)域檔案中，業(yè)主住戶資料及基建、設(shè)備等檔案資料屬于業(yè)主所有。開發(fā)建設(shè)單位在移交住宅區(qū)等物業(yè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向業(yè)主或物業(yè)管理單位移交有關(guān)工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備等物業(yè)管理所必需的檔案，并辦理移交手續(xù)。

第十四條　業(yè)主委員會(huì)在與物業(yè)管理單位訂立書面的物業(yè)管理服務(wù)合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案管理作為合同內(nèi)容，并在合同生效后向物業(yè)管理單位提供該物業(yè)的工程建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、住戶（用戶）等檔案供其使用。

第十五條　物業(yè)管理單位負(fù)責(zé)檔案工作的人員在崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)辦理檔案交接手續(xù)。

第十六條　物業(yè)管理區(qū)域檔案中涉及業(yè)主、住戶（用戶）管理的檔案應(yīng)當(dāng)做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。

第十七條　物業(yè)管理單位應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依照規(guī)定進(jìn)行處理。

第十八條　市、區(qū)物業(yè)管理主管部門應(yīng)當(dāng)將檔案管理列入住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等物業(yè)管理評(píng)優(yōu)活動(dòng)的內(nèi)容。

第十九條　本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施。

“物業(yè)”一詞譯自英語property或estate，由香港傳入沿海、內(nèi)地，其含義為財(cái)產(chǎn)、資產(chǎn)、地產(chǎn)、房地產(chǎn)、產(chǎn)業(yè)等。物業(yè)含有多種業(yè)態(tài)。物業(yè)是指已經(jīng)建成并投入使用的各類房屋及其與之相配套的設(shè)備、設(shè)施和場(chǎng)地。物業(yè)可大可小，一個(gè)單元住宅可以是物業(yè)，一座大廈也可以作為一項(xiàng)物業(yè)，同一建筑物還可按權(quán)屬的不同分割為若干物業(yè)。